Kế toán doanh nghiệp nhỏ với Quickbooks Camille Wright

Trong khi tôi ở hội nghị BlogHer ở San Francisco, tôi có cơ hội nói chuyện với Camille Wright, chuyên gia tư vấn kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ. Công ty của cô, Wright Solution, dạy các chủ doanh nghiệp nhỏ làm thế nào để theo dõi tài chính của họ và có được một hình ảnh tốt hơn về cách các công ty của họ đang làm.

Ba điểm chính trong cuộc phỏng vấn này với Camille Wright, một nhà tư vấn kinh doanh nhỏ, và chuyên gia về QuickBooks:

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ (đặc biệt là các chủ doanh nghiệp độc quyền) đều không biết doanh nghiệp của họ làm ăn như thế nào bởi vì họ không có sách duy trì tốt.

1. 
   Nhiều người dùng phần mềm tài chính, như Quickbooks, không tận dụng tối đa sức mạnh của phần mềm kế toán ngày nay.
2. 
   Intuit có
3. một tấn các phiên bản Quickbooks khác nhau (phần mềm kế toán doanh nghiệp) và Quicken (tài chính cá nhân). Có thể có một phiên bản đặc biệt phục vụ cho doanh nghiệp của bạn. Sau buổi họp, Camille đã trả lời nhiều câu hỏi trong cuộc phỏng vấn sau đây:

1. Một số khoản khấu trừ thuế bị bỏ qua nhất đối với những người khai thác dữ liệu và các doanh nhân trực tuyến là gì? Những khoản khấu trừ nào là sai lầm nhất?

Tôi nghĩ rằng khoản khấu trừ bị bỏ qua nhiều nhất cho đến nay là mileage. Vì hầu hết các blogger làm việc trong nhà, tất cả các mile lái từ trang web đó đến bất cứ nơi nào có liên quan đến kinh doanh sẽ đủ điều kiện để khấu trừ kinh doanh.

Với mức giá cước liên bang hiện tại là $. 585 mỗi dặm, đây có thể là một khoản khấu trừ đáng kể.

Tôi sẽ nói rằng khoản khấu trừ hiểu nhầm nhất là khoản khấu trừ 'Office In Home'. IRS có các hướng dẫn rất cụ thể liên quan đến không gian làm việc trong nhà và nếu các chủ doanh nghiệp chọn yêu cầu khấu trừ, họ cần chắc chắn rằng không gian đó nằm trong các thông số do IRS quy định.

Đây không thực sự là một khoản khấu trừ, nhưng tôi thấy rằng khoản mục bị bỏ sót nhất cho một doanh nghiệp nhỏ đóng vai trò chủ doanh nghiệp duy nhất là thuế tự doanh mà họ phải chịu và phải trả bốn lần mỗi năm. Thuế tự doanh (bảo hiểm xã hội và chăm sóc y tế) là khoảng 15,3% doanh thu thuần của bạn. Đó có thể là một khoản tiền lớn vào cuối năm nếu bạn không thực hiện các khoản thanh toán ước tính đúng trong suốt năm theo yêu cầu. Và tất nhiên, bạn sẽ cần thêm vào lãi suất do về việc trả lương thấp là tốt.

2. Nhiều doanh nhân trực tuyến nghĩ rằng vì họ không kiếm được nhiều tiền nên họ không cần phải lo lắng về kế toán. Bạn có đồng ý với điều đó không? Nếu bạn không, làm thế nào để bạn nói chuyện với họ để thay đổi suy nghĩ của họ?

Đây là một câu hỏi dễ dàng đối với tôi. Nếu bạn không giữ hồ sơ chính xác làm thế nào để bạn biết nếu bạn đang kiếm tiền hay không?

Mặc dù, nó không chỉ biết nếu bạn đang kiếm tiền mà còn làm thế nào bạn sử dụng số tiền mà bạn thực hiện.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ là những gì mà chúng tôi coi là khách hàng của hộp giày, điều này có nghĩa là chúng sẽ xuất hiện mỗi năm một lần tại văn phòng kế toán của họ với phong bì đầy đủ hóa đơn hoặc họ trình bày các trang và trang bảng tính Excel.

Dù họ bằng cách nào, họ không biết làm thế nào họ đang làm (trừ họ có tiền trong tài khoản ngân hàng của họ) cho đến khi kế toán của họ nói với họ sau khi ông đã giải mã được tất cả những mảnh giấy đó. Có thể là một cú sốc thực sự để tìm ra rằng bạn nợ tiền thuế của bạn khi bạn nghĩ rằng bạn đã không làm đủ để nợ bất cứ điều gì.

Ngoài ra, tôi thấy công việc kế toán vô giá như một công cụ lập ngân sách. Nếu bạn tiếp tục ghi lại thu nhập và chi phí của bạn, bạn sẽ có thể nhìn thấy hàng tháng trong nháy mắt khi bạn đang bận rộn là thời gian và khi bạn có thể cần phải thúc đẩy tiếp thị của bạn để thu hút nhiều doanh nghiệp hơn.

Nó cũng có thể cho bạn thấy chính xác khi nào và bao nhiêu bạn đang chi tiêu cho các chi phí khác nhau cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách xem xét chi phí của bạn trên cơ sở hàng tháng bạn có thể xác định khi nào và bao nhiêu tiền bạn thường cần để trang trải các chi phí đó.

Mặt khác, nó có thể hiển thị cho bạn các mặt hàng bạn có thể chi tiêu quá nhiều để bạn có thể tìm ra cách cắt giảm chúng trong tương lai hoặc lây chúng ra theo một cách khác.

3. Bạn có bất kỳ gợi ý về cách chọn một kế toán tốt?

Tôi muốn nói rằng tất cả các kế toán viên đều biết họ đang làm gì, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhận ra điều đó. Điều tốt nhất tôi có thể nói là mua sắm xung quanh. Không chỉ bạn cần phải tìm một người có kiến ​​thức cần thiết, mà còn cả người sẵn sàng làm việc với bạn, hãy ở đó khi bạn có thắc mắc hoặc vấn đề. Trong một cuộc trò chuyện ngắn với một kế toán viên tiềm năng, bạn sẽ có thể cho biết nếu bạn nhấp chuột vào.

Một điều cuối cùng về kế toán, chỉ vì họ có chỉ định CPA không có nghĩa là họ sẽ phù hợp nhất với bạn. Bạn muốn ai đó biết các quy tắc, nhưng bạn cũng nên tìm kiếm một người có thể làm việc và phát triển cùng với bạn.

4. Bạn đã tham khảo ý kiến ​​các chủ doanh nghiệp nhỏ trong gần hai thập kỷ. Bạn có nghĩ rằng các nhà kinh doanh trực tuyến (prologger, người bán eBay, web 2. 0 người) có nhu cầu kế toán khác nhau so với những người bắt đầu kinh doanh gạch và vữa? Họ có phải đối mặt với những thách thức khác không?

Thực sự, kinh doanh là kinh doanh. Tất cả chúng ta làm việc với các con số để kể câu chuyện của chúng tôi. Mặc dù, tôi nghĩ một vấn đề mà các nhà kinh doanh trực tuyến phải đối mặt là việc tích hợp các hồ sơ tài chính của họ với phần mềm chuẩn. Chúng ta đều biết rằng lập trình là ở đây ngày hôm nay và ngày mai lỗi thời vì vậy nó là vào ngành công nghiệp phần mềm kế toán để bắt kịp với nhu cầu của cộng đồng trực tuyến.

Có rất nhiều công ty phần mềm bên thứ ba có và đang tiếp tục phát triển các chương trình sẽ hoạt động như phần bổ trợ cho phần mềm kế toán chuẩn. Đây có trong các chương trình cơ bản hoặc chuyên ngành cụ thể vì vậy nó là tất cả vấn đề tìm kiếm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

5. Bạn có thể cho chúng tôi biết một chút về cách bạn bắt đầu Wright Solution và tại sao bạn muốn làm việc với các doanh nghiệp nhỏ?

Tôi luôn nhìn vào kinh doanh như là một loại trò chơi, một câu đố và tôi yêu các câu đố. Có một nơi và lý do cho mọi thứ và người kinh doanh chỉ cần tìm hiểu làm thế nào để đặt tất cả các mảnh lại với nhau để kể câu chuyện của họ.

Vấn đề tôi thấy sớm là hầu hết các công ty mới khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ tập trung vào hoạt động kinh doanh của mình. Đây là những gì họ nên làm nhưng họ có xu hướng để lại những điều cơ bản mà sẽ cho họ thấy những gì họ đang làm là có hiệu quả và có lợi nhuận.

Khi tôi làm việc với các doanh nghiệp nhỏ, tôi thích xem bóng đèn tiếp tục khi họ nhìn thấy hình ảnh chính xác về cách hoạt động kinh doanh của họ.

6. Bạn là thành viên của phòng kế toán viên của Intuit. Bạn có thể cho chúng tôi biết lý do tại sao bạn quyết định làm việc với Intuit?

Khi một số khách hàng hỏi tôi xem QuickBooks cho họ, tôi đã dành thời gian để học tất cả những gì tôi có thể làm về chương trình. Qua nhiều năm tôi đã phát hiện ra rằng nhiều người sử dụng chương trình không thực sự nắm bắt được những gì họ đang làm hoặc sức mạnh của chương trình, rất nhiều thời gian của tôi là dành cho việc sửa chữa công việc hoặc đào tạo khách hàng của tôi về chương trình.

Văn phòng Intuit Speakers được tạo thành từ các chuyên gia như tôi thích tận hưởng sự giúp đỡ của mọi người để tận dụng tối đa những sản phẩm mà Intuit sản xuất. Tôi ghét gặp mọi người đấu tranh khi tất cả những gì họ cần là một hướng dẫn nhỏ để đưa họ đi đúng đường.

Các sản phẩm QuickBooks là một giải pháp hợp lý cho chủ doanh nghiệp nhỏ và tôi nhận ra rằng nếu tôi muốn ở lại trong kinh doanh, tôi cần phải thành thạo các sản phẩm mà khách hàng của tôi sử dụng.

7. Gần đây, bạn đã tham gia làm chuyên gia kinh doanh tại hội nghị San Francisco của BlogHer, hội nghị viết blog hàng đầu dành cho phụ nữ. Một số câu hỏi thường gặp nhất từ ​​các blogger nữ là gì?

Hầu hết phụ nữ mà tôi đã nói chuyện đều rất sớm vào công việc kinh doanh của họ, vì vậy họ đang tìm kiếm thông tin về cách họ sắp xếp công việc kinh doanh của mình: là một chủ sở hữu duy nhất, một LLC hoặc một công ty.

Cũng có những câu hỏi về việc họ có thực sự cần phải nộp tờ khai thuế nếu họ không kiếm được nhiều tiền.

Sau đó, tất nhiên, có những câu hỏi tiêu chuẩn về số tiền họ có thể viết ra cho các chi phí khác nhau mà họ phải chịu.

8. Tôi đã nghe từ nhiều khách hàng doanh nghiệp nhỏ rằng QuickBooks có nhiều tính năng mà họ không sử dụng vì họ không có thời gian để khám phá và học hỏi. Họ có thể tìm sự giúp đỡ có thẩm quyền ở đâu? Cả hai đều miễn phí và cho tư vấn rộng rãi hơn.

Cơ sở dữ liệu QuickBooks ProAdvisor là nơi tuyệt vời để tìm trợ giúp. Nó cũng có thể truy cập trong bất kỳ chương trình QuickBooks nào. Đây không phải là dịch vụ miễn phí và không có sự trợ giúp của Intuit, những người được liệt kê trên cơ sở dữ liệu chính là các chủ doanh nghiệp nhỏ và tính phí nhiều loại phí phụ thuộc vào trình độ của họ trong các lĩnh vực khác nhau. Cũng giống như tìm một kế toán viên, nếu bạn cần giúp đỡ từ một ProAdvisor, tôi sẽ đề nghị bạn gọi cho một số để tìm phù hợp với bạn.

Để được trợ giúp miễn phí, bạn có thể tham gia QuickBooks Online Community.Ở đây bạn có thể hỏi Chuyên gia QuickBook và những người dùng QuickBook khác về cách sử dụng các tính năng cụ thể.

9. Intuit có rất nhiều sản phẩm mới có vẻ như họ sẽ giúp ích cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Nhưng có rất nhiều lựa chọn. Chủ doanh nghiệp nhỏ mới nên đi đâu để tìm đúng sản phẩm để bắt đầu?

Một nơi tốt để bắt đầu là bằng cách đi đến sách nhanh. com và nhấp vào Sản phẩm & Dịch vụ. Tại đây, bạn có thể xem bản đồ của tất cả các sản phẩm và dịch vụ của Intuit cho các doanh nghiệp nhỏ từ phần mềm tài chính và các giải pháp biên chế cho các dịch vụ tạo và thanh toán Website.

Một điều tôi muốn bổ sung là khi mua sắm mà sản phẩm sẽ phù hợp nhất nếu bạn chỉ mới bắt đầu, kích thước nhỏ hơn, và khá cơ bản, tôi sẽ đi với một phiên bản cơ bản hơn thay vì nhảy ngay vào phiên bản đắt tiền nhất. Tất cả các phiên bản được viết lại mỗi năm với chuông và còi mới để bạn có thể nâng cấp lên phiên bản mạnh mẽ hơn trong vòng một năm nếu cần thiết. Bạn muốn bắt đầu với một chương trình phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn, nhưng không quá phức tạp và đắt tiền mà nó sẽ áp đảo bạn phải off the bat.

Nếu bạn có nhu cầu tài chính tương đối đơn giản, bạn có thể muốn bắt đầu với QuickBooks Simple Start, một phiên bản miễn phí cơ bản của QuickBooks, và nâng cấp lên phiên bản mạnh mẽ hơn nếu bạn cần thêm chức năng sau này.

10. Trình quản lý thanh toán trông giống như một công cụ tuyệt vời cho nhân viên tự do. Bạn có thể cho chúng tôi biết một chút về những gì bạn thích về nó và cách so sánh với các công cụ lập hoá đơn dựa trên Web khác như Blinksale hoặc FreshBooks?

Trình quản lý Thanh toán Intuit giúp các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ bao gồm cả dịch vụ tự do tạo và quản lý hoá đơn trực tuyến. Chủ yếu dành cho các chủ doanh nghiệp đang sử dụng Excel và Word và muốn có một cách hiệu quả hơn để quản lý hóa đơn của họ nhưng chưa sẵn sàng để có được QuickBooks. Những gì tôi thích về Trình quản lý thanh toán là nó là bước đi quan trọng để phần mềm kế toán và chắc chắn tốt hơn so với bảng tính. Đơn giản chỉ để sử dụng, cho phép bạn gửi hóa đơn với nỗ lực tối thiểu, và nó miễn phí tại billingmanager. com - bạn không thể đánh bại nó.

Tôi không quen với Freshbooks và Blinksale vì vậy tôi không thể nhận xét về cách họ so sánh trực tiếp với Trình quản lý thanh toán. Tôi có thể nói dù rằng Trình quản lý thanh toán từ Intuit vì vậy nó ở đây để ở lại và nó tích hợp tốt với các sản phẩm Intuit khác như giải pháp thanh toán của công ty. Vì vậy, khi bạn đã lập hoá đơn cho khách hàng, bạn có thể được thanh toán nhanh hơn bằng cách chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng trực tuyến của họ.

[Lưu ý của biên tập viên: Đây là những nhận xét của tôi về các ứng dụng lập hóa đơn hàng đầu trên Web].

11. Nhiều blog bán chuyên nghiệp kiếm được vài trăm (hoặc nghìn) đô la một tháng. Họ đang sử dụng bảng tính Excel và muốn có một hệ thống kế toán mạnh mẽ hơn (nhưng vẫn phải chăng). Bạn đề xuất món gì?

Như tôi đã đề cập ở trên, tôi nghĩ rằng bất kỳ hệ thống kế toán nào cũng tốt hơn so với bảng tính hoặc phong bì. Có một số gói phần mềm trên thị trường, nhưng tôi cảm thấy rằng các sản phẩm QuickBooks là một sự phù hợp hoàn hảo cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.Các chương trình bao gồm từ cơ bản nhất đến một sản phẩm có thể xử lý các doanh nghiệp triệu đô la cần nhiều chức năng hơn.

Một trong những điều tốt nhất về QuickBooks là giá cả. Tôi đã tư vấn với khách hàng đã chi hàng ngàn đô la cho các sản phẩm có tên tuổi lớn hơn và chưa có kinh nghiệm thuận lợi. QuickBooks là một giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ cần phải có được và chạy trong một khoảng thời gian ngắn mà không có nhiều rắc rối. Theo thời gian và phát triển vượt bậc chương trình, họ có thể chuyển sang một sản phẩm cuối cùng cao hơn, nhưng bắt đầu ra tôi nghĩ rằng QuickBooks là cách tốt nhất để đi.

Tôi biết tôi có thể nghe giống như một nhân viên bán hàng của QuickBooks, nhưng tôi đã giải quyết nhiều doanh nghiệp nhỏ và đã tìm thấy các chương trình để làm việc rất tốt cho họ.

Một lần nữa, hãy nhớ rằng chìa khóa không thực sự là chương trình phần mềm mà bạn sử dụng, nhưng bạn sử dụng cái gì đó để tổ chức hồ sơ của bạn ở một nơi để cung cấp cho bạn hình ảnh tốt nhất về doanh nghiệp của bạn tại bất kỳ thời điểm nào.

12. Bạn có thể cho chúng tôi một số ví dụ về cách một doanh nhân trực tuyến có thể sử dụng QuickBooks để tổ chức?

QuickBooks có thể được sử dụng bởi bất kỳ doanh nghiệp nào, trực tuyến hay không. Tất cả là một vấn đề của việc thiết lập một tập tin để làm chính xác những gì bạn cần. Có những vấn đề cơ bản về kế toán cần phải tuân theo, nhưng sau đó, đã đến lúc phải chơi và thiết kế một chương trình phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Một vài khả năng sẽ được tùy biến các hoá đơn có tính cá nhân của riêng cá nhân của bạn hoặc thiết lập các loại khác nhau để theo dõi các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp của bạn. Có nhiều cách để sử dụng QuickBooks ngoài những điều cơ bản, chỉ cần một chút suy nghĩ và thời gian để thiết kế chương trình để có được thông tin quan trọng nhất để giúp bạn điều hành doanh nghiệp của bạn.

13. Phiên bản trực tuyến có thể thay thế phần mềm QuickBooks trên máy tính để bàn của tôi không? Tôi có cần nâng cấp lên phiên bản dành cho máy tính để bàn sau đó không?

QuickBooks Online Plus không có bộ tính năng giống hệt nhau đối với các sản phẩm máy tính để bàn QuickBooks khác. Tốt nhất cho các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ cần truy cập sách của họ từ xa và / hoặc cho phép nhiều người cùng làm việc đồng thời. Một số tính năng của nó là duy nhất trong khi nhiều sản phẩm giống hoặc tương tự với các sản phẩm QuickBooks khác. Bạn có thể kiểm tra biểu đồ này để so sánh giữa các phiên bản trực tuyến và máy tính để bàn của Quickbooks so-by-side-by-side. Vì QuickBooks Online khác với phiên bản dành cho máy tính để bàn, tốt nhất bạn nên quyết định xem nó phù hợp với bạn ngay từ đầu chứ không thay đổi phiên bản dành cho máy tính để bàn sau này.