Các thư chào mừng về thư thoại nói chung

Lời chào thư thoại nói chung được sử dụng làm lời chào thư thoại mặc định cho người gọi. Vì vậy, điều quan trọng là lời chào thư thoại mặc định này được thiết lập đúng và nội dung của lời chào thông báo cho người gọi về cách tiến hành.

Điều quan trọng là lời chào thư thoại ngắn gọn nhưng cũng hướng tới hành động. Bạn có muốn người gọi của bạn để lại cho bạn một tin nhắn? Hoặc có lẽ họ nên gọi một phần mở rộng khác để tiếp cận trợ lý hoặc quản lý văn phòng khi bạn vắng mặt?

Tìm hiểu về hệ thống điện thoại doanh nghiệp mà bạn đang sử dụng và tận dụng các tính năng của nó. Một số hệ thống điện thoại cho phép người gọi bấm một chữ số, chẳng hạn như 0 để chuyển sang một phần mở rộng khác thay vì phải kết thúc cuộc gọi và quay số mở rộng khác. Loại chức năng này có thể rất hữu ích, đặc biệt nếu những người khác trong văn phòng có thể xử lý các cuộc gọi đến điện thoại của bạn trong khi bạn đang ở ngoài bàn làm việc hoặc ngoài văn phòng.

Lời chào thư thoại này sẽ được dùng cho cả cuộc gọi bên ngoài (có nguồn gốc từ bên ngoài công ty bạn) và cuộc gọi nội bộ (người gọi từ phần mở rộng khác trong công ty của bạn). Nếu bạn muốn nhận hầu hết các cuộc gọi từ khách hàng và đối tác, tốt nhất là để ai đó xử lý các cuộc gọi khẩn cấp bằng cách thiết lập thư chào mừng nói chung cho phù hợp.

Khi tạo lời chào thư thoại chung, đảm bảo luôn tuân thủ các yếu tố cơ bản của lời chào thư thoại tốt.

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào thư thoại chung:

• Xin chào. Bạn đã đến Shahira Raineri. Tôi không thể gọi điện ngay bây giờ, nhưng tôi muốn trả lại ngay khi có thể. Vì vậy hãy để tôi tin nhắn bao gồm số điện thoại tốt nhất mà tôi có thể liên lạc với bạn và tôi sẽ trả lời cuộc gọi sớm nhất.
• Xin chào. Đây là Shahira Raineri, chuyên gia về hoạt động kinh doanh và công nghệ. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng nếu bạn để lại cho tôi một thông báo có tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt.
• Bạn đã đến Shahira Raineri. Tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn tại thời điểm này vì vậy vui lòng không ngần ngại để lại một tin nhắn sau khi giai điệu. Tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn ngay khi tôi có thể. Nếu bạn cần trợ giúp ngay lập tức, vui lòng bấm số 5438 để tiếp cận trợ lý của tôi. Cám ơn vì đã gọi. Tạm biệt.
• Xin chào và cảm ơn vì đã gọi cho [Công ty]. Đây là Shahira Raineri và tôi không thể thực hiện cuộc gọi của bạn tại thời điểm này, nhưng nếu bạn để lại cho tôi một tin nhắn và bao gồm tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ liên lạc với bạn ngay khi có thể. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể liên hệ với tôi qua email. Cám ơn vì đã gọi.
• Xin chào. Bạn đã đến Shahira Raineri. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ nhưng tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt.Nếu bạn đang gọi về một đơn hàng gần đây, vui lòng gọi cho Phòng Dịch vụ Khách hàng theo số 1-800-555-1212. Chúng có sẵn từ Thứ Hai đến Thứ Sáu từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều theo Giờ Miền Đông. Ngoài ra, bạn có thể để lại cho tôi một tin nhắn và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Cảm ơn bạn đã gọi.
• Xin chào. Bạn đã đến bàn của Shahira Raineri, chuyên gia chủ đề. Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với tôi. Tôi không thể đến điện thoại ngay bây giờ để xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn với tên và số điện thoại của bạn và tôi sẽ gọi lại cho bạn càng sớm càng tốt. Nếu không, bạn có thể ở lại trên đường dây và bấm "0" và ai đó sẽ giúp bạn trong giây lát. Cảm ơn bạn.