Các chiến lược hàng đầu để cải thiện các khoản phải thu

Thiết lập một chiến lược quản lý nợ phải thu hiệu quả là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp thành công. Mặc dù vậy, chúng tôi thường xuyên đối phó với các SMBs không áp dụng cách tiếp cận có phương pháp đối với tình hình, và chúng là điều tồi tệ hơn. Cải thiện và tối ưu hóa các quy trình phải thu phải mang lại nhiều lợi ích cho bảng, và chúng không chỉ áp dụng cho AR. Một quy trình AR hiệu quả và hiệu quả cũng tác động tích cực đến tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng và các hoạt động tổng thể.

Vì vậy, nó là giá trị nó để dành thời gian và nỗ lực để cải thiện nó.

Tối ưu hoá các khoản phải thu: Tại sao lại là vấn đề

Giống như nhiều chủ doanh nghiệp, bạn không thể thấy ngay lợi ích của việc tối ưu hóa các quy trình phải thu của khách hàng. Như đã đề cập ở trên, tuy nhiên, làm như vậy có thể cải thiện mạnh mẽ nhiều khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Nó ngăn không cho nguồn vốn hiện có bị lãng phí, làm tăng tính thanh khoản. Ngược lại, một doanh nghiệp có thể giảm nợ, giảm chi phí, tăng trưởng vốn vay, và trong nhiều trường hợp, tốt hơn là cạnh tranh.
Một phần quan trọng của quá trình tối ưu hóa các khoản phải thu là phải liên tục bắt đầu quá trình sớm. Thông thường, các doanh nghiệp có ý định bán hàng mà họ coi các khoản phải thu là một sự suy nghĩ. Bắt đầu quá trình sớm có nghĩa là thảo luận về những thứ như các điều khoản thanh toán trong giai đoạn đầu của mối quan hệ với khách hàng. Bắt đầu một khách hàng mới trên tàu với thanh toán điện tử sớm trong quá trình này là một ví dụ khác về cách tiếp cận chủ động với tình hình.

Trước khi làm bất cứ điều gì khác, sau đó, cam kết công ty của bạn để làm cho các khoản phải thu phải được ưu tiên càng sớm trong quá trình càng tốt.

Các tài khoản tiêu biểu Những cạm bẫy có thể nhận được

Các chủ doanh nghiệp thường đẩy các khoản phải thu vào ổ ghi phía sau, giả sử rằng để đủ tốt một mình là hoàn toàn tốt. Tuy nhiên, thực tiễn AR nghèo gây ra một số vấn đề cho doanh nghiệp.

Từ việc mở rộng tín dụng đến các khách hàng không đủ tiêu chuẩn để không theo kịp các tài khoản nợ quá hạn một cách kịp thời, người nghèo AR thực hành hút thời gian, tiền bạc và năng suất từ ​​kinh doanh. Họ thường tạo ra một hiệu ứng gợn sóng chạm hầu như mọi khía cạnh của điều hành một công ty. Phần tồi tệ nhất của tất cả là nhiều vấn đề dễ dàng tránh được.

Các vấn đề liên quan đến AR khác bao gồm việc áp dụng không đúng và phân bổ thanh toán bằng tiền mặt, không chú ý tới tính chính xác của hoá đơn và hóa đơn và không tạo ra và sử dụng đúng các báo cáo để không có vấn đề tiềm ẩn. Bất kỳ một trong những lỗi này và những lần lùi bước khác có thể gây ra những vấn đề sâu xa đối với các doanh nghiệp thậm chí rất thành công và có lợi nhuận, do đó, nó là hơn đáng để thực hiện các bước để sửa chúng trong thời gian sớm nhất có thể.
Tối ưu hóa năm hoạt động này để cải thiện các kế toán phải thu xử lý

Tối ưu hóa các quy trình phải thu của khách hàng dường như khá khó khăn ngay từ đầu. Tuy nhiên, bằng cách tiếp cận có phương pháp đối với tình hình, bạn có thể thực hiện những thay đổi sẽ dẫn đến những cải tiến khá nhanh và nhanh chóng. Để thuận tiện cho bạn, chúng tôi đã xác định năm hoạt động mà khi được tối ưu hoá đúng cách sẽ cải thiện đáng kể hoạt động của quá trình phải thu của khách hàng và tạo ra nhiều lợi ích thú vị cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn:

Duy trì dữ liệu chính xác của khách hàng - Tập trung hóa quá trình dữ liệu tổng thể để đảm bảo tính chính xác của tài khoản khách hàng và thông tin là một phần quan trọng trong việc thiết lập và duy trì quá trình thu hồi có hiệu quả. Ví dụ: địa chỉ không chính xác có thể khiến hóa đơn được gửi đến đúng địa chỉ, dẫn đến thanh toán chậm. Tài khoản khách hàng phải được kiểm toán trên cơ sở phù hợp để kiểm tra các dị thường như các điều khoản thanh toán bất thường hoặc không phù hợp, giới hạn tín dụng, chiết khấu và tương tự. Các thay đổi đối với dữ liệu khách hàng phải được ghi chép đúng và phải có các kiểm soát để ngăn chặn những người không có thẩm quyền có thể truy cập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.

Thiết lập một Quy trình Chấp nhận Tín dụng Rõ ràng, Tóm tắt - Thông thường, các doanh nghiệp sẽ gặp phải những thói quen về tín dụng tiêu cực nhằm tăng doanh thu. Tất nhiên, điều này dẫn đến một chu kỳ luẩn quẩn mà cuối cùng có thể là tai hại cho một công ty. Mở rộng tín dụng có thể là một điều rất tốt, nhưng một quá trình rõ ràng để làm như vậy phải được thành lập. Nó nên bao gồm các hướng dẫn rõ ràng về thời gian và cách thức để đánh giá và ghi đè các giới hạn tín dụng, khi nào để giữ tài khoản và quy trình áp dụng hoạt động như thế nào. Đánh giá thường xuyên quá trình phê duyệt tín dụng nên được thực hiện bởi vì hoàn cảnh thay đổi.

1. Thiết lập quy trình thanh toán hiệu quả - Việc lập hoá đơn và lập hóa đơn cho khách hàng phải chính xác và hợp lý để có hiệu quả. Lỗi trong định giá, đơn vị đo lường và tương tự có thể gây ra sự tàn phá nghiêm trọng. Hơn nữa, các hoá đơn phải được tạo ra và gửi đi một cách kịp thời, và cách thức chúng được sản xuất phải nhất quán và xác định. Một cách để cải thiện thanh toán và lập hóa đơn là tự động hóa càng nhiều càng tốt, do đó, đừng ngại dựa vào công nghệ ở đây. Sử dụng các báo cáo ngoại lệ để xác định các tài khoản có vấn đề. Nếu có thể, hãy thiết lập một cổng thông tin khách hàng để chuyển một số công việc cho khách hàng trong khi cho họ một cảm giác tự chủ.
2. Hoàn thiện quy trình nộp đơn tiền mặt - Khi đến nơi, các khoản thanh toán phải được áp dụng đúng. Chúng phải được áp dụng cho đúng khách hàng và các hóa đơn phù hợp. Nếu không, nếu tranh chấp hoặc các vấn đề phát sinh sau đó, cố gắng không bằng về vấn đề ban đầu sẽ rất khó khăn. Thanh toán cũng nên được áp dụng nhanh chóng để đảm bảo rằng tại bất kỳ thời điểm nào, bạn biết tài khoản nào là hiện tại và quá hạn. Một cách tiềm năng để tối ưu hóa quy trình là cung cấp một số lượng hạn chế các phương án thanh toán cho sự đơn giản.Đăng mục tạp chí kịp thời và lâu trước ngày cắt. Bất cứ khi nào có thể, tránh đổ tiền mặt vào tài khoản bị đình hoãn cho đến khi bạn có thời gian để tìm ra nơi mà nó thực sự phải đi.
3. Tối ưu hoá quá trình thu thập - Tối ưu hóa đúng các khoản phải thu giúp bạn dễ dàng thu thập thanh toán một cách kịp thời và hiệu quả hơn. Ví dụ, khi thanh toán được áp dụng đúng cách, bạn dễ dàng xác định những tài khoản nào có nguy cơ bị vỡ nợ. Các nỗ lực thu thập phải phù hợp và có phương pháp. Một quy trình xác định rõ ràng để đàm phán kế hoạch thanh toán phải được thiết lập để đảm bảo rằng nó phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Các quy trình nên được tự động càng nhiều càng tốt để giảm thiểu nguy cơ lỗi khi nhập bằng tay.
4. Tám thực tiễn tốt nhất để áp dụng để cải thiện các quy trình phải thu của khách hàng
5. Trung tâm Năng suất và Chất lượng Mỹ, hay APQC, đã thiết lập một bộ tiêu chuẩn được gọi là Tiêu chuẩn Mở. Họ phác thảo các phương pháp hay nhất để xử lý khoản phải thu và họ cần chứng minh là vô giá khi bạn làm việc để cải tiến quy trình AR. Chúng tôi đã tóm tắt tám điểm quan trọng nhất từ ​​Các tiêu chuẩn mở của APQC cho thuận tiện của bạn:

Loại bỏ những trở ngại để nhận thanh toán - Ví dụ: khảo sát khách hàng của bạn để tìm ra phương pháp thanh toán nào hiệu quả nhất cho họ. Từ đó, hãy cân nhắc cung cấp lựa chọn thanh toán khác nhau để giúp khách hàng dễ dàng thanh toán hóa đơn đúng hạn.

Ưu tiên quản lý tín dụng - Không mở rộng tín dụng chỉ để duy trì hoạt động bán hàng. Chiến lược này phản tác dụng trong một quãng đường dài và chỉ là một ví dụ về nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể nảy sinh do quá trình quản lý tín dụng kém.

1. Đánh giá các khoản phải thu thường xuyên - Thiết lập một lịch trình cụ thể để theo dõi và đánh giá tình trạng các khoản phải thu của bạn. Tốt nhất là nên làm ít nhất mỗi tuần một lần. Bạn càng sớm tìm ra lỗi, bạn càng sớm khắc phục được lỗi này và càng ít có khả năng gây ra các vấn đề lớn cho doanh nghiệp của bạn.
2. Xem rút ngắn điều khoản thanh toán - Không có luật nào nói rằng tất cả khách hàng phải có thời hạn thanh toán ròng 30. Thông thường, sử dụng các thuật ngữ thanh toán ngắn hơn nhắc nhở khách hàng trả chậm phải trả ít nhất một chút nhanh hơn, vì vậy đây là một lựa chọn đáng giá để xem xét.
3. Tạo quy trình giải quyết tranh chấp thanh toán - Thiết lập một quy trình cụ thể để giải quyết tranh chấp về thanh toán. Điều này sẽ không chỉ đơn giản hóa quá trình, mà còn cải thiện sự hài lòng của khách hàng bởi vì nhóm của bạn sẽ biết chính xác những gì cần làm khi xảy ra tranh chấp.
4. Tự động hoá - Điều tra các loại phần mềm và các dạng công nghệ khác nhau để tự động hoá càng nhiều quy trình phải thu càng tốt. Càng nhiều hơn bạn có thể loại bỏ các yếu tố con người, chính xác hơn và đáng tin cậy toàn bộ quá trình sẽ được. Nhiều chương trình rất tốn kém, nhưng ROI đáng kể vì có ít lỗi hơn và, trong nhiều trường hợp, năng suất của nhân viên cũng tăng lên.
5. Thiết lập quy trình Thu thập Proactive - Thu thập các bộ sưu tập ưu tiên hàng đầu và thực thi nó bằng cách thiết lập một chiến lược thu thập, súc tích rõ ràng. Lý tưởng để can thiệp sớm. Khi một tài khoản trượt vào cột do quá khứ, nhóm của bạn nên được trên tất cả và biết phải làm gì.
6. Hóa đơn điện tử - Nếu bạn có phương tiện để thực hiện, hãy bắt đầu thanh toán cho khách hàng bằng điện tử. Trong khi sẽ có một số người không thể hỗ trợ hóa đơn điện tử và thanh toán, hầu hết các công ty đang trên tàu với những điều này những ngày này. Kiểm tra giấy ít hơn mà bạn phải xử lý và gửi qua thư mà bạn phải gửi, thì toàn bộ quy trình sẽ đơn giản và chính xác hơn.
7. Như bạn thấy, bạn không phải bắt đầu lại từ đầu để cải thiện và tối ưu hoá các khoản phải thu của mình. Bạn có thể chọn để thực hiện trên một khu vực một lúc, hoặc bạn có thể nuốt toàn bộ hơi trước và sửa lại tất cả cùng một lúc. Dù bằng cách nào, bất kỳ bước nào bạn thực hiện để tối ưu hóa các khoản phải thu của bạn sẽ trả hết đi một cách đẹp đẽ trong thời gian dài.