Yêu cầu Đề xuất (RFP) và Báo giá (RFQ)

được sử dụng cho hàng hóa, dịch vụ đơn giản hoặc các bộ phận đơn giản / không phức tạp với ít hoặc không có chỗ cho sự phân biệt sản phẩm hoặc dịch vụ giữa đáp ứng nhà cung cấp. Các điểm đàm phán có thể bao gồm lịch trình phân phối, các lựa chọn đóng gói, vv
Mục đích của RFP hoặc RFQ Có đề xuất chi tiết để đánh giá phản ứng của từng nhà cung cấp để các lợi ích tốt nhất của công ty bạn được đáp ứng ở mọi mặt > Đảm bảo rằng các lợi ích của tất cả các bên liên quan trong công ty bạn sẽ được đáp ứng và sự đồng thuận đạt được Làm cho công ty của bạn kiểm soát toàn bộ quá trình lựa chọn nhà cung cấp và thiết lập các quy tắc lựa chọn lên phía trước

• Bắt đầu xây dựng quan hệ đối tác giữa bạn và nhà cung cấp ngay từ đầu
• Phần của Yêu cầu Đề xuất hoặc Yêu cầu Báo giá
• RFP hoặc RFQ phải bao gồm các phần sau. Lưu ý rằng mỗi tài liệu sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại công ty và sản phẩm bạn đang tìm kiếm.
• Tailor mỗi phần cho nhu cầu cá nhân của bạn.
• Giới thiệu và Tóm tắt Điều hành

Viết phần này sau khi toàn bộ tài liệu kết thúc.

Giới thiệu và Tóm tắt Điều hành

Chi tiết Gửi

1. Thời hạn, địa chỉ gửi thư của công ty bạn, người liên hệ Điều này được sử dụng để cung cấp cho nhà cung cấp tiềm năng tổng quan ngắn gọn về công ty của bạn và các yêu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
   
   Tổng quan về kinh doanh và nền tảng
2. Tóm lược ngắn gọn về doanh nghiệp, sản phẩm và lĩnh vực thị trường mà bạn phục vụ. Điều này sẽ giúp các nhà cung cấp tiềm năng của bạn hiểu được nhu cầu kinh doanh mà bạn đang cố gắng lấp đầy với quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Đồng thời, cung cấp những thông tin cơ bản quan trọng sẽ mang lại lợi ích cho nhà cung cấp khi đáp ứng.
   
   Thông số kỹ thuật chi tiết
3. Đây là phần dài nhất của tài liệu.Đối với RFP, nó sẽ chứa các biện pháp
   chất lượng
   và các yêu cầu sẽ thúc đẩy quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Đối với RFQ, phần này sẽ cung cấp các biện pháp
4. định lượng
   mà bạn sẽ tìm kiếm trong phản hồi của nhà cung cấp. Tiêu chuẩn ví dụ bao gồm: Các bản vẽ sản phẩm Dung sai kỹ thuật Mức độ dịch vụ Các mốc quan trọng
   • Các yêu cầu về kỹ thuật và kinh doanh
   • Các yêu cầu về phần cứng
   • Giả định và hạn chế
   • Bất kỳ giả định và / hoặc những ràng buộc nào mà các nhà cung cấp tiềm năng cần phải được nhận thức phải được liệt kê ở đây. Không được thẳng thắn và trả trước với nhà cung cấp sẽ mở ra cánh cửa để thương lượng lại thỏa thuận vào một ngày sau và có thể làm căng thẳng mối quan hệ bạn có với nhà cung cấp của bạn.
   • Các điều khoản và điều kiện
   • Bất kỳ điều khoản và điều kiện nào của hợp đồng phải được liệt kê để nhà cung cấp có thể đưa ra phản hồi công bằng và trung thực . Các tiêu chí lựa chọn

Phần cuối cùng nên là tổng quan về các tiêu chí lựa chọn mà bạn sẽ sử dụng để quyết định của bạn. Một số công ty muốn giữ bí mật thông tin này; trong khi các công ty khác tin rằng điều này sẽ giúp các nhà cung cấp tiềm năng tập trung vào những gì là quan trọng đối với công ty của bạn.

1. Phân phối RFP / RFQ đến các Nhà cung cấp đã Chọn
   Cuối cùng, soạn một lá thư xin việc và gửi hai bản RFP hoặc RFQ cho mỗi nhà cung cấp mà bạn đã chọn từ quá trình tìm kiếm của bạn. Đảm bảo rằng thông tin liên lạc phù hợp được bao gồm để hỗ trợ bất kỳ nhà cung cấp nào cần nó.
   Bước tiếp theo: Đánh giá Đề xuất và Lựa chọn Nhà cung cấp