Những điều cần cân nhắc Trước khi Mua Phần Mềm Kế Toán

Phần mềm kế toán là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào để theo dõi doanh thu, chi phí, thông tin khách hàng và bất kỳ dữ liệu tài chính nào khác. Nó cũng là một công cụ tuyệt vời để ra quyết định vì các báo cáo kịp thời và các công cụ phân tích ngân sách đi kèm với hầu hết các chương trình phần mềm kế toán cho phép chủ doanh nghiệp có cơ hội lùi lại và có được sự hiểu biết tổng thể về tài chính của công ty. Nhưng trong một vùng biển của các chương trình và thương hiệu phần mềm, làm thế nào để bạn chọn đúng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn?

Vì phần mềm kế toán quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn, điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn thực hiện một số nghiên cứu trước khi mua bất kỳ loại hình quản lý tài chính cụ thể nào hoặc phần mềm kế toán. Xem xét kỹ các nhu cầu của công ty bạn sẽ cho phép bạn đánh giá các yêu cầu về chức năng hàng ngày bạn cần. Dưới đây là một số điều cần làm và ghi nhớ trước khi bạn cam kết mua phần mềm kế toán.

1. Thực hiện phân tích nhu cầu Trước khi quyết định một chương trình kế toán cụ thể, bạn cần tiến hành phân tích nhu cầu để đánh giá các tính năng, chức năng và báo cáo mà bạn cần để thực hiện chương trình. Dành thời gian để suy nghĩ về những giao dịch kế toán quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn để bạn có thể chọn một chương trình có thể xử lý chúng một cách hiệu quả. Bất kỳ báo cáo nào bạn cần phải tạo ra, điều khiển mà bạn cần hoặc tích hợp bạn muốn với các ứng dụng của bên thứ ba phải được liệt kê.

Nhu cầu phân tích này sẽ là cơ sở để bạn bắt đầu quá trình lựa chọn.

2. Đọc Đánh giá Phần mềm Kế toán

Đọc các nhận xét khách hàng khác của sản phẩm sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt hơn về những gì bạn đang mua. Nhiều trang web dành cho người tiêu dùng như Amazon, có vô số bài đánh giá thảo luận về tính dễ sử dụng, báo cáo, hỗ trợ, tính tương thích của hệ điều hành và giá cả.

3. Tìm những gì phù hợp với nhu cầu của bạn

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều có thể sử dụng các phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ như QuickBooks trực tiếp ra-of-the-box. Hầu hết các nhà cung cấp thiết lập các tính năng và mẫu báo cáo để bạn có thể dễ dàng tạo hầu hết các báo cáo mà bạn cần. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng bạn cần phần mềm dành riêng cho ngành công nghiệp, chẳng hạn như phần mềm kế toán phi lợi nhuận, phần mềm kế toán xây dựng hoặc phần mềm kế toán điểm bán hàng để đáp ứng các yêu cầu kế toán và báo cáo duy nhất trong ngành của bạn.

4. Hãy xem Dễ sử dụng

Bạn hoặc nhân viên của bạn sẽ phải học cách sử dụng phần mềm kế toán mà bạn mua. Có thể bạn sẽ có doanh thu nhân viên trong suốt nhiều năm. Do đó, bạn nên cân nhắc lựa chọn một gói phần mềm kế toán không chỉ đáp ứng được nhu cầu của bạn mà còn dễ dàng tìm hiểu do thời gian và nguồn lực bạn có thể cam kết để đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm.Nếu bạn có ít tài nguyên để có được nhân viên và chạy trên chương trình của bạn khi có doanh thu, sau đó chọn một chương trình phần mềm kế toán đơn giản, dễ sử dụng như QuickBooks hoặc Peachtree có thể là cách để đi cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Mặc dù có thể có các chương trình phần mềm kế toán tốt hơn trên thị trường nhưng doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ không thấy được lợi ích của các chương trình này nếu nhân viên của bạn không biết cách sử dụng chúng đúng cách.

5. Hãy nghĩ về Hỗ trợ

Bạn sẽ cần phải quyết định loại hỗ trợ nào bạn muốn có để giúp bạn sử dụng sản phẩm. Hầu hết các nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các tùy chọn trợ giúp có sẵn cho bạn - email, điện thoại và hỗ trợ trực tuyến. Một số nhà cung cấp sẽ cung cấp hỗ trợ miễn phí nếu bạn mua chương trình, trong khi đa số sẽ cung cấp các kế hoạch hỗ trợ kỹ thuật mà bạn có thể mua ngoài chương trình phần mềm kế toán. Bạn nên đọc bất kỳ diễn đàn nào về trải nghiệm người dùng khác với sự hỗ trợ của khách hàng từ nhà cung cấp phần mềm mà bạn chọn bởi vì chúng không phải là tất cả được tạo ra. Một số nhà cung cấp phần mềm kế toán cung cấp hỗ trợ đầy đủ, trong khi một số khác không.

6. Xem xét khả năng mở rộng

Bạn mong đợi doanh nghiệp của bạn phát triển bao nhiêu trong ngắn hạn tới trung hạn? Sau khi bạn đưa ra dự báo về sự tăng trưởng của doanh nghiệp, sau đó bạn sẽ muốn biết làm thế nào khả năng mở rộng của bạn cần chương trình phần mềm kế toán của bạn cần để đáp ứng sự tăng trưởng này.

Bạn có cần phần mềm kế toán để chạy trên máy tính xách tay và máy tính để bàn hay trên thiết bị di động không? Bạn có cần phần mềm kế toán có khả năng chạy trên mạng không? Làm thế nào đắt tiền là nó để thêm người dùng bổ sung vào phần mềm kế toán của bạn? Bạn sẽ muốn xem xét những câu hỏi này và nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn chạy trên mạng, bạn nên liên hệ với chuyên gia IT để đảm bảo rằng phần mềm kế toán bạn chọn tương thích với phần cứng của bạn. Một chuyên gia CNTT sẽ có thể đảm bảo rằng bạn đáp ứng các chi tiết phần cứng / phần mềm, đồng thời cũng đưa ra các gợi ý về mạng lưới khác để cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn.

7. Bạn cần Quản lý Tài liệu?

Một số doanh nghiệp nhỏ muốn hoạt động trong một môi trường không cần giấy tờ, trong khi những người khác lại cảm thấy thoải mái hơn với một chút tuổi già. Dù bạn chọn cách nào, bạn nên đảm bảo rằng phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn có văn phòng không cần giấy tờ, sau đó bạn cần kiểm tra các tính năng quản lý tài liệu của phần mềm kế toán của bạn. Ngoài ra, bạn có thể mua một công cụ quản lý tài liệu của bên thứ ba và bạn có thể xem liệu có những chương trình phần mềm kế toán tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu của bạn để giúp hợp lý hóa quy trình công việc của doanh nghiệp của bạn.

8. Bạn có thể sử dụng Quản lý luồng công việc?

Nếu bạn chọn hoạt động trong môi trường văn phòng không cần giấy tờ thì bạn sẽ cần phải chọn một chương trình phần mềm kế toán có quy trình quy trình làm việc hoặc cho phép bạn xây dựng chúng để đáp ứng các quy trình kinh doanh của bạn. Vì bạn sẽ không có bản sao giấy tờ về mặt vật lý nổi trong văn phòng của bạn để xem xét và chấp thuận, bạn sẽ cần phải có khả năng thiết kế quy trình phê duyệt cho các tác vụ đơn giản và phức tạp như bảng thời gian, nhà cung cấp hoặc kiểm tra phê duyệt.

9. Xem xét nhu cầu bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu kế toán luôn quan trọng vì bạn sẽ muốn đảm bảo rằng thông tin cá nhân, thông tin cá nhân của nhân viên và thông tin khách hàng của bạn được bảo vệ. Tuy nhiên, bạn có thể hoạt động trong một ngành công nghiệp, chẳng hạn như chăm sóc sức khoẻ, nơi bạn có yêu cầu tuân thủ bổ sung như HIPPA. Hình phạt đối với những vi phạm này có thể làm tê liệt doanh nghiệp của bạn, trong một số trường hợp, đạt tới 500.000 đô la. Bất kể cấp độ bảo mật cần thiết, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng thiết kế được tích hợp vào chương trình phần mềm kế toán của bạn hoặc bạn có thể thiết lập các tính năng bảo mật cần thiết vào một kế hoạch CNTT để đáp ứng những nhu cầu này.