Tìm hiểu Làm thế nào để phát triển một kế hoạch gia công ngoài

Rất nhiều cuộc thảo luận về gia công phần mềm trên các phương tiện truyền thông làm cho nó trở nên phức tạp, nhưng nó thực sự khá đơn giản. Ngay cả trong nhà của chúng tôi, chúng tôi "thuê ngoài" nhiều nhiệm vụ: Nấu ăn, duy trì bãi cỏ và chăm sóc trẻ em, chỉ cần để tên một vài. Khi chúng ta không có thời gian, sự tập trung, hoặc những kỹ năng để tự thực hiện công việc, chúng ta sẽ tìm kiếm ai đó có thể làm được và một người sẽ làm việc với mức giá chúng ta có thể trả. Các tập đoàn hoạt động theo cùng một cách, mặc dù các quyết định của họ có thể liên quan đến nhiều yếu tố và người ra quyết định.

Tuy nhiên, cũng giống như các gia đình đưa ra các quyết định khác nhau, các tập đoàn có thể đưa ra các quyết định khác nhau về việc thuê ngoài. Không có khuôn mẫu phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, nhưng có một quá trình mà tất cả các công ty cần phải cân nhắc:

Thực hiện

Trong quá khứ, nhiều doanh nghiệp thậm chí không biết outsourcing là gì. Ngày nay, họ biết về gia công phần mềm, nhưng có thể không nhận ra có bao nhiêu chương trình gia công (và gia công phần mềm) họ đã hoạt động: Sao chép các trung tâm, phòng thư tín, quản lý cơ sở, CNTT, và thậm chí cả các bộ phận của một bộ phận pháp lý của công ty. Gia công phần mềm có thể không giải quyết được mọi vấn đề nhưng việc học về thế hệ hợp đồng trước sẽ xác định các dự án mới và cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị.

Để thành công trong việc tạo ra một chương trình gia công, bạn cần phải xác định các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như giảm tổng chi phí của doanh nghiệp xuống 5%, tập trung vào hiệu quả cho một địa điểm, hoặc chỉ xem xét các chức năng được thực hiện trong một đơn vị kinh doanh.

Mục tiêu không cần chi tiết quá lớn. Khi kinh nghiệm gia công phần mềm của bạn gia tăng, các định nghĩa sẽ thay đổi.

Sự tham gia

Bạn cần những người tham gia từ nhiều lĩnh vực chuyên môn để cung cấp đầu vào cho kế hoạch, xác minh các giả định và đưa ra đánh giá của chuyên gia. Khi bạn chuyển từ kế hoạch tổng thể sang các dự án cụ thể, bạn sẽ lặp lại quá trình này và tạo các nhóm nhỏ với kiến ​​thức cụ thể hơn.

Bây giờ bạn đã có mục đích và chuyên gia để xác định và giải thích thông tin, đó là thời gian để xác định dự án cụ thể cho chương trình gia công của bạn. Mỗi công ty phát triển các tiêu chí khác nhau, và được định hướng bởi văn hoá bằng các phân tích tài chính hoặc hoạt động, nhưng có những tiêu chuẩn chung bạn nên xem xét:

Các quyết định trước đây:

Công ty của bạn có thể đưa ra các quyết định sớm hơn về việc sử dụng non- nhân viên, chẳng hạn như nhân viên tạm thời hoặc hợp đồng dịch vụ. Làm việc với Mua sắm và PMO của bạn (Văn phòng Quản lý dự án) để biết chi tiết. Xem cách họ giải quyết các vấn đề trong danh sách này và tổng hợp các bài học kinh nghiệm.

Chuyên môn:

Bạn đang thực hiện các chức năng hoặc sản xuất các sản phẩm mà không có chuyên môn đầy đủ hay bạn đang gặp vấn đề khi quản lý?Quản lý hiện tại có kế hoạch giải quyết những vấn đề này không? Nếu không, đây có thể là một dự án gia công tốt.

Chất lượng:

Ngay cả khi một chức năng có những người có kỹ năng và quản lý có kinh nghiệm, bạn có thể không nhận được mức độ dịch vụ mà bạn cần. Người quản lý có tiến hành điều tra khách hàng không? Khách hàng nói gì về sản phẩm hoặc dịch vụ? Khoảng cách về chất lượng hoặc sự thiếu quan tâm đến dịch vụ khách hàng là một cờ khác cho việc thuê ngoài.

• Chi phí: Một dịch vụ đặc biệt chất lượng cao không nhất thiết phải là một giá trị tốt. Làm thế nào để chi phí của bạn so sánh với đối thủ cạnh tranh? Liệu các chức năng sản xuất báo cáo hàng tháng: Đơn vị chi phí, chi phí điều hành, xu hướng chi phí nhiều năm? Nếu chức năng này không thể sản xuất các báo cáo này, một dịch vụ bên ngoài có thể cung cấp sự minh bạch lớn hơn trong hoạt động của bạn.
• Quy mô: Khi bạn kiểm tra toàn bộ công ty của mình, bạn sẽ thực hiện nhiều khám phá không mong muốn. Giữ tập trung! Một dự án lớn là một ứng dụng tốt hơn cho việc thuê ngoài hơn là một số dự án nhỏ hơn. Dự án lớn duy nhất này sẽ đòi hỏi ít nguồn lực quản trị và quản lý. Giữ một danh sách toàn diện, nhưng chỉ lựa chọn ứng cử viên chứ không phải cung cấp một tác động lớn trong làn sóng đầu tiên của dự án.
• An ninh: Bây giờ bạn có một ý tưởng tốt về các dự án tiềm năng. Đã đến lúc lọc chúng theo các tiêu chuẩn bảo mật. An ninh là một chủ đề phức tạp và gây tranh cãi. Các tiêu chuẩn khác nhau áp dụng cho các ngành công nghiệp khác nhau, và một số công ty có ý thức về an ninh hơn so với đối thủ cạnh tranh. Hiểu được các tiêu chuẩn nội bộ và ngành nghề, và hạn chế các dự án gia công. Bao gồm luật, CNTT, an ninh doanh nghiệp, tuân thủ (nếu có), và bất kỳ phòng ban "rủi ro" nào trong các cuộc thảo luận của bạn.
• Ưu tiên: Mỗi mục trên (và có lẽ các đặc điểm khác) phải được ghi và mỗi dự án nên được gán một "giá trị gia công bên ngoài". Không nghi ngờ gì nữa, sẽ có nhiều cuộc tranh luận về những đặc điểm nào là quan trọng nhất, nếu điểm của họ là chính xác, và nếu các đặc điểm khác cần được xem xét. Đừng ngạc nhiên nếu quá trình này kéo dài nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm.
• Truyền thông: Đến thời điểm bạn ưu tiên các dự án tiềm năng, bạn đã tổ chức rất nhiều cuộc họp và trò chuyện với rất nhiều người. Mong các cuộc thảo luận này là thông tin công khai trong các phòng ban bạn đã nhắm mục tiêu gia công. Luôn luôn giả định rằng các cuộc thảo luận này sẽ được cung cấp cho nhân viên của bạn nhân viên, thường là trong thời gian thực. Cẩn thận suy nghĩ ra truyền thông doanh nghiệp cần được chuẩn bị và sẵn sàng. Không bao giờ để tin đồn trở thành nguồn thông tin tốt hơn sự thật.
• Thực hiện kế hoạch thuê ngoài của bạn Khi kết thúc quá trình này, bạn sẽ có kế hoạch gia công phần mềm. Có nhiều bước nữa khi bạn thực hiện kế hoạch này: Xác nhận dữ liệu, tạo các ủy ban phụ cho các dự án cụ thể, xác định nhà cung cấp, chạy thử nghiệm, trao hợp đồng, vân vân. Tuy nhiên, phát triển kế hoạch của bạn cung cấp cho bạn những bước đầu tiên và quan trọng nhất.