Chiến lược Để tối ưu hóa các khoản phải trả

Đối với nhiều doanh nghiệp, phòng tài khoản phải trả không nhận được nhiều sự chú ý trừ khi có điều gì đó không ổn. Tuy nhiên, có rất nhiều để có được từ các bộ phận phải trả tài khoản đó là tốt. Ngược lại, có rất nhiều vấn đề có thể đến từ vấn đề chỉ đơn giản là khập khiễng. Bộ phận này thường có tác động rất lớn đến dòng tiền mặt của doanh nghiệp và có những cơ hội có thể thu được hoặc mất khi lợi dụng thỏa thuận thanh toán với nhà cung cấp.

Một bộ phận phải trả nợ tốt phải có khả năng tận dụng ưu đãi giảm giá và giảm giá sớm cũng như xác định cách tốt nhất để giữ tiền mặt cho doanh nghiệp nhiều nhất cho các chi phí và đầu tư khác. Bộ phận này cũng có thể đảm bảo rằng các nhà cung cấp đang đáp ứng các nghĩa vụ của họ dựa trên thỏa thuận và hợp đồng, do đó, nếu không đạt tiêu chuẩn chất lượng hoặc tiêu chuẩn chất lượng, các vấn đề sẽ được giải quyết và các hành động khắc phục phù hợp được thực hiện.

Mặc dù có rất nhiều cơ hội cắt giảm chi phí và giải phóng tiền mặt, nhưng cũng có một số trở ngại mà các doanh nghiệp gặp phải khi cố gắng đạt được những mục tiêu này. Nghiên cứu tối ưu hóa chi phí phải trả của tài khoản năm 2014 của Canon cho thấy rằng chế biến giấy là một trong những nguồn gây ra các vấn đề lớn nhất cho nhiều tổ chức, với thời gian để xử lý hoá đơn bằng giấy là vấn đề lớn nhất.

Các nguồn quan tâm chính khác là:

Đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng thời gian

Xóa bỏ quá trình phê duyệt hoá đơn

Đạt được các điều khoản thanh toán tốt nhất với nhà cung cấp và đảm bảo rằng nghĩa vụ là gặp nhau ở cả hai bên

• Xử lý các hệ thống kế toán và lập hoá đơn khác nhau của nhà cung cấp
• Ghi chép và xác minh tính an toàn của dữ liệu và giao dịch
• Nhiều vấn đề được liệt kê bị làm tồi tệ hơn hoặc tạo ra bởi sự phụ thuộc vào việc lập hóa đơn bằng giấy. Việc mất giấy tờ là một vấn đề thường xảy ra ở nhiều tổ chức, dẫn đến thanh toán trễ hoặc mất. Ngoài ra, trong khi một số doanh nghiệp quan tâm tới việc số hóa các giấy tờ của họ, phần lớn các nhà cung cấp vẫn gửi hóa đơn bằng giấy hoặc gửi qua fax.
• Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều phải tự giải quyết các thủ tục giấy tờ cần phải trả, và phần lớn là làm bằng tay. Vì ít nhà cung cấp đã chuyển sang thanh toán điện tử, nên hầu hết các tổ chức đang sử dụng số lượng lớn nhân lực bằng tay nhập dữ liệu và tạo ra các bản sao tài liệu kỹ thuật số.
• Việc sử dụng tài liệu giấy làm chậm quá trình phê duyệt hóa đơn vì phải lập và gửi bản sao cho các thành viên quản lý thích hợp để xem xét. Khi giấy tờ không dễ tiếp cận hoặc có sẵn dưới dạng số, đó là một thách thức trong việc phân tích dữ liệu và đảm bảo rằng các thỏa thuận thanh toán tốt nhất đang được thu được và các nghĩa vụ đang được đáp ứng.Theo thời gian và thoả thuận giảm giá sớm có thể bị mất nếu doanh nghiệp không thể thanh toán khi cần, vì vậy các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ có thể tốn kém.

Cải tiến và Tối ưu hoá

Do một số vấn đề liên quan đến hoạt động của các bộ phận phải trả có trách nhiệm phải có nguyên nhân gốc rễ, cũng có một vài điều chỉnh mà các tổ chức có thể thực hiện sẽ chăm sóc nhiều mối quan tâm cùng một lúc. Ba cách hiệu quả nhất mà các doanh nghiệp có thể sắp xếp các quy trình nghiệp vụ phải thanh toán của họ là:

Sử dụng nhận diện đối tượng để số hoá giấy tờ

Tận dụng các cổng trực tuyến mà nhà cung cấp có thể tiếp cận được

Tạo luồng công việc quản lý

• OCR
• Mặc dù nhiều công ty thường xuyên tận dụng các máy quét để tạo các bản sao giấy tờ kỹ thuật số, điều này thường chỉ liên quan đến việc tạo ra một hình ảnh của một tài liệu được lưu trên máy tính. Điều này có nghĩa là thông tin vẫn cần phải được nhập bằng tay vào cơ sở dữ liệu, do đó, mặc dù việc mất hồ sơ ít xảy ra hơn, nhưng vẫn mất nhiều thời gian.
• Nhận diện ký tự đối tượng, hoặc OCR, liên quan đến việc quét tài liệu và lấy ra dữ liệu từ nó. Dữ liệu này có thể được tự động thêm vào cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Quá trình OCR giúp giảm bớt các lỗi nhập dữ liệu thủ công và cho phép nhập thông tin khi nhận được giấy tờ. OCR mất khoảng một thời gian cho nhân viên khi quét tài liệu để tạo tệp hình ảnh, và thường không yêu cầu thêm bất kỳ bước nào. Per Gartner, có những tổ chức có thể đăng 80% hóa đơn của họ nếu không có nhân viên trực tiếp tham gia.

Các cổng nhà cung cấp

Việc tinh giản quá trình nhập hoá đơn và dữ liệu vào một hệ thống tập trung có thể giúp các doanh nghiệp tạo ra hoặc tận dụng lợi thế của một cổng trực tuyến cho phép doanh nghiệp và nhà cung cấp của nó theo dõi các đơn đặt hàng, xem hóa đơn và xem khi nào thanh toán được làm. Việc cung cấp dữ liệu này cho một số cá nhân trong một tổ chức có thể giúp đảm bảo rằng bộ phận phải trả có trách nhiệm giám sát thích hợp và nó có thể giúp đẩy nhanh thời gian để phê duyệt hóa đơn. Cho phép các nhà cung cấp truy cập vào cổng thông tin cho phép các doanh nghiệp này gửi hóa đơn và theo dõi các khoản thanh toán cũng như được nhận thức về bất kỳ vấn đề nào với các vấn đề nhận được hoặc lập hóa đơn.

Thiết lập luồng công việc và quy trình

Tuy nhiên, một tổ chức quyết định xử lý các nỗ lực quản lý dữ liệu của họ, điều quan trọng là phải có một quy trình đã được thiết lập để quản lý các tài khoản và thanh toán. Điều này cho phép các doanh nghiệp đảm bảo rằng các hoạt động đang hoạt động và tìm ra giải pháp thay thế nếu chúng rườm rà hoặc dẫn đến sai sót hoặc chậm trễ. Theo Deloitte, các quy trình này nên xem chi tiết những gì cơ quan tài chính phải trả khi nhận được một hoá đơn, dữ liệu nhập vào và chia sẻ dữ liệu như thế nào và quy trình nhận hóa đơn đã được thông qua như thế nào. Cũng nên có hướng dẫn để xác định cách tốt nhất để đối phó với việc trả các loại nhà cung cấp khác nhau.

Mặc dù nhiều nhà cung cấp giảm giá cho thanh toán trong vòng 30 hoặc 90 ngày, nhưng nó có thể không được giảm giá nếu làm như vậy ức chế dòng tiền mặt của một tổ chức. Cũng cần thiết rằng có một cách để xác minh rằng cả công ty và nhà cung cấp đều đáp ứng các quy định của một hợp đồng hoặc thoả thuận. Thiết lập luồng công việc để giải quyết những vấn đề này có thể giúp các tổ chức thực hiện các lựa chọn đúng đắn.

Khi các nhà cung cấp không giao hàng kịp thời, đủ số lượng hoặc số lượng cổ phiếu thích hợp, các công ty có thể không muốn thanh toán hóa đơn cho đến khi những vấn đề này đã được giải quyết. Một luồng công việc có thể rất quan trọng trong việc thiết lập nên làm gì khi những vấn đề này phát sinh. Ngoài ra, các khoản thanh toán cho nhà cung cấp cũng cần phải được thực hiện kịp thời để tránh bị mất mát hoặc bị phạt tiền cho các khoản thanh toán trễ. Mỗi hợp đồng nhà cung cấp cần phải được ghi chép và cập nhật khi mọi thứ thay đổi, và các quy trình phải bảo đảm rằng từng tài khoản được xử lý phù hợp.

Tạo ra quy trình công việc cũng có thể giúp một công ty:

Gia công phần mềm

Số hóa bản ghi, triển khai OCR và sử dụng một cổng mà các nhà cung cấp truy cập có thể không phải là điều cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ hơn, nhưng các tổ chức không nên cho rằng chi phí sẽ ngăn cản một doanh nghiệp từ việc có thể tận dụng lợi thế của họ. Mặc dù chi phí thiết lập và duy trì các hệ thống điện tử có thể là rất nguy hiểm đối với nhiều tổ chức vừa và nhỏ, việc làm như vậy trong nhà thường không cần thiết. Có nhiều nhà cung cấp bên thứ ba mà các tổ chức có thể thuê ngoài các nhiệm vụ này. Các tổ chức có thể nhận được hỗ trợ bên ngoài cho mọi thứ từ thiết lập một quy trình OCR để giúp một công ty tạo luồng công việc để phân tích hợp đồng nhà cung cấp.

Mặc dù các tổ chức có thể không phải chịu chi phí cho việc triển khai nhiều hệ thống công nghệ thông tin một mình, việc có bên thứ ba xử lý chúng thường rất hợp lý. Các doanh nghiệp sẽ cần phải so sánh chi phí sử dụng các bên bên ngoài để phát triển các hệ thống này so với tiềm năng tiết kiệm và giá trị giải phóng mặt bằng, nhưng việc thuê ngoài cho phép các tổ chức tận dụng được công nghệ và hệ thống thường là quá đắt.

Đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được tạo cho mỗi đơn đặt hàng mới

Xác minh rằng các hoá đơn phù hợp với sản phẩm đã nhận được và thỏa thuận hợp đồng

Kiểm tra hồ sơ để đảm bảo thanh toán được thực hiện, chúng được thực hiện đúng thời gian và không bị trùng lặp

• Xác định phương pháp thanh toán hóa đơn tốt nhất, chẳng hạn như qua EFTs hoặc thẻ tín dụng, để giảm lệ phí