Làm thế nào để Viết một Email chuyên nghiệp - 7 câu hỏi để tự hỏi trước khi Bạn Lượt Gửi

Trong nhiều năm nay, người ta dự đoán số tử vong của email. Mặc dù chúng tôi sử dụng các hình thức truyền thông khác như nhắn tin và phương tiện truyền thông xã hội để trò chuyện với bạn bè hoặc gửi tin nhắn nhanh đến đồng nghiệp của chúng tôi nhưng chúng tôi vẫn sử dụng email, đặc biệt là liên lạc với công việc. Đây cũng là phương tiện liên lạc chính khi bạn đăng ký làm việc. Nó cũng quan trọng như bao giờ hết để biết làm thế nào để viết một email chuyên nghiệp.

Email có thể là điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn với ai đó và do đó, đó là cơ hội đầu tiên của bạn để gây ấn tượng. Hãy cẩn thận khi soạn tin nhắn của bạn. Trước khi bạn nhấn send, hãy trả lời 7 câu hỏi này.

1. Thông điệp của tôi có lỗi miễn phí?

Kiểm tra email của bạn về những sai lầm là điều quan trọng nhất bạn có thể làm trước khi gửi. Sai chính tả và ngữ pháp không chính xác sẽ khiến bạn nhìn bất cẩn. Điều đó trái với ấn tượng bạn đang cố gắng thực hiện, đặc biệt nếu bạn đang xin việc.

Đã được kiểm chứng cho đến khi bạn tự tin rằng bạn đã đánh bại tất cả lỗi chính tả và ngữ pháp, cũng như lỗi chính tả. Ngữ pháp. com có ​​các công cụ miễn phí, bao gồm một phần mở rộng cho trình duyệt Chrome, có thể giúp bạn với việc này.

2. Địa chỉ Email của tôi Nói về Tôi sao?

Địa chỉ email công việc của bạn - bằng cách đó, bạn không nên sử dụng cho tìm kiếm việc làm - có lẽ rất đơn giản. Rất có thể đó là một số biến thể của tên bạn.

Bạn có thể đã chọn một địa chỉ ít doanh nghiệp hơn để sử dụng cho email cá nhân. Một địa chỉ gợi ý, trẻ con hoặc dễ thương sẽ không sao nếu bạn chỉ sử dụng nó để gửi tin nhắn tới bạn bè và gia đình nhưng nếu bạn cần viết một email chuyên nghiệp, hãy đăng ký một tài khoản mới chuyển tải tính chuyên nghiệp.

Thiết lập một địa chỉ email sử dụng tên thật của bạn. Hãy thử tên và họ của bạn; tên, họ tên và họ; hoặc một số kết hợp của những người. Không bao giờ gửi email chuyên nghiệp của bạn từ chickybabe @ mymail. com.

3. Là Tên và Địa chỉ Email trong trường "To" Đúng?

Khi bạn bắt đầu gõ tên người nhận vào trường "Đến", hầu hết các ứng dụng email sẽ điền vào phần còn lại của tên bằng một từ danh bạ của bạn. Bạn có thể dễ dàng kết thúc với tên sai trong trường đó vì vậy hãy chú ý đến việc này.

Hãy tưởng tượng những rắc rối có thể nảy sinh nếu bạn vô tình gửi một email đến người nhận sai. Giả sử bạn đang tìm kiếm một công việc trong khi bạn vẫn còn làm việc. Người quản lý tuyển dụng tại một chủ nhân tương lai có thể có một cái tên bắt đầu bằng chữ cái giống như tên của ông chủ hiện tại của bạn. Làm thế nào xấu hổ nếu bạn đã gửi cho ông chủ của bạn một thông điệp có nghĩa là cho người quản lý tuyển dụng? Bạn không chỉ muốn đảm bảo tin nhắn của bạn đến được đích đến của nó, nhưng bạn cũng muốn chắc chắn nó không đạt được một mục đích không mong muốn.

4. Tôi đã sử dụng đúng Tiêu đề để Địa chỉ Người nhận?

Nếu bạn đang ở trên cơ sở tên với người mà bạn đang gửi email, bạn có thể gửi email cho họ theo cách đó trong thư của bạn.

Tuy nhiên, nếu đây là lần đầu tiên bạn giao tiếp với ai đó, hoặc bạn không chắc chắn về cách họ muốn được giải quyết, bạn nên sử dụng một tiêu đề chính thức như Mr., Ms., Mrs., hoặc Dr. và họ của người nhận.

Luôn luôn nhầm lẫn về phía thận trọng. Nó không thể làm tổn thương được chính thức. Để có một gợi ý về cách một người mà bạn đã có một mối quan hệ đã được thiết lập, hãy nhìn lại những thông báo trước để xem họ đã ký kết như thế nào. Điều đó sẽ giúp bạn quyết định làm gì.

5. Giọng của tôi truyền tải thông điệp của tôi tốt không?

Khi câu nói đi, "Đó không phải là những gì bạn nói nhưng làm thế nào bạn nói nó." Khi bạn nói chuyện với ai đó trực tiếp, bạn có thể dựa vào ngữ điệu, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt để giúp bạn thêm ý nghĩa cho lời nói.

Khi bạn cố gắng truyền tải cùng một thông điệp bằng văn bản, có nhiều chỗ cho sự hiểu lầm vì người đọc không thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn, đọc ngôn ngữ cơ thể của bạn, hoặc nghe giọng nói của bạn.

Hãy đảm bảo rằng thông điệp của bạn lịch sự và thân thiện, và ý nghĩa ý định của bạn là rõ ràng.

6. Thông điệp của tôi đơn giản, nhưng không bí ẩn?

Giữ các bài viết của bạn ngắn và ngọt sẽ làm cho họ dễ hiểu hơn. Đồng thời, bạn không nên bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng. Bạn không muốn bắt buộc người nhận email của bạn để đoán những gì bạn đang cố gắng để nói. Thông điệp của bạn nên chính xác nhất có thể nhưng bao gồm tất cả các thông tin cần thiết.

7. Tôi đã bao gồm các đính kèm không mong muốn không?

Nhiều người từ chối mở tập tin đính kèm email mà họ không mong đợi. Họ có quyền để tránh làm điều đó. Virus máy tính thường được truyền qua các tệp đính kèm đó. Nếu bạn muốn gửi một tệp cho ai đó, ví dụ như hồ sơ của bạn, hãy yêu cầu người nhận của bạn xin phép trước. Gửi nó chỉ khi ông ấy nói là ổn thôi.