5 ĐIều khoản Quản lý dự án Bạn nên Biết

Quản lý dự án là một công việc đi kèm với rất nhiều thuật ngữ và thuật ngữ. Một khi bạn đã biết tất cả những gì nó có nghĩa, nó là khá dễ dàng để làm theo các cuộc thảo luận và đóng góp có hiệu quả. Nó sẽ làm tăng sự tự tin của bạn trong công việc nếu bạn có thể hiểu những gì mọi người đang nói đến và giúp bạn thực hiện nghiêm túc hơn trong công việc nếu bạn sử dụng chính xác các điều khoản.

Đây là hướng dẫn của chúng tôi về 7 điều khoản quản lý dự án mà bạn nên biết.

1. Nguy cơ Rủi ro

là một thuật ngữ có liên quan đến những gì có thể sai trong dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng văn phòng mới, giá thép có thể tăng lên và điều này có thể ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Nhưng nó có thể không tăng lên. Tương tự, nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức bữa ăn ngoài trời hàng năm của công ty, có thể thời tiết tốt, nhưng có thể mưa. Tóm lại, rủi ro là điều chưa từng xảy ra.

Điều quan trọng là phải biết những rủi ro bao quanh dự án của bạn vì khi đó bạn có thể lên kế hoạch cho họ. Bạn có thể đặt 'Kế hoạch B' hoặc kế hoạch dự phòng vào hành động để tránh nguy cơ xảy ra ở nơi đầu tiên. Với giá thép và thời tiết không có nhiều bạn có thể thực sự làm để ngăn chặn chúng xảy ra, nhưng bạn có thể lập kế hoạch trong trường hợp họ làm.

Chẳng hạn, bạn có thể thuê một vùng biển hoặc thả neo với ô để nếu trời mưa vào dịp picnic, mọi người vẫn có thể có thời gian vui vẻ.

Bài viết này về những gì để đưa vào sổ đăng ký rủi ro của bạn sẽ giúp bạn bắt đầu.

2. Phát hành

Các vấn đề và rủi ro thường bị nhầm lẫn bởi các thành viên trong nhóm dự án và điều quan trọng là người quản lý dự án phải đảm bảo bạn đang nói về các vấn đề khi bạn muốn nói đến các vấn đề và rủi ro khi bạn nói đến rủi ro.

Nếu rủi ro là cái gì đó chưa xảy ra, một vấn đề đã xảy ra.

Các vấn đề chỉ là vấn đề mà đội dự án của bạn đang phải đối mặt.

Bạn có thể đã nhìn thấy nó đến (và coi nó như là một rủi ro để bắt đầu) hoặc nó có thể là hoàn toàn bất ngờ. Dù bằng cách nào, nó đã xảy ra bây giờ và bạn phải làm một cái gì đó về nó!

3. Mốc quan trọng

Mốc quan trọng là những điểm nhấn thời gian đánh dấu những khoảnh khắc quan trọng trong suốt dự án. Chúng thường được sử dụng cho:

• Bắt đầu một giai đoạn
• Kết thúc giai đoạn
• Kết thúc một phần lớn công việc hoặc một nhiệm vụ lớn
• Ghi nhận một thời hạn nhất định cố định
• Bất động sản ngày tháng trên kế hoạch

Hãy nghĩ đến cột mốc như ngày bạn viết trên lịch tại nhà - những khoảnh khắc quan trọng lớn trong một dự án như hoàn thành kiểm tra, hoặc bữa tiệc khởi động.

Các mốc quan trọng là một trong 9 thành phần của biểu đồ Gantt, vì vậy bạn sẽ thấy chúng trên lịch trình của dự án được hiển thị như viên kim cương.

4. Nhà tài trợ

Nhà tài trợ dự án của bạn nằm trong Ban Dự án. Họ là những người 'sở hữu' dự án và họ nhận được những lợi ích.Ví dụ: nếu bạn đang khởi chạy một hệ thống CNTT mới cho đội ngũ nhà máy sử dụng, Tổng giám đốc Nhà máy sẽ là nhà tài trợ dự án. Nhóm công nghệ thông tin sẽ là một phần của nhóm dự án nhưng họ sẽ không đảm nhận vai trò bảo trợ.

Nhà tài trợ dự án là người mà bạn có thể quay lại khi bạn cần hướng quản lý cao cấp. Điều này có thể là:

• Bỏ chặn một vấn đề
• Tìm một số tài nguyên
• Chấp thuận ngân sách
• Ra quyết định
• Đồng ý với đặc tả cuối cùng

Và vân vân. Người quản lý dự án báo cáo một cách hiệu quả cho nhà tài trợ trong suốt thời gian của dự án, cả về cơ cấu quản lý tuyến và theo nghĩa đen, với báo cáo dự án hàng tuần hoặc hàng tháng (hoặc theo thời gian thực).

Tìm hiểu thêm về vai trò của nhà tài trợ dự án.

5. Các bên liên quan

Các bên liên quan là những người khác tham gia và bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn. Một số dự án sẽ có các nhóm liên quan rộng khắp, bao gồm tất cả các bộ phận trong tổ chức. Những người khác sẽ có một phạm vi hạn chế hơn.

Một số bên liên quan nằm ngoài tổ chức của bạn, như chính phủ hoặc các cơ quan quản lý. Họ cũng cần phải được thông báo với những thông tin có liên quan.

Hầu hết các bên liên quan sẽ hỗ trợ (hoặc không nhất thiết) những thay đổi do dự án của bạn gây ra, nhưng không phải tất cả sẽ là!

Bạn sẽ gặp những người có liên quan không đang chào đón dự án của bạn bằng cánh tay mở! Nhận một số lời khuyên để đối phó với các bên liên quan khó khăn trong cuộc phỏng vấn này với chuyên gia quản lý dự án David Bryde.