Cách phản hồi cho nhân viên phòng thủ

Phản hồi là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong bộ công cụ của người quản lý để tăng cường hiệu năng làm việc.

• Phản hồi tích cực tập trung vào việc xác định và củng cố các hành vi thúc đẩy hiệu suất cao.
• Thông tin phản hồi mang tính xây dựng - thường được gọi là phản hồi tiêu cực - tập trung vào việc xác định và thúc đẩy thay đổi hành vi làm giảm hiệu suất cao.

Phản hồi hiệu quả là cụ thể đối với hành vi (tiêu cực hoặc tích cực) và được phân phối càng gần với sự xuất hiện càng tốt.

Trong khi các chuyên gia nhiệt tình đánh giá cao cả phản hồi tích cực và xây dựng, các nhà quản lý thường cảm thấy không thoải mái trong việc cung cấp nó, đặc biệt là bất cứ điều gì được cho là tiêu cực. Trong các cuộc khảo sát và nghiên cứu, các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng thì lo ngại rằng họ sẽ không thích hoặc, họ sợ tạo ra sự cố bằng cách đưa ra những lời chỉ trích.

Bằng cách theo dõi và thực hiện các đề xuất được phác thảo trong bài báo này, người quản lý có thể lo sợ phản hồi tiêu cực và biến cuộc trò chuyện thành một sự kiện mang tính xây dựng.

10 mẹo để giúp bạn đưa ra phản hồi tiêu cực:

Nhận cảm xúc của bạn dưới sự kiểm soát.

1. Bạn không muốn phê bình hành động của người khác khi bạn tức giận hoặc buồn bã. Nếu cảm xúc nóng nảy, hãy dành thời gian để mọi thứ nguội dần. Mặc dù thông tin phản hồi xây dựng có hiệu quả được đưa ra gần với sự cố quan sát nhất có thể, nếu tình huống được nung nóng, bạn nên sắp xếp cuộc họp vào ngày hôm sau.

   Không bao giờ cung cấp phản hồi tiêu cực trước mặt thành viên nhóm

2. s. Tìm một nơi riêng tư. Tiến hành cuộc họp trong văn phòng của bạn hoặc lên lịch một phòng họp để thảo luận phản hồi của bạn. Tập trung vào hành vi quan sát chứ không phải người.

3. Hãy nhớ rằng, mục đích của phản hồi mang tính xây dựng là để loại bỏ các hành vi làm giảm hiệu suất cao. Nếu cá nhân nhận thấy người đó đang bị tấn công cá nhân, họ sẽ nhanh chóng chuyển sang phòng thủ và cơ hội để thảo luận có ý nghĩa sẽ mất. Cụ thể
4. . Phản hồi hiệu quả là cụ thể. Đề nghị, "John, anh chắc chắn đã nói thế," có thể đúng, nhưng nó không nói cho John biết anh đã làm gì sai. Cũng vậy, khi nói với Mary rằng cô ấy đã quá muộn để làm việc. Thay vào đó, mô tả hành vi rất cụ thể và xác định các ý nghĩa kinh doanh của hành vi. Ví dụ: "Mary, khi bạn đến trễ, bạn cần phải giữ người khác từ lần chuyển đổi trước đó, điều này đòi hỏi chúng tôi phải trả thêm giờ, gây bất tiện cho đồng nghiệp của bạn, và nó có thể làm giảm chất lượng nếu họ không hiểu rõ công việc cụ thể của bạn, bạn có hiểu không? " Hãy kịp thời . Nếu bạn đã từng nhận được một danh sách dài các nhận xét phản hồi tiêu cực về một bài đánh giá hiệu suất hàng năm, bạn hiểu rằng đầu vào này là vô giá trị sau một thực tế.Phản hồi của tất cả các loại nên được cung cấp càng sớm càng tốt sau sự kiện.
5. Giữ bình tĩnh . Bất kể bạn bực mình như thế nào, bạn sẽ không bao giờ mất khả năng kiểm soát cảm xúc của mình. Như đã đề cập ở trên, nếu bạn cần thời gian để thu thập cảm xúc của bạn, hãy trì hoãn cuộc thảo luận một vài giờ hoặc nhiều nhất một ngày. Nhắc nhở bản thân rằng ý định phản hồi là thúc đẩy cải tiến và tiếp cận thảo luận với thái độ tích cực này.
6. Xác nhận lại niềm tin của bạn vào người . Điều này củng cố bước ba, nhưng ở đây bạn nói với họ rằng bạn vẫn có niềm tin vào họ như một người và trong khả năng của họ; đó chỉ là hoạt động của họ mà bạn muốn họ thay đổi. Nói cái gì đó như "bạn là một nhân viên dịch vụ khách hàng tốt, vì vậy tôi chắc chắn bạn thấy cần phải kiên nhẫn hơn với khách hàng".
7. Dừng nói chuyện và mời người khác tham gia . Sau khi bạn đã nói với người cụ thể những hành động gần đây là không phù hợp, và tại sao, hãy ngừng nói chuyện. Cung cấp cho người kia cơ hội để đáp lại những lời khai của bạn và hỏi những câu hỏi làm rõ.
8. Xác định và đồng ý về một kế hoạch hành động có thể chấp nhận được. Đồng ý về hiệu suất trong tương lai là thích hợp cho nhân viên. Nếu có những điều cụ thể mà nhân viên cần bắt đầu hoặc cần ngừng làm, hãy chắc chắn rằng họ được xác định rõ ràng. Nếu có điều gì đó bạn cần làm, có thể đào tạo bổ sung cho nhân viên, đồng ý về điều đó.
9. Thiết lập một thời gian để theo dõi. Thiết lập một ngày và thời gian rõ ràng để xem xét các hành động và cải tiến là một phần quan trọng của quá trình phản hồi. Nó thiết lập trách nhiệm giải trình và cải thiện khả năng cải tiến hiệu suất.
10. Và hãy nhớ, sau khi bạn đã cung cấp phản hồi xây dựng và đồng ý về một giải pháp và kế hoạch tiếp theo, hãy tiếp tục công việc. Không để ý đến nhân viên vì họ đã làm sai. Đừng lơ lửng họ vì sợ rằng họ có thể mắc phải một sai lầm khác. Theo dõi hiệu suất của họ khi bạn làm tất cả nhân viên, nhưng đừng quá ám ảnh. Chỉnh sửa: Nghệ thuật Petty