Trước khi bạn mua phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm kế toán có thể là một công cụ tuyệt vời cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, cho phép bạn theo dõi tất cả dữ liệu tài chính và dễ dàng tạo ra các báo cáo để lập kế hoạch có hiệu quả. Tuy nhiên, bởi vì bạn sẽ sử dụng phần mềm kế toán của mình thường xuyên, điều quan trọng là đảm bảo bạn chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu và nhu cầu của bạn.

-1->

Có thể sử dụng được điện thoại di động không?

Thị trường phần mềm kế toán nhỏ đã đón nhận điện toán đám mây một cách lớn. Hầu hết các nhà cung cấp mới như FreshBooks và Zoho đều không cung cấp phiên bản dành cho máy tính để bàn và các nhà cung cấp truyền thống như Intuit (QuickBooks) đã di chuyển các dịch vụ phần mềm máy tính để bàn của họ lên web và đang hướng khách hàng của mình tới thanh toán dựa trên thuê bao. Một số nhà cung cấp vẫn cung cấp các phiên bản máy tính để bàn hoặc máy tính để bàn lai / đám mây.

Các phiên bản trực tuyến rất lý tưởng cho người dùng di động. Bên cạnh hỗ trợ các trình duyệt web thông dụng nhất, chúng thường cung cấp ứng dụng iPhone / iPad và Android, làm cho chúng lý tưởng để gửi hóa đơn và nhập thông tin chi phí cho dù bạn ở đâu.

Liệu nó có phù hợp với nhu cầu kế toán của bạn?

Nếu bạn là chủ sở hữu / nhà thầu duy nhất hoặc một chủ doanh nghiệp nhỏ mà không có cơ hội nhân viên, bạn có thể nhận được một gói kế toán cơ bản để xử lý lập hoá đơn, theo dõi chi phí và cung cấp một bộ báo cáo cơ bản để giữ các tab về doanh nghiệp của bạn .

Thông thường những dịch vụ không tốn kém này không thực sự là các gói kế toán thực tế vì họ không thực hiện kế toán kép (Các khoản phải thu, Tài khoản phải trả và Sổ cái chung).

Các doanh nghiệp lớn có nhân viên, được kết hợp hoặc có các nhu cầu kế toán lớn hơn sẽ cần một gói mạnh mẽ hơn (và tốn kém) có thể thực hiện kế toán kép, và có nhiều tính năng tiên tiến như biên chế, quản lý hàng tồn kho, quản lý dự án, quản lý mối quan hệ (CRM), phân tích, và lựa chọn các báo cáo rộng hơn (và tùy chọn để tuỳ chỉnh các báo cáo).

May mắn thay hầu hết các sản phẩm dịch vụ cho phép bạn bắt đầu với một gói phần mềm cơ bản và mở rộng theo nhu cầu của bạn. Ngoài ra còn có nhiều tiện ích bổ sung của bên thứ ba cho các gói kế toán phổ biến hơn để bạn có thể (ví dụ) thêm một mô-đun lương nếu nhà cung cấp không cung cấp như vậy (xem Tiện ích QuickBooks).

Một tính năng rất hữu ích là truy cập kế toán. FreshBooks, ví dụ, cung cấp một cổng thông tin cho kế toán để kế toán của bạn có thể truy cập vào báo cáo FreshBooks của bạn và các mục nhật ký giúp tiết kiệm cho bạn trao đổi thông tin theo cách thủ công.

Liệu nó có tính dễ sử dụng?

Phần mềm có cho phép bạn gửi séc, đơn đặt hàng và hoá đơn qua mạng 'Có phải không?

Liệu nó có khả năng liên kết trực tuyến với các tài khoản ngân hàng của bạn?

• Có được tích hợp với phần mềm khác mà bạn thường sử dụng, chẳng hạn như Microsoft Office?
• Có thể chuyển đổi dữ liệu từ các chương trình kế toán hoặc cơ sở dữ liệu khác không?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quyết định chuyển sang gói phần mềm khác trong tương lai - liệu bạn có thể dễ dàng trích xuất và di chuyển dữ liệu hiện có của mình?
• Nói cách khác, liệu phần mềm kế toán có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn, bây giờ và trong tương lai không?
• Làm thế nào Steep là Curve học?

Tất cả các phần mềm kế toán tuyên bố là "thân thiện", nhưng bạn vẫn cần phải đầu tư thời gian để học cách sử dụng nó.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn không có kiến ​​thức về kế toán; là phần mềm hướng đến các chuyên gia kế toán hay bất cứ ai có thể nhận được lên-to-tốc độ với nó khá nhanh?

Hãy xem xét kỹ trước khi mua. Giao diện người dùng trực quan và thoải mái? Liệu bạn (và nhân viên của bạn) có thể ngồi xuống và học được hay bạn sẽ cần đầu tư thêm cho đào tạo? Hầu hết các nhà cung cấp đều có thời gian dùng thử miễn phí (thường là 30 ngày).

Làm thế nào tốt là dịch vụ khách hàng và hỗ trợ?

Về mặt đường cong học tập, giúp đỡ trực tuyến làm cho chương trình. Phần mềm kế toán có các tính năng như mẹo màn hình, chỉ mục trợ giúp có thể tìm kiếm, bản trình diễn và các tài khoản ví dụ để giúp bạn bắt đầu? Có hướng dẫn sử dụng có thể in được không? Và sự hỗ trợ của công ty như thế nào? Kiểm tra các bài đánh giá trực tuyến để có được ấn tượng của những người đã sử dụng phần mềm.

Có khả năng mở rộng?

Dễ dàng hay tốn kém khi chuyển từ người dùng sang người dùng đa luồng? Hầu hết các dịch vụ phần mềm cơ bản là người sử dụng đơn hoặc người sử dụng duy nhất + kế toán truy cập. Để thêm người dùng yêu cầu nâng cấp lên các kế hoạch đắt tiền hơn. Ví dụ: "Kế hoạch cơ bản" của Zoho Books cho phép một tài khoản + người dùng, "Kế hoạch Chuẩn" cho phép hai người dùng + kế toán viên, và "Kế hoạch Chuyên nghiệp" cho phép người dùng không giới hạn (xem kế hoạch / giá Zoho Sách).