Tìm hiểu vai trò và trách nhiệm của trưởng nhóm họp

Người đứng đầu cuộc họp là nhân viên chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, quản lý chi tiết và mời những người tham gia cuộc họp. Anh ta là nhân viên phụ trách và chịu trách nhiệm về tiến độ cuộc họp thực tế. Họ hành động trước, trong và sau cuộc họp để đảm bảo rằng cuộc họp đạt được mục tiêu của mình thành công.

Ai là người dẫn dắt cuộc họp?

Người tổ chức cuộc họp là chìa khóa trong việc tổ chức các cuộc họp và thành công.

Nhân viên làm người đứng đầu cuộc họp rất quan trọng. Trong một số cuộc họp, lãnh đạo là người đứng đầu phòng, trưởng nhóm hoặc người được chỉ định bởi ban quản lý cấp cao để lãnh đạo một sáng kiến. Những nhân viên này đã được lựa chọn làm vai trò lãnh đạo của họ vì kỹ năng nhận thức của họ như là một người quản lý hoặc lãnh đạo.

Đôi khi, một nhân viên có thể nổi lên như người lãnh đạo một cách tự nhiên. Những nhà lãnh đạo này là nhân viên mà nhân viên khác tìm kiếm và tôn trọng. Trong những dịp khác, một nhóm có thể quyết định xoay vòng vai trò lãnh đạo trong số tất cả các thành viên. Điều này cho phép tất cả các thành viên trong nhóm tiếp tục phát triển kỹ năng của họ như là gặp gỡ lãnh đạo, và trong việc tạo ra các cuộc họp thành công, nói chung.

Trách nhiệm của Người đứng đầu cuộc họp

Dưới đây là những trách nhiệm chính của một nhà lãnh đạo cuộc họp.

• Xác định mục tiêu, nhiệm vụ hoặc mục đích cần phải hoàn thành. Đây thường là một bài tập hoặc một phần của mô tả công việc của lãnh đạo.
• Quyết định liệu một cuộc họp là phương pháp tốt nhất có thể để đạt được mục tiêu hoặc mục đích hay đạt được kết quả mong muốn. Trả lời câu hỏi, Cuộc họp có cần thiết không?
• Xác định ai cần để giúp lên kế hoạch cho cuộc họp.
• Với đội hoặc là nhà lãnh đạo, quyết định chương trình nghị sự cuộc họp. (Trong các cuộc họp đang diễn ra, công việc này được thực hiện vào cuối cuộc họp hiện tại.)
• Xác định ngày, giờ và địa điểm thường xuyên nhất bằng cách sử dụng lịch tổ chức được chia sẻ.
• Làm việc cùng với nhau trước giờ làm việc như đọc sách, thông tin tài chính, lịch sử, biên bản cuộc họp nhóm liên quan, v.v …
• Mời người tham gia và phân phối bài tập và công việc trước giờ cho phép thời gian càng nhiều càng tốt để người tham dự chuẩn bị cho cuộc họp.
• Đảm bảo rằng cuộc họp có một người ghi chép hoặc biên bản để ghi lại các thủ tục tố tụng và bất kỳ cam kết, các mục hành động, hoặc các quyết định. Bổ nhiệm một người chấm công, khi cần thiết cho cuộc họp có trật tự.
• Có thể sử dụng một tàu phá băng để làm ấm những người tham gia và tạo ra một môi trường mà những người tham dự cuộc họp thoải mái giao tiếp với nhau và trao đổi ý tưởng và thông tin.
• Đến sớm và dẫn dắt cuộc họp bằng cách giữ nó theo nhiệm vụ, theo dõi và tham gia với tất cả người tham gia vì vậy mỗi người đều cảm thấy rằng sự hiện diện của họ là cần thiết tại cuộc họp.Điều này đảm bảo sự tham gia của họ trong cuộc họp tiếp theo
• Gia vị lên cuộc họp công ty để người tham gia không cảm thấy buồn chán và buồn chán. Cho dù sử dụng tàu phá băng, hài hước, hoặc ví dụ vui vẻ, không có cuộc họp nên kết thúc mà không có một tiếng cười.
• Đảm bảo rằng các bước tiếp theo và các mục hành động được chỉ định và xử lý.
• Tóm lược cuộc họp và lập kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo.
• Theo dõi người tham gia giữa các cuộc họp để đảm bảo rằng các mục hành động đang hoạt động và cung cấp hỗ trợ và / hoặc tài nguyên nếu tình nguyện viên gặp vấn đề.

Vai trò lãnh đạo bổ sung

Vị lãnh đạo cuộc họp chịu trách nhiệm này nhưng cũng có vai trò liên quan đến truyền thông, báo cáo và hiệu suất đồng đội.

Mỗi thành viên của một nhóm hoặc một cuộc họp có chức năng chéo có nghĩa vụ giữ cho phòng hoặc chức năng của mình được thông báo về các hoạt động và tiến độ của một cuộc họp hoặc một nhóm đang diễn ra. Họ cũng có trách nhiệm tìm kiếm đầu vào từ các đồng nghiệp không ở trong nhóm hoặc trong cuộc họp. Không phải mọi nhân viên đều có thể tham dự các cuộc họp.

Nhà lãnh đạo có trách nhiệm bổ sung việc giữ các nhà quản lý cấp cao tham gia và thông báo thông qua giao tiếp và phản hồi có hiệu quả.

Xây dựng quyền sở hữu từ nhân viên bên ngoài nhóm hoặc cuộc họp, đặc biệt là các nhà lãnh đạo tổ chức, đảm bảo rằng nhóm hoặc cuộc họp thành công trong việc phát triển, triển khai và tích hợp các giải pháp hoặc ý tưởng của mình.

Nếu một người tham gia cuộc họp thực hiện không hiệu quả trong cuộc họp, lãnh đạo có trách nhiệm khắc phục hành vi thông qua các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả trong buổi họp và huấn luyện hiệu quả bên ngoài cuộc họp. Một người tham dự cuộc họp độc quyền cuộc họp với ý kiến ​​của họ hoặc phê bình các thành viên khác cho họ phải được sửa chữa trước khi cá nhân phá hoại thành công của cuộc họp.

Những hành động này là cần thiết cho đến khi những người tham dự cuộc họp đạt được mức độ thoải mái và trưởng thành, cho phép họ hỗ trợ lãnh đạo bằng cách tự nhủ bản thân họ là những sự kiện không hiệu quả và thành viên rối loạn sẽ làm gián đoạn tiến bộ.

Một nhà lãnh đạo cuộc họp có hiệu quả không đảm bảo rằng một dự án hoặc một đội thực hiện thành công, nhưng đó là yếu tố đóng góp quan trọng khi các dự án, phòng ban, hội nghị hoặc đội thành công.

Biên bản cuộc họp là một đóng góp có hiệu quả cho các cuộc họp thành công khi biên bản được viết và phân phát phù hợp một cách kịp thời.