ỨNg dụng Hệ thống Theo dõi Hệ thống Theo Dõi

Việc tìm ra hệ thống theo dõi người nộp đơn đúng đáp ứng mọi nhu cầu của tổ chức của bạn có thể là một nhiệm vụ áp đảo. Có thể là một thách thức thậm chí biết bắt đầu từ đâu khi xem xét các hệ thống theo dõi của người nộp đơn và làm thế nào để so sánh từng giải pháp.

Tại đây bạn sẽ tìm thấy các khu vực quan trọng để điều tra, các câu hỏi để hỏi và phản hồi để phân tích trong quá trình đánh giá hệ thống theo dõi người đăng ký. Thông tin này sẽ hướng dẫn công ty của bạn trong việc tìm kiếm hệ thống theo dõi ứng viên phù hợp để đáp ứng nhu cầu của bạn.

-1->

Xác định người ra quyết định hệ thống theo dõi người nộp đơn

Một công ty phải tổ chức nội bộ trước khi bắt đầu quá trình đánh giá hệ thống theo dõi của ứng viên. Khi chuẩn bị để đánh giá một hệ thống theo dõi người nộp đơn, nó là điều cần thiết để hình thành một sự hợp tác của các bên liên quan và cung cấp cho những người ra quyết định thời gian để đưa ra một quyết định thông báo.

Ủy ban tuyển chọn của bạn nên chuẩn bị để đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của mỗi nhà cung cấp hệ thống theo dõi người đăng ký. Ban tuyển chọn nên bao gồm các thành viên này.

• Ban tuyển chọn: Thường là Phó Chủ tịch Cấp cao (Senior Vice President - SVP) hoặc Phó Chủ tịch Nguồn nhân lực có thể ủy quyền cho các thành viên khác của ủy ban với một chỉ thị và tầm nhìn rõ ràng. Người này cũng phải có khả năng giải thích việc lựa chọn nhà cung cấp về lợi tức đầu tư (ROI) đối với các đối tác của mình.Quản lý lựa chọn: Người này phải có một sự hiểu biết đầy đủ về quá trình tuyển dụng và điểm đau của công ty để tạo ra các chiến thuật tìm kiếm và lựa chọn thích hợp.

• Ủy viên Ủy ban: Để đảm bảo tiếng nói của người sử dụng được đại diện và việc áp dụng thành công giải pháp đã chọn sẽ xảy ra.

• Ủy viên Ủy ban: Đây là những thành viên từ các phòng ban khác cung cấp thêm thông tin đầu vào cho quá trình lựa chọn hệ thống theo dõi người nộp đơn. Những người có chuyên môn về tài chính có thể cung cấp đầu vào về sự ổn định tài chính của các nhà cung cấp hoặc so sánh tổng chi phí của mỗi hệ thống theo dõi người nộp đơn liên quan đến ngân sách dự án. Các nhà đóng góp về CNTT có thể giáo dục các thành viên ủy ban về khả năng kỹ thuật của hệ thống theo dõi người nộp đơn của nhà cung cấp và giúp so sánh từng giải pháp với hệ thống hiện tại của bạn.

• Thành viên của ủy ban nên là những người có thể nhận ra giá trị của các công cụ công nghệ, quá trình tối ưu hoá, và dịch vụ khách hàng liên quan đến tầm nhìn của công ty về quản lý nhân tài.
  Tài liệu Quá trình tuyển dụng hiện tại của bạn

Sau khi bạn đã lắp ráp ủy ban lựa chọn hệ thống theo yêu cầu của bạn, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là tạo ra một tài liệu theo dõi quá trình yêu cầu nhân viên, quy trình tuyển dụng của bạn và vai trò của người quản lý tuyển dụng , người tuyển dụng, và ứng cử viên để hoàn thành một thuê.Sau đó ủy ban của bạn nên thảo luận xem tại sao mỗi bước là cần thiết và điều gì sẽ xảy ra nếu nó được loại bỏ.

Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng của bạn và đảm bảo từng bước thực sự nâng cao giá trị và giúp bạn tạo ra các nhân viên có chất lượng. Điều này sẽ cho phép ủy ban của bạn so sánh nhu cầu của quá trình tuyển dụng với khả năng của từng hệ thống theo dõi người nộp đơn. Đánh giá này là một cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu về thực tiễn tốt nhất trong việc tuyển dụng và để xem xét và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng hiện tại của bạn.

Xác định rõ yêu cầu đối với hệ thống theo dõi của người nộp đơn

Giờ đây bạn đã xác định được rõ ràng quá trình tuyển dụng của công ty, ủy ban của bạn chuẩn bị đầy đủ để xác định yêu cầu của công ty bạn về hệ thống theo dõi người nộp đơn. Hãy nhớ rằng bạn muốn có một câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi sau:

Tại sao bạn lại mua hệ thống theo dõi người nộp đơn này?

• Quá trình tuyển dụng hiện tại của bạn có phù hợp với mục tiêu của công ty bạn không?
• Giữ những câu hỏi này trong đầu sẽ giúp ủy ban của bạn đưa ra một trường hợp mạnh mẽ để mua một giải pháp theo dõi người nộp đơn. Để hệ thống theo dõi người đăng ký bạn chọn có kết nối mạnh mẽ với ROI, ủy ban của bạn phải tạo kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn muốn trong hệ thống theo dõi người nộp đơn.

Hệ thống theo dõi ứng viên của bạn nên xây dựng mối quan hệ tốt hơn giữa các nhà tuyển dụng và các nhà quản lý tuyển dụng, hợp lý hóa quá trình tạo yêu cầu và phê duyệt của bạn và nâng cao chất lượng của nhân viên. Hệ thống theo dõi đương đơn của bạn nên hợp lý hóa các nỗ lực tuyển dụng của các chuyên gia nguồn nhân lực thông qua tự động hóa, tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí. Đây là thời điểm lý tưởng để giải quyết các thách thức về nhân sự thông thường, chẳng hạn như:

Khối lượng hồ sơ cao mà không có cách chấp nhận, đánh giá và quản lý hiệu quả.

• Có nhiều cơ hội việc làm với giao tiếp nội bộ rườm rà.
• Không thể truy cập thông tin một cách nhanh chóng và báo cáo về tất cả các chỉ số tuyển dụng.
• Mất người nộp đủ điều kiện do lưu trữ hồ sơ không thường xuyên.
• Sự trùng lặp nỗ lực tuyển dụng giữa các văn phòng chi nhánh và phòng ban khác nhau trong nước hoặc nước ngoài.
• Chi phí bảo trì và hỗ trợ IT quá mức với công nghệ tự phát.
• Theo dõi dữ liệu tuân thủ EEO-OFCCP không hiệu quả.
• Đấu tranh để được IT quan tâm đúng mức để nâng cấp công nghệ và cải tiến.
• Ngoài ra, hãy tận dụng cơ hội này để xem xét giá trị cải tiến từ các quy trình và công nghệ mới như:

tránh sử dụng các mô-đun khác nhau,

• cải thiện truyền thông và
• giải quyết các vấn đề toàn cầu.
• Để giữ được điều này có thể quản lý được, bạn cần xác định được "cần thiết" cần thiết để loại bỏ các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn. Ví dụ, như một yếu tố cơ bản, ủy ban của bạn có thể quyết định rằng bạn sẽ chỉ xem xét các nhà cung cấp cung cấp một giải pháp dựa trên Web như trái ngược với một hệ thống được cài đặt, vì giải pháp lưu trữ loại bỏ bất kỳ gánh nặng nào cho đội CNTT của bạn.

Xác định các yêu cầu cho hệ thống theo dõi của người nộp đơn

Xác định các mục tiêu kinh doanh rõ ràng sẽ kết nối các ưu tiên của bạn với yêu cầu của bạn.Điều bắt buộc là ủy ban của bạn phải tập trung vào các yêu cầu hệ thống ban đầu. Ủy ban phải tránh bị phân tán bởi các yếu tố hệ thống không phù hợp với các ưu tiên của công ty bạn. Bạn đã nhận ra các mục tiêu kinh doanh quan trọng và các yêu cầu quan trọng để cân nhắc khi tạo ra các mục tiêu của riêng mình.

Các yêu cầu chính cần được xem xét trong hệ thống theo dõi của người nộp đơn

Hiệu quả quá trình: tập trung quá trình có thể cải thiện nhiều công việc bao gồm, nhưng không giới hạn, các yêu cầu công việc, theo dõi, quản lý các chương trình giới thiệu và chuyển người lao động.

• Cho phép ứng viên nhanh chóng và dễ dàng áp dụng cho tổ chức của mình về mức lương và thuê theo giờ mà không phải trải qua nhiều trang câu hỏi.
• Có thể tạo điều kiện tuyển dụng khối lượng lớn trong khi vẫn tiết kiệm chi phí.
• Một giải pháp có khả năng mở rộng và khả năng mở rộng, có thể cấu hình cho quy trình quản lý tuyển dụng độc đáo của chúng tôi và có khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của chúng tôi khi tổ chức của chúng tôi phát triển hoặc quá trình của chúng tôi thay đổi.
• Khả năng báo cáo được cải thiện: nhiều tổ chức được thách thức với việc xác định tổng chi tiêu cho nhà cung cấp, tìm nguồn cung ứng và so sánh số liệu. Phối hợp thông qua một nguồn duy nhất sẽ cho phép báo cáo tập trung chính xác.
• Cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm cơ sở dữ liệu trên tất cả các thông tin, và theo các thông số cụ thể.
• Bao gồm một Trung tâm Báo cáo cho phép người dùng chạy các báo cáo đặc biệt và lưu các tiêu chí để sử dụng trong tương lai cũng như chạy các báo cáo chuẩn của ngành, bao gồm cả tính phí cho mỗi lần thuê, thời gian để điền, hiệu quả nguồn và hơn thế nữa.
• Tạo dựng thương hiệu và nâng cao nhận thức

Việc tạo ra mối liên hệ giữa người nộp đơn và kinh nghiệm việc làm tích cực sẽ tạo ra sự công nhận thương hiệu. Một thương hiệu mạnh có thể tạo ra sự tin tưởng sẽ thúc đẩy lưu lượng truy cập của ứng viên và tăng cường tài năng của bạn.

• Các trang web Trung tâm Nghề có gắn thương hiệu có thể được truy cập qua trang web của công ty bạn.
• Cho phép nhà tuyển dụng dễ dàng đăng thông tin nghề nghiệp lên trang web của công ty.
• Cung cấp khả năng đa ngôn ngữ để hỗ trợ toàn cầu.
• Tương thích EEO / AAP.
• Khả năng duy trì một thước đo chính xác các thông tin như vậy sẽ giữ nguyên các quy định của liên bang và tránh bất kỳ hành động pháp lý nào chống lại tổ chức. Nó cũng sẽ giúp xác định chất lượng của ứng viên.
• Có khả năng thu thập, theo dõi, và báo cáo dữ liệu EEO tự nguyện, trong khi vẫn tuân thủ các hướng dẫn của EEO / OFCCP.
• Có khả năng kiểm tra trước các ứng cử viên có thắc mắc về loại bỏ để chỉ những người đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản cho vị trí.
• Giao tiếp được cải thiện.
• Thiết lập một môi trường có hiệu quả thông tin, sẽ thống nhất tất cả người dùng và hợp lý hóa hoạt động của tổ chức.
• Bao gồm một Trung tâm Truyền thông để tạo điều kiện giao tiếp giữa các nhà tuyển dụng, tuyển dụng các nhà quản lý và ứng cử viên. Cũng cho phép người dùng sắp xếp các cuộc hẹn, để lại các ghi chép và phản hồi của cuộc phỏng vấn, gửi tin nhắn hàng loạt và tự động trả lời những người nộp đơn khi nhận hồ sơ.
• Hỗ trợ khách hàng cho hệ thống theo dõi người nộp đơn

Việc chấp nhận toàn bộ người sử dụng phụ thuộc vào mức độ hỗ trợ khách hàng do nhà cung cấp cung cấp trong và sau khi thực hiện.

• Nhóm hỗ trợ sẵn có, dành để quản lý các vấn đề về công ty và người dùng trong khi áp dụng các phương pháp hay nhất của ngành.
• Mức hỗ trợ cao nhất có sẵn miễn phí cho công ty của bạn.
• Đánh giá nhà cung cấp hệ thống theo dõi của người nộp đơn

Chúng tôi đề nghị bạn yêu cầu một Yêu cầu Đề xuất (RFP) từ các nhà cung cấp tiềm năng mà ủy ban của bạn đã quyết định xem xét. Đây là cơ hội để bạn làm rõ về bất kỳ chủ đề nào để giúp ủy ban của bạn xác định liệu người nộp đơn có thể theo dõi phần mềm có thể thực hiện công việc cần thiết hay không. Ủy ban của bạn nên xem xét các vấn đề chính sau để đưa ra một RFP hiệu quả:

Hệ thống có hỗ trợ các mối quan tâm chính của ủy ban của bạn không? Điều này liên quan đến phần trước của quá trình đánh giá; bạn phải biết quá trình của bạn hoàn toàn trước khi bạn có thể xác định những tính năng bạn cần. Ủy ban của bạn không thể bị phân tâm bởi các giải pháp có thể cung cấp các chức năng không phải là ưu tiên chính của bạn. Mặc dù chúng có vẻ hấp dẫn, nhiều tính năng và chức năng hào nhoáng sẽ không tạo ra bất kỳ giá trị nào cho tổ chức của bạn nếu họ không được người dùng của bạn chấp nhận.

• Nhà cung cấp đã cài đặt hệ thống trong một tổ chức khác có quy mô tương tự không?
• Ủy ban của bạn nên có quyền truy cập vào các tài liệu tham khảo có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các vấn đề như sự hài lòng của khách hàng và theo dõi, quá trình thực hiện và các khoản phí ẩn. Hãy nhớ rằng, tính năng không có giá trị mà không có sự chấp nhận của người dùng mạnh mẽ.
• Quá trình thực hiện đòi hỏi phải làm gì? Tỷ lệ nhận con nuôi thành công bắt đầu bằng việc thực hiện đúng. Bạn muốn chắc chắn rằng nhà cung cấp đã chọn của bạn không rời khỏi người dùng mà không có đào tạo và hỗ trợ liên tục. Việc thực hiện nên được tập trung vào quá trình tuyển dụng của tổ chức của bạn, chứ không phải học cách để thích ứng với hệ thống của họ.
• Bạn không bao giờ có cảm giác rằng chương trình thực hiện của bạn sẽ để lại cảm giác bị mất và không chắc chắn về khả năng của nhà cung cấp. Trong quá trình đánh giá, ủy ban của bạn nên có ấn tượng rằng, dựa trên các ưu tiên của bộ phận và mục tiêu kinh doanh, việc triển khai của bạn sẽ tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp hệ thống theo dõi ứng viên. Hãy nhớ rằng việc chấp nhận người dùng cao vào hệ thống theo dõi người đăng ký sẽ tạo ra ROI cao hơn.
  Thêm thông tin về hệ thống theo dõi của người nộp đơn Đánh giá nhà cung cấp

Chiến lược tầm nhìn và tăng trưởng của nhà cung cấp là gì? Các nhà cung cấp phải chứng minh lãnh đạo và tầm nhìn xa như là một nhà lãnh đạo thị trường. Để đưa ra một giải pháp toàn diện, nhà cung cấp nên xem xét các nhu cầu cụ thể của bạn và chuẩn bị cho sự thay đổi và tăng trưởng trong tương lai.

• Xác định liệu giải pháp này có đóng góp vào kế hoạch kinh doanh của bạn không? Cuối cùng, Cơ quan tuyển chọn sẽ cần phải hiển thị một ROI dự kiến ​​để làm cho một trường hợp mạnh mẽ cho các giải pháp.
• Cơ quan tuyển chọn phải tìm kiếm các khoản tiết kiệm cho những thứ như quảng cáo tuyển dụng, giá trị nhân viên của việc sử dụng các công ty tìm kiếm và tối ưu hóa quy trình do nhà cung cấp cung cấp. Công ty cũng nên tiết kiệm được việc duy trì nhân viên và chất lượng ứng viên. Nó có thể được áp đảo để tạo ra một tài liệu đầy đủ các câu hỏi mà sẽ bao gồm tất cả các chủ đề cần thiết để đánh giá một hệ thống theo dõi người nộp đơn.
  Ngoài các tính năng và chức năng, ủy ban của bạn nên chắc chắn discus khả năng của nhà cung cấp để phục vụ như là một đối tác lâu dài cho tổ chức của bạn. Do ủy ban của bạn tiến hành quá trình đánh giá nhà cung cấp, bạn cần phải cân nhắc các yếu tố như:
• Tính ổn định về tài chính: Thực hiện kiểm tra cẩn thận về báo cáo tài chính của tất cả các nhà cung cấp tiềm năng đang xem xét. Bạn sẽ tìm thấy đây là một chủ đề hoàn hảo thông qua đó đóng góp của ủy ban tài chính của bạn có thể hướng dẫn bạn.
• Chất lượng của các đối tác chiến lược: Để cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh, một số nhà cung cấp sẽ hợp tác với các công ty dịch vụ khác để cung cấp cho khách hàng của họ một bộ dịch vụ toàn diện hơn. Ủy ban của bạn cần phải nhận thức được bất kỳ mối quan hệ đối tác nào có liên quan đến các nhà cung cấp cạnh tranh. Thông tin có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về mối quan hệ hợp tác giữa công ty của bạn và nhà cung cấp.
• Khả năng Tuyển dụng: Bất kể quy mô công ty của bạn, bạn cần phải đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ chu kỳ sống của nhân viên, từ theo dõi của ứng viên, lên máy bay, lên kế hoạch kế nhiệm để lên máy bay. Điều này sẽ ngăn cản công ty của bạn phát triển trong giải pháp của mình, điều này có thể dẫn đến tình trạng trầm trọng thêm, chi phí đánh giá mới và tốn kém.
• Phát triển sản phẩm Tương lai: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp truyền đạt một sự hiểu biết sâu sắc về những thách thức mà việc tuyển dụng bây giờ và trong tương lai. Nhà cung cấp mà bạn lựa chọn phải dựa trên công nghệ và tin tức công nghiệp để điều chỉnh các nhu cầu đang thay đổi của bạn và đảm bảo rằng các cấu hình của giải pháp đang được sử dụng hết tiềm năng của nó.
• Tích hợp với HRIS: Mặc dù bạn có thể muốn đóng góp của ủy ban IT để cung cấp thông tin đầu vào về vấn đề này, nhưng không nên lôi kéo ủy ban của bạn vào việc sử dụng hệ thống theo dõi người nộp đơn mà sẽ không phục vụ đầy đủ toàn bộ bộ phận. Bất kỳ nhà cung cấp đáng xem xét nên cung cấp khả năng để di chuyển thông tin quan trọng từ hệ thống của mình vào hệ thống HRIS của bạn với khó khăn tối thiểu.
• Tóm tắt lựa chọn nhà cung cấp cho hệ thống theo dõi của người nộp đơn

Thời gian cho quá trình lựa chọn nhà cung cấp cho một hệ thống theo dõi người nộp đơn có thể từ một đến sáu tháng trở lên để hoàn thành. Sau đây là một thời gian biểu đề xuất sẽ cho phép ủy ban của bạn dự kiến ​​một khung thời gian cho quá trình lựa chọn nhà cung cấp cho một hệ thống theo dõi người nộp đơn.

Xin lưu ý rằng điều này có thể thay đổi dựa trên ngày thực hiện ưa thích.

Hình thành một ủy ban tuyển chọn - 1 tuần

Xác định nhu cầu của công ty - 1-2 tuần

• Đánh giá khách quan đối với các nhu cầu của công ty đã được xác định theo quy trình sau: <
• Thời gian để lựa chọn nhà cung cấp của bạn cho hệ thống theo dõi của người nộp đơn < Tạo một danh sách ngắn các nhà cung cấp có thể - 1 tuần

Yêu cầu RFP để làm rõ về bất kỳ chủ đề hay quan tâm nào - 4 tuần

1. Tạo danh sách ngắn sử dụng tiêu chí đánh giá quan trọng của bạn - 1-2 tuần
2. Hoàn thành nhà cung cấp - 3-6 tuần
3. Chứng minh các hệ thống khác nhau - càng sớm càng tốt
4. Các thuyết trình bán hàng - càng sớm càng tốt
5. Các chuyến viếng thăm - nếu cần
6. Hãy ghi nhớ rằng mục đích chính của hệ thống theo dõi người nộp đơn là để trao quyền cho người dùng của bạn.Các thành viên của ủy ban phải có khả năng nhận biết và đặt giá trị lên các công cụ công nghệ, tối ưu hóa quy trình, tầm nhìn của công ty và hỗ trợ khách hàng nhằm thu hẹp một cách chiến lược các nhà cung cấp vào danh sách ngắn các khả năng thực.
7. Rất có thể danh sách ngắn của bạn có thể không có nhiều khác biệt về chức năng khác biệt; do đó điều quan trọng là giữ cho các yếu tố hữu hình ít hơn của nhà cung cấp đó trong tâm trí.

Ủy ban của bạn nên tìm kiếm các nguồn thông tin như trang web của nhà cung cấp, các nhóm tin tức, cổng thông tin nhân sự và các triển lãm thương mại. Kết nối với các đồng nghiệp tại các công ty khác có quy mô, nhu cầu và ngành nghề tương tự để học hỏi kinh nghiệm của họ.

Việc hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ là phù hợp nhất với tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức bạn trong tương lai sẽ chứng minh cho tất cả người chơi chính trong việc đánh giá, lựa chọn và triển khai hệ thống của bạn.

Thông tin thêm về tuyển dụng và tuyển dụng

Tuyển chọn ngôi sao: Top Ten Cách để có được ứng viên vĩ đại.

Sử dụng LinkedIn để Tuyển dụng Nhân viên.