5 Sự kiện Các kỹ năng lập kế hoạch cần thiết

Nếu bạn đang suy ngẫm sự nghiệp như là một người lập kế hoạch sự kiện, cho dù đó là với một công ty lập kế hoạch sự kiện, trong một sự kiện lập kế hoạch vị trí trong một tổ chức công ty, hoặc bắt đầu sự nghiệp lập kế hoạch kinh doanh của bạn, đó là thông minh để đảm bảo rằng công việc lập kế hoạch sự kiện là phù hợp. Ngoài việc học hỏi những điều khắt khe của kế hoạch sự kiện và công việc đòi hỏi, bạn cũng cần phải chắc chắn rằng bạn có các kỹ năng lập kế hoạch sự kiện cần thiết để thành công.

Các nhà hoạch định sự kiện thành công nhất có một hộp công cụ đầy những skillset ấn tượng. Trong số đó, đây là 5 kỹ năng lập kế hoạch sự kiện hàng đầu mà bạn sẽ tiếp cận thường xuyên và những kỹ năng có thể làm hoặc phá vỡ thành công của bạn.

5 Kỹ năng Lập kế hoạch Sự kiện Bạn Cần

1. Tổ chức cao

Trong kế hoạch sự kiện, thành công là ở các chi tiết. Và có rất nhiều người trong số họ! Theo dõi nhiều công việc, nhiều nhà cung cấp và liên tục thay đổi danh sách công việc phải làm - đồng thời giữ khách hàng của bạn hạnh phúc - có thể là một thách thức đối với một số người và gây khó chịu cho người khác. Được tổ chức chặt chẽ là điều cần thiết cho kế hoạch tổ chức sự kiện thành công. Đối với những người thực hiện và quản lý danh sách để giữ cuộc sống cá nhân của họ chạy trơn tru, tổ chức có thể đến tự nhiên. Đối với những người khác đấu tranh để nhớ thời hạn hoặc để nhận giặt khô, được tổ chức có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.

Các nhà hoạch định sự kiện có thể quản lý một sự kiện tại một thời điểm hoặc đang trong giai đoạn lập kế hoạch của nhiều sự kiện cùng một lúc.

Một số sự kiện, chẳng hạn như các hội nghị hàng năm, mất hơn một năm lập kế hoạch để các nhà hoạch định sự kiện phải được tổ chức trong một quãng đường dài.

Các công cụ tổ chức cho các nhà hoạch định sự kiện rất nhiều, từ phần mềm theo dõi đăng ký vào mẫu cho các biểu mẫu và bảng tính. Danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện được tùy chỉnh cho mỗi sự kiện là một trong những công cụ lập kế hoạch sự kiện có giá trị nhất bất kể khả năng tổ chức tự nhiên của bạn là gì

Vì vậy hãy tìm ra một hệ thống tổ chức phù hợp với bạn vì đây là một trong những kỹ năng lập kế hoạch quan trọng nhất mà bạn có thể có.

2. Bạn có thể

Mọi sự kiện đều có điểm gì chung? Những người! Bạn tương tác với ai và làm việc với ai trong quá trình lập kế hoạch các sự kiện? Những người! Những nhà hoạch định sự kiện thành công là những người có cuộc nói chuyện thân thiện, có khả năng giao tiếp tốt và những người lắng nghe tuyệt vời. Lập kế hoạch sự kiện là một nghề rất xã hội vì kết quả cuối cùng - chính là sự kiện - là hoặc một nhóm người lớn hay nhỏ. Hiểu người và thích thú khi nói chuyện với họ là một phần của công việc. Điều này không có nghĩa là, như một nhà hoạch định sự kiện, bạn sẽ dành phần lớn thời gian của mình cho bữa ăn trưa của khách hàng và thưởng thức cocktail tại các sự kiện xã hội. Không có gì. Lập kế hoạch sự kiện là công việc khó khăn và phần lớn là dành cho bàn làm việc với điện thoại hoặc máy tính.Tuy nhiên, khi trở thành người có khả năng dễ chịu thì phải làm gì khi giải quyết một trong những công việc lập kế hoạch sự kiện như sau:

• Đàm phán với khách sạn
• Thảo luận về các thực đơn với các nhà quản lý ăn uống
• Gặp gỡ các nhà cung cấp
• Kết nối mọi lúc mọi nơi
• Giám sát nhân viên sự kiện
• Làm việc trong sự kiện của bạn và tương tác với khách và công nhân
• Cuối cùng, trong cuộc sống hằng ngày, hầu hết chúng ta nhớ những người thân thiện, hữu ích mà chúng ta tương tác và sự tương tác có thể làm cho trải nghiệm thú vị hơn cho cả hai bên.

Biết cách liên hệ với những tính cách khác nhau, cách kết nối với người mà bạn muốn làm ăn và trở thành người tạo ra ấn tượng tích cực là chìa khóa thành công, vì vậy hãy xem xét kỹ năng lập kế hoạch quan trọng này. Không ai muốn làm việc với hoặc giúp đỡ những người khó nói chuyện, khó hiểu hoặc thô lỗ và không chuyên nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào.

3. Communicator xuất sắc (bao gồm Lắng nghe!)

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc là rất cần thiết trong nhiều ngành nghề. Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, truyền thông sai lầm có thể gây ra nhiều vấn đề cho cả người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng, và một sự hiểu lầm đơn giản có thể có kết quả thảm khốc. Việc có thể truyền đạt ý tưởng và ý tưởng một cách hiệu quả là một kỹ năng thực tế được sử dụng trên cơ sở hàng ngày bởi các nhà hoạch định sự kiện ở mọi cấp độ kinh nghiệm.

Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng các kỹ năng lập kế hoạch sự kiện như thế nào khi lập kế hoạch các sự kiện:

Giao tiếp bằng văn bản:

viết các đề xuất về sự kiện cho khách hàng tiềm năng

• tạo tài liệu để tiếp thị cho hợp đồng của bạn
• với sự giúp đỡ của khách hàng và nhà cung cấp
• soạn thảo lời cám ơn đến các vị khách mời và khách VIP
• Giao tiếp bằng lời:

khả năng giải thích phạm vi và mục đích của một sự kiện

• truyền đạt ý tưởng hiệu quả đến người giám sát, khách hàng hoặc nhà cung cấp < hiểu biết và xử lý thông tin được cung cấp, chẳng hạn như các mối quan tâm của khách hàng hoặc các câu hỏi của nhân viên nhà cung cấp
• đàm phán tỉ mỉ khách sạn một cách khéo léo, chi tiết hợp đồng, hoặc các tính năng bổ sung từ nhà cung cấp
• 4. Creative
• Các nhà hoạch định sự kiện thành công có ý tưởng. Rất nhiều chúng. Và với sự sáng tạo đó, khả năng biến đổi ý tưởng thành một cái gì đó hữu hình. Họ có thể có một tầm nhìn và mang nó đến cuộc sống. Từ việc phát triển một chủ đề độc đáo cho một bữa tiệc để đạt được một giải pháp trang trí có giá cả phải chăng đáp ứng được một ngân sách nhỏ, sự sáng tạo là điều cần thiết khi lập kế hoạch một sự kiện.

Sự sáng tạo cũng đóng vai trò khi phải đối mặt với những vấn đề không thể tránh được ngay cả trong những sự kiện được chuẩn bị kỹ càng nhất. Trong kịch bản này, sự sáng tạo có hình dạng dưới dạng giải quyết vấn đề. Có thể suy nghĩ sáng tạo để phát triển các giải pháp cho các vấn đề có thể tích cực tác động đến sự thành công của sự kiện của bạn.

5. Multitasker

Ở các giai đoạn khác nhau của quá trình lập kế hoạch sự kiện, có rất nhiều nhiệm vụ đang được quản lý. Bạn có thể đàm phán một hợp đồng khách sạn, gặp khách hàng để thảo luận các khách mời tiềm năng, đặt phòng cho người phục vụ ăn uống, phỏng vấn các nhà cung cấp thuê và khám phá các lựa chọn giải trí.Và đó chỉ là cho một sự kiện. Thêm nhiều sự kiện vào các giai đoạn lập kế hoạch cùng một lúc, và kết quả là một hành động tung hứng. Các nhà hoạch định sự kiện thành công cần biết làm thế nào để thực hiện nhiều nhiệm vụ và giữ nhiều khía cạnh của sự kiện di chuyển dọc theo cùng một lúc mà không có những nhiệm vụ rơi xuống bên lề đường.

Thành công nằm ở khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung vào từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên mà không bị phân tâm bởi những thứ khác cần chăm sóc hoặc trở nên quá tải bởi rất nhiều điều cần chú ý. Giữ bình tĩnh, tập trung và linh hoạt là những thuộc tính của đa nhiệm thành công.