Tìm hiểu về vai trò của một điều phối viên dự án

Như bất kỳ người quản lý dự án nào cũng biết, các dự án lớn không chỉ tốn nhiều thời gian; họ cũng có thể phức tạp để tổ chức. Với hàng trăm công việc để tổ chức, các giấy tờ để tập tin và nhân viên để quản lý, đảm bảo rằng dự án được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể là việc không dễ dàng.

Đây là nơi điều phối viên dự án đến. Một điều phối viên dự án là thành viên của một nhóm quản lý dự án có trách nhiệm giữ cho dự án được tổ chức và hoạt động trơn tru.

Điều phối viên dự án làm việc cùng với người quản lý dự án để theo dõi và phân phát tất cả các thông tin mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện có hiệu quả. Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm giữ toàn bộ dự án chạy trơn tru.

Điều phối viên dự án khác với Giám đốc Dự án như thế nào

Trong khi các nhà quản lý dự án và điều phối viên dự án thường xuyên làm việc cùng nhau trong vai trò bổ sung, mô tả công việc thực tế của họ là duy nhất. Điều phối viên dự án thu thập và phân phát các thông tin cần thiết và cập nhật và điều phối công việc trong suốt vòng đời của dự án. Một khi dự án được phối hợp, người quản lý dự án sẽ xem dự án để hoàn thành.

Người quản lý dự án bổ nhiệm điều phối viên dự án và hai người làm việc cùng nhau trong suốt quá trình, nhưng điều phối viên hầu hết tham gia vào thông tin dự án, trong khi người quản lý dự án đảm bảo dự án được thực hiện.

Các nhiệm vụ của Điều phối viên Dự án là gì?

Điều phối viên dự án phải linh động và giỏi về đa nhiệm, vì thường phải thực hiện nhiều nhiệm vụ hàng ngày, đôi khi thậm chí đồng thời. Mặc dù vai trò cụ thể của điều phối viên dự án sẽ thay đổi từ công ty này sang công ty, tuy nhiên các nhiệm vụ mà các điều phối viên dự án thường dự kiến ​​sẽ đạt được.

Tổ chức các cuộc họp, tổ chức lễ kỷ niệm

• Sắp xếp các cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm, và giữa các thành viên trong đội và khách hàng
• Ghi lại các cuộc họp
• Giữ các ghi chép chi tiết của dự án và
• lịch trình dự án
• Tạo danh sách công việc cho các thành viên trong nhóm
• Theo dõi tiến độ dự án, ngân sách, giờ, vv
• Theo dõi và quản lý các giấy tờ đến
• Giữ tất cả các thành viên của đội lên với thông tin hiện tại và giấy tờ
• Giao tiếp với các thành viên trong đội để đảm bảo chiến lược tối ưu và hiệu quả tối đa
• Yêu cầu công việc của một điều phối viên dự án
• Vì sự thành công của một dự án phụ thuộc vào khả năng của người điều phối dự án để làm công việc của mình tốt, thuê điều phối viên dự án nói chung khá chọn lọc về những người họ sẽ thuê.Mặc dù không yêu cầu trình độ chính thức về quản lý dự án, nhưng chủ nhân tiềm năng của bạn có thể sẽ mong đợi bạn có một vài năm kinh nghiệm trong ngành mà bạn sẽ làm việc, có thể bao gồm bằng cấp trong lĩnh vực này.

Ngoài đào tạo và kinh nghiệm, bạn có thể cần kinh nghiệm trong các kỹ thuật quản lý dự án khác nhau hoặc gói phần mềm, chẳng hạn như PRINCE2, Microsoft Office hoặc Primavera. Bạn chắc chắn sẽ cần kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và văn bản tuyệt vời, kỹ năng tổ chức, và khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả trong một môi trường nhịp độ nhanh.

Điều gì muốn trở thành Điều phối viên Dự án

Nhiệm vụ của một điều phối viên dự án rất bận, nhịp độ nhanh, thú vị và đầy thử thách. Điều phối viên dự án sẽ hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhiều hoạt động sẽ thay đổi theo từng ngày.

Mặc dù các điều phối viên dự án thường làm việc với những người khác trong nhóm dự án trong một ngày, nhưng phần công việc có thể được thực hiện từ nhà hoặc tại một địa điểm xa khác nếu công ty cho phép. Một số công ty có thể yêu cầu các điều phối viên dự án làm thêm giờ và / hoặc ngoài giờ làm việc bình thường, có thể gây trở ngại cho cuộc sống và trách nhiệm của gia đình.

Tiếp theo là gì cho điều phối viên dự án

Các điều phối viên dự án thành công có thể thực hiện nhiều vai trò khác nhau. Sự tiếp xúc của bạn với các dự án có nghĩa là theo thời gian bạn sẽ không nghi ngờ gì khi chọn những kỹ năng để quản lý các dự án nhỏ hơn.

Sau đó bạn có thể chuyển sang vai trò quản lý dự án. Ngoài ra, bạn có thể di chuyển vào Văn phòng Quản lý Dự án và đảm nhận một vị trí trong một chức năng quản lý trung tâm hơn. Bạn vẫn có thể lựa chọn trở lại vai trò của một phòng ban, hoặc có thể là một nhà lãnh đạo nhóm, hoặc điều hành một nhóm quản trị. Bạn chắc chắn sẽ có kinh nghiệm để làm điều đó.

Nhiều người sử dụng phối hợp dự án để kiểm tra liệu họ có muốn trở thành người quản lý dự án hay không, và nó có thể đóng vai trò là bước đệm để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn (và được trả nhiều hơn). Nếu bạn muốn kiểm tra quản lý dự án và khám phá những gì có thể được mở cho bạn, sau đó đây là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho sự nghiệp của bạn.

Vai trò của điều phối viên dự án là một vai trò quan trọng. Nếu bạn được tổ chức, hiệu quả, giỏi về đa tác vụ, một người giao tiếp tuyệt vời và thành công, điều phối viên dự án có thể là công việc phù hợp với bạn.