Làm thế nào để Giảm Chi phí cho Du lịch Kinh doanh của Nhân viên

Với sự thông cảm với nhà tuyển dụng đang cố gắng kiểm soát chi phí đi lại, yêu cầu nhân viên chia sẻ phòng không phải là nơi để bắt đầu hoặc kết thúc.

Những ý tưởng này ít gây căng thẳng và gây khó chịu cho nhân viên trung bình đi du lịch kinh doanh cho chủ nhân của họ. Nhân viên là những con người bình thường chỉ muốn có sự riêng tư và khoảng cách từ đồng nghiệp trong khi đi công tác, đặc biệt là nếu họ đã dành cả ngày với đồng nghiệp.

Nhà tuyển dụng không cần yêu cầu nhân viên chia sẻ phòng.

Có nhiều cách khác để tiết kiệm chi phí cho việc đi làm của nhân viên. Ví dụ:

• Yêu cầu nhân viên đi du lịch trong cùng một ngày bất cứ khi nào có thể.
• Phát triển và thực hiện chính sách du lịch vững chắc cung cấp chi tiết cụ thể về thanh toán theo ngày tại các điểm đến khác nhau, các chuỗi khách sạn ưa thích mà người sử dụng lao động có thể đã thiết lập mức chiết khấu, hoàn phí, và các giới hạn cần có chữ ký của người quản lý trước nếu vượt quá .
• Giữ nhân viên vào thư của pháp luật như được nêu trong chính sách du lịch mà không có sự cho phép trước của các trường hợp ngoại lệ. Không hoàn trả các khoản chi tiêu do chính sách hoặc ngoại lệ không cho phép.
• Renegotiate hoặc negotiate tỷ giá của công ty với chuỗi khách sạn phổ biến đến các điểm đến của bạn. Tìm khách sạn có các tiện nghi như bữa sáng miễn phí, cocktail miễn phí, đồ ăn nhẹ vào buổi chiều và tủ lạnh và máy pha cà phê trong phòng. Yêu cầu nhân viên sử dụng những khách sạn và tiện nghi này khi có mặt.

• Sử dụng chuỗi khách sạn rẻ hơn khi đặt phòng. Hầu hết nhân viên sẽ cho một ngôi sao cho một phòng riêng. Đừng mong đợi các tiêu chuẩn thấp hơn trong các lĩnh vực như vệ sinh và các tiện nghi thoải mái cho nhân viên khác từ các khách sạn được đánh giá có ít sao hơn. Khảo sát nhân viên đi du lịch định kỳ để đảm bảo rằng các địa điểm được lựa chọn đáp ứng nhu cầu của họ.
• Sử dụng dịch vụ đặt chỗ du lịch nhất quán như American Express Global Business Travel để giúp kiểm soát chi phí. Họ sẽ giúp bạn lập kế hoạch, thông qua các chính sách, tiết kiệm chi phí, và hạn chế chi tiêu cho nhân viên. Ngay cả các dịch vụ du lịch địa phương cũng có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí đi du lịch nhưng lợi thế cho một công ty của American Express là khả năng của họ trên phạm vi toàn quốc và quốc tế và các dịch vụ trực tuyến của họ.
• Sắp xếp với một hãng hàng không để sử dụng các dịch vụ của họ bất cứ khi nào có thể để được giảm giá cho mỗi chuyến bay. Yêu cầu nhân viên sử dụng dịch vụ đặt vé của hãng hàng không, ví dụ như Southwest Airlines Corporate Travel. Nhà tuyển dụng cũng có thể tiết kiệm khi máy bay được đặt trước tốt.
• Làm cho những nhân viên làm những quyết định đi nghỉ vào phút chót có được sự cho phép. Trong một trường hợp, trong một công ty khách hàng, một chiếc vé máy bay có thể có giá 300 đô la nếu đặt trước vài tuần có giá hơn 1200 đô la khi nhân viên đặt phòng trước hai ngày hai ngày.Điều này chỉ nên xảy ra trong trường hợp khẩn cấp vì hầu hết các vé đều có thể chuyển nhượng ngay cả khi chúng không được hoàn lại.
• Giảm chi phí đi lại ở các khu vực khác, chẳng hạn như bữa ăn và rượu / ngày và vận chuyển. Thay đổi mỗi diems theo vị trí. Thành phố New York đắt hơn Las Vegas ví dụ. Các khu vực nhỏ hơn, không thuộc khu nghỉ mát thậm chí còn rẻ hơn. Chính sách du lịch của bạn phải phản ánh những chi phí mà nhân viên của bạn sẽ trải nghiệm khi họ đi đến các tiểu bang và địa phương khác nhau.

• Thử nghiệm với các cuộc họp ảo, dịch vụ như Skype for Business, và video. Trong khi ban đầu khó chịu, cuộc họp không thành viên là một kỹ năng có được. Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi họ sử dụng những dịch vụ này theo thời gian. Hội thảo trên web làm việc tốt cho nhiều loại hình đào tạo, đặc biệt là hội thảo cho phép nhiều nhân viên tham dự.
• Yêu cầu nhân viên của bạn sử dụng dịch vụ vận tải công cộng và dịch vụ đưa đón công cộng ít tốn kém hơn khi họ có mặt, thay vì taxi, đặc biệt là khi nhân viên đi lại giữa sân bay và khách sạn. Hầu hết các hội nghị lớn cung cấp dịch vụ đưa đón miễn phí giữa khách sạn và trung tâm hội nghị. Việc sử dụng taxi ít hơn hoặc yêu cầu nhân viên thu thập để trả cho một xe taxi nhóm có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền.

Yêu cầu nhân viên lớn tuổi đặt chỗ trước, chi phí ngân sách cho chuyến đi công tác, khám phá các lựa chọn khác ngoài đi du lịch cho các cuộc họp và đào tạo là cách tiếp cận đúng đắn để tinh giản chi phí cho việc đi công tác.

Họ tôn trọng nhân viên.

Họ có lợi cho chủ lao động vì nhân viên cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến điều đó tạo ra tinh thần tích cực. Họ giữ chu kỳ quan hệ tích cực đi đúng hướng.

Để biết thêm thông tin về du lịch kinh doanh, xem Du lịch Kinh doanh.