Thư chào mừng bằng giọng nói bên trong

Lời chào thư thoại nội bộ được sử dụng để chào đón những người gọi cho bạn từ bên trong công ty của bạn, chẳng hạn như từ phần mở rộng khác trong công ty của bạn và hệ thống điện thoại nội bộ. Mặc dù những lời chào thư thoại từ bên ngoài là rất cần thiết bởi vì họ đi ra ngoài với khách hàng, khách hàng, nhà cung cấp và những người khác có lời chào thư thoại nội bộ chuyên nghiệp và thông tin cũng rất quan trọng.

Vì lời chào của thư thoại nội bộ gửi tới những người là thành viên của công ty bạn, bạn không phải nêu tên, địa chỉ trang web, khẩu hiệu hoặc thông tin chung của công ty mà người gọi đã biết.

Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ các yếu tố cơ bản của lời chào thư thoại tốt.

Các yếu tố quan trọng của tin nhắn Thư thoại

Thông điệp thư thoại của bạn, dù là nội bộ hay ngoài, thường có hầu hết các yếu tố thiết yếu:

• Lời chào ban đầu
• Một tuyên bố rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi
• Lời mời người gọi để lại tin nhắn
• Ước tính thời gian bạn sẽ trả lại cuộc gọi
• Một phương tiện khác để liên lạc với bạn (ví dụ: điện thoại di động, email) hoặc người khác mà họ có thể liên lạc trong thay thế

Hãy nhớ giữ lời chào thư thoại ngắn và cập nhật thường xuyên.

Ví dụ về Lời chào Thư thoại Nội bộ

Dưới đây là một số ví dụ tốt về lời chào bằng giọng nói nội bộ tốt:

• Xin chào. Bạn đã đạt đến Jim Bucki trong Công nghệ Hoạt động. Thật không may, bây giờ tôi không thể gọi điện. Tôi muốn trả lời cuộc gọi của bạn sau, vì vậy hãy để lại cho tôi tin nhắn sau tiếng bíp.
• Xin chào. Đây là Jim Bucki trong Công nghệ Hoạt động. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng nếu bạn để lại tin nhắn với tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt.

• Bạn đã đến Jim Bucki trong Công nghệ Hoạt động. Tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ, nhưng xin vui lòng để lại tin nhắn sau khi giai điệu. Tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn ngay khi tôi có thể. Nếu bạn cần trợ giúp ngay lập tức, vui lòng liên hệ với thư ký của tôi, Susan Smith, theo số 6338. Cảm ơn bạn đã gọi và có một ngày tốt lành.
• Đây là Jim Bucki trong Công nghệ Hoạt động. Thật không may, bây giờ tôi không thể gọi điện. Nếu bạn để lại cho tôi một tin nhắn và bao gồm tên và số điện thoại của bạn, tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có thể. Bạn cũng có thể liên hệ với tôi qua email tại operationstech @ aboutguide. com. Cám ơn vì đã gọi.
• Xin chào. Bạn đã đến Jim Bucki. Tôi không thể trả lời điện thoại ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn ngay khi có thể. Nếu cuộc gọi này liên quan đến sự cố với hệ thống, vui lòng gọi cho bộ phận hỗ trợ của chúng tôi theo số điện thoại 6375. Họ đang hoạt động 24 giờ trong ngày. Nếu không, xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn sau khi tiếng bíp.
• Bạn đã đến văn phòng của Jim Bucki trong Công nghệ Hoạt động. Tôi đang trên đường khác, hoặc tôi đang đi ra khỏi bàn làm việc. Nếu đây là trường hợp khẩn cấp, vui lòng gọi điện thoại di động của tôi theo số 1-800-555-1212, 24 giờ một ngày. Nếu không, xin vui lòng để lại một thông tin chi tiết, bí mật sau khi giai điệu và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn khi tôi có sẵn. Cảm ơn bạn.

Đọc thêm về lời chào thư thoại hiệu quả:

• Các ví dụ về lời chào bằng giọng nói bên ngoài
• Cách gửi lời chào bằng giọng nói chuyên nghiệp