Hướng dẫn Đóng Văn phòng cho kỳ nghỉ

Chuẩn bị văn phòng của bạn để đóng cửa tạm thời do lý do nghỉ phép hoặc lý do khác dễ dàng như sau danh sách kiểm tra này. Thực hiện đúng cách, khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn sẽ nhận thức rõ về việc đóng cửa văn phòng / kinh doanh theo kế hoạch của bạn, và bạn có thể tránh các khách hàng giận dữ và những nhân viên không hài lòng khi bạn trở lại. Ngoài ra, bạn cũng có thể tiết kiệm một số tiền. Khách hàng sẽ đánh giá cao việc biết được thời gian kinh doanh bị đóng cửa sao cho họ không cảm thấy thất vọng khi chờ đợi phản ứng từ doanh nghiệp của mình trong khi bạn đi vắng.

Thông báo cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp Hãy đảm bảo rằng bạn thông báo cho các bên liên quan chính trong công ty của bạn ít nhất hai đến bốn tuần trước thời hạn. Nhân viên có thể được thông báo / nhắc nhở bằng cách sử dụng một khoản chèn vào tiền lương của họ. Khách hàng có thể được thông báo trên trang web của bạn và qua thông điệp viên tự động của bạn trên hệ thống điện thoại của bạn. Các nhà cung cấp (đặc biệt là những người có lịch trình phát lại liên tục) có thể được thông báo qua email hoặc thư thông thường.

-2->

Thông báo cho nhân viên / dịch vụ an ninh

Gửi một bản ghi nhớ cho dịch vụ bảo mật cá nhân hoặc an ninh của bạn để thông báo cho họ về ngày kết thúc. Đảm bảo danh sách liên lạc khẩn cấp của bạn được cập nhật với số điện thoại của nhân viên chủ chốt.

Thay đổi Chào mừng Người tham gia Tự động

Lập lịch trình lời chào của người quản lý tự động trên hệ thống điện thoại của bạn để phản ánh văn phòng đóng. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng nhà nước khi văn phòng sẽ được mở lại. Nếu bạn cung cấp các dịch vụ khẩn cấp (ví dụ như sưởi ấm và làm mát, hệ thống ống nước, v.v ..), hãy chắc chắn nói với người gọi của bạn cách tiếp cận dịch vụ trả lời hoặc điện thoại di động của bạn trong thời gian tắt máy.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ trả lời điện thoại, hãy thông báo cho họ về ngày mà văn phòng sẽ đóng lại và đảm bảo danh sách liên lạc của bạn được cập nhật với số điện thoại của nhân viên đó sẽ được gọi.

Thay đổi lời chào thư thoại và tạo email tự động trả lời

Nếu hệ thống điện thoại của bạn cho phép các cuộc gọi bên ngoài đổ chuông trực tiếp tới bàn làm việc của nhân viên, thì bạn cần chắc chắn rằng họ sử dụng lời chào thư thoại tạm thời hoặc không ở ngoài văn phòng cho phép người gọi biết rằng họ không ở trong văn phòng.

Nhân viên của bạn cũng nên để cuộc gọi biết khi nào họ sẽ trở lại và phải làm gì nếu họ cần trợ giúp ngay lập tức trong khi văn phòng đóng cửa nghỉ lễ. Ngoài ra, đảm bảo tạo Tự động gửi văn phòng không ở văn phòng.

Giảm nhiệt

Tiết kiệm năng lượng và tiền bằng cách thiết lập lại (hoặc lập trình lại) bộ điều chỉnh nhiệt độ văn phòng của bạn trong thời gian tắt máy.

Máy chủ Backup

Nếu bạn có máy tính và máy chủ quan trọng, đảm bảo chu trình sao lưu chạy đúng trước và sau khi tắt máy.Giảm phơi nhiễm thiên tai bằng cách lên kế hoạch sao lưu dự phòng ngoại vi của bạn cho một xe bán tải sớm hơn là chờ đợi sau khi ngừng nghỉ nghỉ.

Đèn bàn

Máy photocopy

Máy tính

Đèn trên cao

Máy hủy tài liệu

• Tắt Máy tính & Thiết bị ngoại vi
• Máy tính
• Màn hình
• Máy quét < Máy in
• KHÔNG tắt máy

Máy fax

• Hệ thống Điện thoại
• Máy chủ Máy chủ
• Thiết bị làm nóng / Đèn cho Cá Nhiệt đới