Lập kế hoạch hội thảo theo từng bước

Tổ chức một hội nghị từ đầu lên đòi hỏi một số tiền rất lớn của sự suy nghĩ trước và thu thập dữ liệu. Toàn bộ quá trình có thể mất vài năm tùy thuộc vào quy mô của nhóm, nhưng bạn có thể bắt đầu một cuộc hội nghị thành công trong một năm nếu bạn có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng.

Thực tế của việc lập kế hoạch hội nghị là, không có kinh nghiệm nào, bạn có thể mất rất nhiều thời gian suy nghĩ quá mức từng chi tiết trong khi xem xét các vấn đề quan trọng hơn.

Để làm cho quá trình đơn giản hơn cho người mới bắt đầu, chúng tôi đã phác thảo các bước quan trọng nhất trong khi cung cấp cho bạn liên kết tới các hướng dẫn chi tiết hơn về từng chủ đề cụ thể. Kết quả ở đây là một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị sẽ giúp bạn bắt đầu với một khuôn mẫu vững chắc tại chỗ.

Bước 1: Tạo tầm nhìn về hội nghị của bạn

Mỗi sự kiện bắt đầu bằng một tầm nhìn, nhưng bạn sẽ cần biến đổi tầm nhìn của bạn thành từ và số để đo lường chi phí và đưa ra các quyết định lập kế hoạch thông báo. Trước tiên, bạn cần bắt đầu với những điều cơ bản như người, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao.

Đọc thêm: Kế hoạch sự kiện 101: Soạn thảo các chi tiết cần thiết

Bước 2: Tạo Kế hoạch Kinh doanh

Trừ khi hội nghị của bạn được tài trợ bởi một tổ chức hoặc tài trợ, bạn cần phải xác định tiền của bạn đến từ và những gì nó đang được sử dụng cho. Phần đầu tiên của phương trình này, doanh thu, phải được tính toán sớm trong quá trình lập kế hoạch.

Bây giờ, để đặt giá trên một hội nghị, bạn cần phải có một ý tưởng về những gì bạn định cung cấp cho người tham dự. Chương trình hành trình và loa của bạn sẽ là yếu tố bán hàng cho người đăng ký tiềm năng.

Bước 3: So sánh Địa điểm và Dịch vụ

Sau khi bạn có ý tưởng cụ thể hơn về thời gian hội nghị sẽ diễn ra và số người muốn tham dự, bạn có thể bắt đầu mua sắm cho một địa điểm thích hợp.

Lưu ý rằng lựa chọn địa điểm của bạn cũng sẽ xác định chi phí ăn uống và chi phí nghe nhìn. Điều này là do hầu hết các trung tâm hội nghị và khách sạn sự kiện yêu cầu bạn sử dụng dịch vụ tại chỗ của họ cho bất kỳ sự kiện trên trang web.

Hầu hết các hội nghị sẽ cần cung cấp một số loại chỗ ở qua đêm cho khách từ bên ngoài khu vực. Sự cần thiết này tạo ra một sự cân nhắc khác để đưa ra quyết định của địa điểm.

Cách đánh giá từng địa điểm

10 bí quyết để thuê một nhà cung cấp thực phẩm

• Bước 4: Tuyển dụng và quản lý các nhà đăng ký
• Ngay cả những hội nghị phổ biến nhất cũng phải có hiệu quả thị trường của họ để điền vào mỗi chỗ ngồi ở trong nhà. Tham dự là yếu tố quan trọng nhất cho sự thành công của sự kiện. Số lượng tham gia tốt sẽ mang lại doanh thu và các cơ hội tài trợ. Và càng có nhiều người bạn đăng ký sẽ tạo ra nhiều nhu cầu hơn cho việc quảng cáo và sự tham gia mở.Câu chuyện dài ngắn, nếu bạn có thể rút ra một đám đông, sau đó mọi thứ khác sẽ rơi vào nơi dễ dàng hơn nhiều.

Quản lý đăng ký trở nên khó khăn hơn khi sự kiện của bạn phát triển về quy mô. Đây là nơi hệ thống đăng ký trực tuyến có thể giúp bạn theo dõi số lượng, thanh toán quá trình và tổ chức dữ liệu.

Đọc thêm:

Các giải pháp đăng ký sự kiện trực tuyến được đánh giá

6 cách thức để tiếp thị hội nghị trực tuyến với chi phí thấp

• Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết tại chỗ
• Cuối cùng, sau khi tổ chức và triển khai các yếu tố kinh doanh của hội nghị, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về các chi tiết tại chỗ. Điều này bao gồm cách người tham dự sẽ điều hướng hội nghị, cách bố trí chung của từng phòng, và việc phân phối thực phẩm và nước giải khát. Đây là một phần của việc lập kế hoạch một cuộc hội thảo mà hầu hết mọi người liên kết với kế hoạch sự kiện. Cách tốt nhất để phối hợp tất cả các chi tiết là đi qua hành trình của bạn như khách hàng của bạn sẽ. Hình ảnh họ sẽ suy nghĩ và hành động như thế nào tại mỗi điểm trong ngày để giải quyết vấn đề trước khi chúng phát sinh.

Các ý tưởng cho một bảng đăng ký hiệu quả

Các chiến lược ký hiệu để quản lý lưu trình hội thảo

Bước 6: Các mẹo quản lý triển lãm

• Các cuộc hội thảo thường có một khu vực triển lãm hoặc sàn hội nghị, nơi nhà tài trợ và nhà cung cấp thuê không gian để quảng bá sản phẩm của họ.
• Đây có thể là một cơ hội rất sinh lợi cho hội nghị của bạn nếu bạn tổ chức tốt mọi thứ. Lưu ý rằng khu vực triển lãm sẽ đòi hỏi sự cam kết đáng kể cả về thời gian và nguồn lực, do đó hãy đảm bảo bạn chuẩn bị để quản lý nhu cầu của nhiều nhà cung cấp trước khi bạn cam kết với định dạng này.
• Đọc thêm:

Doanh thu và chi phí trong mô hình kinh doanh thương mại