Theo dõi dự án của bạn Nếu không có Gantt Charts

biểu đồ Gantt là một công cụ tuyệt vời và rất hữu ích cho việc theo dõi và phối hợp tất cả các bước nhỏ mà đi vào một dự án lớn, nhưng họ có thể nhanh chóng trở nên áp đảo và lộn xộn, đặc biệt là đối với những người không biết cách đọc chúng. Hãy thử sử dụng biểu đồ Gantt để giải thích sự tiến triển của bạn cho khách hàng hoặc đồng nghiệp của một bộ phận khác, và bạn có thể gặp khó khăn trong tay.

Đây không phải là thách thức duy nhất mà Gantt xếp hạng.

Dữ liệu trong biểu đồ Gantt thường yêu cầu phần mềm đặc biệt để xem và chỉnh sửa, và in chúng hầu như luôn là một thách thức. Hơn nữa, đôi khi bạn chỉ muốn tập trung vào một phần nhỏ của dự án mà không bị choáng ngợp bởi tất cả các thông tin bổ sung.

Trong khi các biểu đồ Gantt là một giải pháp tuyệt vời, chúng không chỉ là một. Khi bạn cần phải xem xét một mẫu nhỏ hơn của thông tin, hoặc bạn cần đưa ra một phiên bản đơn giản hoặc một phần của thông tin trong một tình huống khi một biểu đồ Gantt sẽ không thực tế, dưới đây là năm lựa chọn thay thế mà bạn có thể sử dụng.

Danh sách công việc

Mọi người trong cộng đồng doanh nghiệp phải quen thuộc và thoải mái với một danh sách việc cần làm. Thực tế, việc tổ chức lại là một trong những kỹ năng hàng đầu cho một người quản lý dự án.

Danh sách công việc có danh sách việc cần làm ở cấp độ tiếp theo. Với danh sách tác vụ, bạn có thể thêm các cột bổ sung để cho biết ai sẽ hoàn thành mỗi nhiệm vụ, tình trạng của nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, và khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Thậm chí bạn có thể bổ sung các hộp kiểm cho các thành viên trong đội của bạn để kiểm tra khi các mục đã hoàn thành.

Bảng tính

Biểu đồ đơn giản trên bảng tính là một cách khác. Bạn vẫn có thể liệt kê các nhiệm vụ ở bên trái, và bạn vẫn có thể tô bóng để hiển thị mức độ tiến triển của bạn và ngày bắt đầu và kết thúc ước tính cho các tác vụ.

Bảng tính có thể mất nhiều thời gian để thực hiện và cần nhiều thời gian để cập nhật, tuy nhiên, do đó bạn sẽ không muốn sử dụng chúng như là giải pháp quản lý tổng thể của dự án. Đối với một báo cáo đơn giản cho khách hàng hoặc người quản lý, tuy nhiên, một bảng tính đơn giản có thể trực quan đặt ra dự án theo cách
dễ hiểu và dễ hiểu. Đây cũng là một lựa chọn tốt để theo dõi tiến độ của dự án.

Sơ đồ dòng chảy

Sơ đồ dòng chảy, hoặc sơ đồ mạng, trình bày các nhiệm vụ của dự án theo thứ tự chúng cần phải hoàn thành. Sơ đồ luồng có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể hoặc không muốn liệt kê thông tin như ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi bước, số nhận dạng tác vụ, hoặc
vị trí. Lưu ý rằng việc thêm quá nhiều thông tin có thể khiến các biểu đồ này khó đọc.

Mặc dù nhiều người tìm thấy biểu đồ dòng chảy dễ đọc và dễ hiểu hơn các biểu đồ Gantt, làm cho chúng có thể trở nên phiền phức.Hơn nữa, chúng thường không phù hợp với các vấn đề lớn và phức tạp. Biểu đồ luồng là tốt nhất để trình bày các dự án đơn giản với các nhiệm vụ tự nhiên tiến bộ từ một đến
kế tiếp, nhưng không nên được sử dụng như là một công cụ lâu dài hoặc cho các dự án quá phức tạp.

Ban Kanban

Dự án của bạn có một số lượng lớn các bước mà không nhất thiết phải được thực hiện theo thứ tự?

Bạn có nhiều người làm việc cùng một dự án hay những công việc được cập nhật thường xuyên? Nếu vậy, Kanban có thể đưa ra giải pháp lý tưởng cho bạn.

Với một bảng Kanban, mỗi nhiệm vụ của dự án được viết trên giấy ghi chú và được đặt trong cột thích hợp, chẳng hạn như "để làm", "đang tiến hành" hoặc " làm xong." Khi mỗi công việc được hoàn thành, lưu ý dính tương ứng được di chuyển qua bảng cho đến khi tất cả ghi chú nằm trong cột "đã hoàn tất".

Hệ thống tổ chức này rất dễ hiểu và sửa đổi một cách nhanh chóng, nhưng nó không phải là xách tay, và bạn sẽ cần phải cẩn thận rằng không có ghi chú nào rơi và mất.

Báo cáo trạng thái

Biểu đồ Gantt là công cụ tuyệt vời để theo dõi dự án của bạn, không nhất thiết phải liên lạc. Nếu tất cả những gì bạn cần làm là truyền đạt tiến bộ của bạn với khách hàng, nhà tài trợ dự án của bạn hoặc các thành viên khác, một báo cáo tình trạng có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn.

Ngoài ra, nhiều chương trình phần mềm quản lý dự án sẽ tạo ra các báo cáo trạng thái đơn giản, dễ hiểu chỉ với một vài cú nhấn chuột, tiết kiệm thời gian và công sức quý giá cho bạn.

Biểu đồ Gantt rất thiết thực cho việc theo dõi tất cả các nhiệm vụ đi vào một dự án lớn, nhưng không phải lúc nào cũng tốt nhất để truyền thông tin này với người khác, đặc biệt là những người không quen đọc chúng.

Bạn có nhiều lựa chọn khác. Hãy thử một trong năm bản đồ biểu đồ Gantt này. Bạn có thể ngạc nhiên bởi chỉ cần bao nhiêu thời gian bạn có thể tiết kiệm.