Chuẩn bị Hướng dẫn Lập kế hoạch Hội nghị

Lập kế hoạch hội nghị đòi hỏi một bộ kỹ năng bao gồm các kỹ năng tổ chức đáng kinh ngạc, khả năng đa nhiệm, năng lượng, sáng tạo, hiểu biết về kinh doanh, kỹ năng giao tiếp và chú ý đến chi tiết. Nó cũng đòi hỏi một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị toàn diện sẽ không chỉ giúp bạn theo đúng kế hoạch mà còn cung cấp sự đảm bảo cần thiết rất nhiều mà bạn không quên một điều gì đó trên đường đi.

Lập kế hoạch hội nghị khác với các loại kế hoạch sự kiện khác và bao gồm các bước bổ sung.

Các hội nghị có xu hướng là các sự kiện quy mô lớn thường mất một năm hoặc nhiều hơn để lên kế hoạch. Danh sách việc cần làm của bạn có thể bao gồm lựa chọn địa điểm, đặt phòng khách sạn, thiết lập đăng ký trực tuyến, bảo đảm người thuyết trình, sắp xếp các phòng trọ, tổ chức phòng triển lãm, sắp xếp các cuộc họp, xử lý thực phẩm và nước giải khát. Chuẩn bị một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị được tổ chức tốt để lập bản đồ các bước là điều cần thiết cho bất kỳ nhà lập kế hoạch hội nghị thành công nào.

Các bước sau đây sẽ giúp bạn chuẩn bị một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị sẽ là một kế hoạch chi tiết cho việc lên kế hoạch cho bất kỳ hội nghị nào. Tùy chỉnh và chỉnh sửa hướng dẫn dựa trên sự kiện bạn đang lên kế hoạch và giữ nó gần. Khi chuẩn bị và sử dụng đúng cách, nó sẽ sớm trở thành công cụ lập kế hoạch hội nghị có giá trị nhất của bạn.

Bắt đầu Với Các Khái niệm cơ bản

Phần đầu tiên của hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị của bạn nên bao gồm những điều cơ bản về hội nghị:

- Sự kiện ngày và giờ

• Vị trí sự kiện (nếu biết)
• Mục đích sự kiện
• Bao gồm bất kỳ yếu tố nào khác được biết đến, chẳng hạn như ngày thay thế hoặc số người tham dự.

Kế hoạch là gì?

Trước khi lên kế hoạch cho các yếu tố khác nhau của một hội nghị, bạn phải tìm ra những yếu tố khác nhau và nơi nào chúng phù hợp với kế hoạch tổng thể của sự kiện của bạn.

Vì vậy hãy lấy bút và pad hoặc ngồi xuống trước máy tính và bắt đầu viết xuống mọi thứ mà bạn nghĩ đến. Đừng lo lắng về việc liệt kê các thứ theo thứ tự quan trọng hoặc trong bất kỳ trình tự thời gian nào. Điều đó sẽ đến sau. Ngay bây giờ, bạn về cơ bản sẽ được tạo ra một phiên bản rất dài nhưng đơn giản của danh sách việc cần làm của bạn, mà sẽ được chia thành các thành phần độc lập khác nhau để được xử lý riêng trong quá trình lập kế hoạch.

Chọn địa điểm

Lựa chọn khách sạn

• Không gian hội họp
• Phòng khách sạn
• Hội trường triển lãm và gian hàng
• Lễ khai mạc
• Diễn giả / đăng ký tham dự
• Đăng ký tham dự
• Tổ chức chuyến lưu diễn
• Biểu tượng khách tham dự
• Chương trình sự kiện
• Thực phẩm và đồ uống
• Hình ảnh và âm thanh
• Nhân viên tại chỗ
• biên soạn danh sách này để bạn không bỏ qua bất cứ điều gì và đi tiếp và thêm bất cứ điều gì mà đi lên sau này.Không bị choáng ngợp bởi nhiều lĩnh vực trách nhiệm được liệt kê; mục đích ở đây là suy nghĩ về mọi thứ ngay bây giờ để bạn có thể lập kế hoạch và quản lý từng mục một cách hiệu quả.
• Chọn một địa điểm

Một khi bạn đã xác định được khi nào hội nghị được tổ chức và hiểu rõ phạm vi tổng thể của sự kiện, bước tiếp theo là chọn một địa điểm.

Tùy theo quy mô của hội nghị, bạn có thể chọn một địa điểm cho tất cả các nhu cầu hội nghị của bạn, từ phòng triển lãm đến phòng họp, phòng tiệc và phòng khách sạn. Nếu hội nghị quá lớn để có thể ở tại một địa điểm, tìm địa điểm gần các khách sạn bên ngoài hoặc các trang web ăn uống để người tham dự hội nghị không phải đi quá xa để đưa đón từ một sự kiện hội nghị khác.

Hãy suy nghĩ về đăng ký tham gia

Làm thế nào để người tham dự đăng ký tham dự hội nghị này? Làm thế nào họ sẽ nhận được xác nhận đăng ký? Thẻ tên sẽ được tạo ra và phân phối như thế nào tại hội nghị? Hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị của bạn sẽ bao gồm câu trả lời cho tất cả các câu hỏi này và cần được cập nhật khi đăng ký hội nghị đang được tiến hành.

Nếu một sự kiện được kỳ vọng thu hút được nhiều người, thì một hệ thống đăng ký trực tuyến hội nghị là cách để đi.

Hệ thống có thể xử lý thanh toán, theo dõi đăng ký và tổ chức các thông tin liên quan khác và hỗ trợ tạo ra các báo cáo.

Triển lãm và Hội trường Triển lãm Hall

Các khu vực triển lãm là một đặc điểm chung tại các hội nghị, tạo cơ hội cho các nhà tài trợ và nhà cung cấp thuê không gian để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của họ. Đây cũng là cơ hội để chủ nhà hội nghị mang lại doanh thu nếu tính năng triển lãm được quảng bá và đón nhận một cách hiệu quả. Tùy theo quy mô hội nghị của bạn, việc quản lý các đơn vị triển lãm và phòng triển lãm sẽ đòi hỏi thời gian và nguồn lực bổ sung để lên kế hoạch cho phù hợp.

Như đã nói ở trên, các hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến là cách tốt nhất để theo dõi việc đăng ký vì vậy nếu bạn mong đợi một số lượng lớn các đơn vị tham gia triển lãm, sau đó xem xét việc kết hợp đăng ký với nhà đăng ký vào hệ thống đăng ký tham dự của bạn. Các đơn vị triển lãm cũng sẽ cần những thông tin sau:

Biểu trưng của triển lãm

Bản đồ hội trường hội nghị với số gian hàng được liệt kê

• Hướng dẫn triển lãm gian hàng thiết lập và xé xuống
• Danh sách gian hàng tại gian hàng
• các nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ cho việc trưng bày các dịch vụ và dịch vụ
• Là nhà hoạch định hội nghị, bạn sẽ chịu trách nhiệm về việc thuê an ninh để đảm bảo sự an toàn của vật liệu nằm trong phòng triển lãm.
• Lập kế hoạch Chi tiết Hội nghị

Với một số trách nhiệm lớn hơn được giải quyết, chẳng hạn như lựa chọn địa điểm hội nghị và đăng ký tham dự, bạn có thể chuyển sự tập trung của bạn để lập kế hoạch cho các chi tiết của hội nghị. Cũng như trường hợp lập kế hoạch cho một sự kiện nào đó, tổ chức là điều quan trọng nhất cũng như sự chú ý đến chi tiết.

Bây giờ là thời gian để kéo ra danh sách giặt là dài các vật dụng phải làm mà bạn đặt cùng lúc ngay từ quá trình lập kế hoạch hội nghị.Xem qua danh sách và thực hiện thay đổi hoặc bổ sung khi cần thiết để phản ánh nhiệm vụ và trách nhiệm mới nhất. Tiếp theo đưa các mục này theo trình tự thời gian, bắt đầu với các mục có thể hoặc phải được hoàn thành trước đó rất xa. Ví dụ:

Phòng sách của các phòng khách sạn

Không gian phòng trưng bày

• Nghiên cứu hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến
• Lập kế hoạch tiếp thị hội nghị
• Bắt đầu ngay từ đầu và đi từ đó. Đối với mỗi chi tiết cần phải có xu hướng, bao gồm một theo dõi để đảm bảo rằng hợp đồng được ký kết và nhận được. Khi hội nghị gần, các mục hành động của bạn sẽ bao gồm các nhiệm vụ ngắn hạn như:
• Chọn kiểu màu và trang trí

Tổ chức hoa cảnh

• Chọn menu
• Sắp xếp để vận chuyển sân bay cho loa hoặc VIPs > Hãy xem xét hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị của bạn như là hướng dẫn sử dụng của bạn cho tất cả những gì được đưa ra trong việc lên kế hoạch cho một cuộc họp, cho dù là nhỏ. Hướng dẫn này sẽ nhanh chóng trở thành một công cụ vô giá không chỉ giúp bạn tổ chức và theo đúng kế hoạch mà còn làm dịu các dây thần kinh khi ngày lớn đến gần và bạn đặt câu hỏi liệu bạn có quên thứ gì đó không.