Video: 5 BƯỚC QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ | Vlog | Giang Ơi 2024
Nếu bạn giống như hầu hết những người mà tôi biết, ý nghĩ dành một ngày trong các cuộc họp mặt sau sẽ làm cho bạn cảm thấy sợ hãi. Các cuộc họp có thể là nhàm chán, thường là không cần thiết, và chắc chắn mất thời gian từ những công việc khác. Nhưng các cuộc họp có thể rất hiệu quả và hiệu quả nếu họ được lên kế hoạch đúng.
12 bước đơn giản để lên kế hoạch Các cuộc họp hiệu quả
Bạn có thực sự cần một cuộc họp?
Đôi khi, chúng tôi nghĩ rằng cuộc họp chính thức là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin hoặc thảo luận một chủ đề. Nhưng nếu tin tức của bạn có thể được gửi qua email hoặc cuộc gọi hội nghị, hoặc chỉ bằng cách tập hợp một vài người trong văn phòng của bạn trong 15 phút, sau đó bỏ qua cuộc họp chính thức.
Đã bao giờ được mời tham dự cuộc họp và tự hỏi - nửa chừng - tại sao bạn ở đó? Đừng lãng phí thời gian của người khác bằng cách mời họ đến một cuộc họp mà họ không cần phải tham dự. Đó không phải là một cuộc họp hiệu quả. Một người nào đó trong kế toán cần phải có mặt tại cuộc họp để trả lời các câu hỏi về ngân sách? Sau đó mời một cá nhân từ kế toán phù hợp với nhiệm vụ đó.
Gửi lời nhắc nhở cuộc họp
Cuộc sống bận rộn và lịch trình nhanh chóng được đặt trước với các hoạt động theo kế hoạch. Gửi lời nhắc cuộc họp tiếp theo hai ngày trước cuộc họp của bạn. Điều này sẽ xác nhận những người trả lời rằng họ sẽ tham dự và cũng cho phép bạn biết trước thời hạn nếu lịch biểu đã thay đổi và những người tham gia chính không thể thực hiện được thời gian họp dự kiến.
Có một chương trình
Để lập kế hoạch các buổi họp hiệu quả, trước tiên bạn phải lên kế hoạch những gì sẽ được thảo luận. Mục tiêu của cuộc họp là gì? Bạn đang tìm kiếm cái gì để đạt được?
Phát triển một chương trình nghị sự trước thời hạn và phân phát nó cho người tham dự. Cho biết thời gian bắt đầu và bao gồm một danh sách ngắn các chủ đề cần được giải quyết. Đừng ngập trong cuộc họp của bạn với một chương trình nghị sự dài, quá chi tiết. Chỉ định bằng cách đặt tên cho bất kỳ cá nhân nào chịu trách nhiệm báo cáo về một khu vực cụ thể.
Hãy rõ ràng về kỳ vọng
Khi bạn gửi thông báo trước về cuộc họp, hãy rõ ràng về mục đích và mong muốn của bạn. Cuộc họp sẽ xoay quanh một bài thuyết trình và những người tham dự nên chuẩn bị để ghi chép? Hay đó là một phiên họp động não, nơi mà những người tham dự dự kiến sẽ xuất hiện với ý tưởng và đề xuất?
Trong một số nền văn hoá công ty, nhân viên tập trung để lắng nghe và sau đó quay trở lại nơi làm việc của họ. Trong các công ty khác, nhân viên tự do tham gia. Trong các cơ sở làm việc hợp tác hiện nay, sự tương tác và chia sẻ ý tưởng không chỉ được hoan nghênh tại các cuộc họp; nó thường là mục đích của cuộc họp.
Bắt đầu theo thời gian
Nếu bạn là người thường xuyên gặp mặt các cuộc họp đúng giờ, bạn sẽ hiểu làm thế nào bực bội khi cuộc họp thực tế không diễn ra trong 15 phút khi mọi người đổ xô vào phòng.
Điều gì không tránh khỏi xảy ra là mọi người đều biết rằng những cuộc họp này không bao giờ bắt đầu đúng giờ vì vậy
tất cả mọi người bắt đầu xuất hiện muộn. Phụ trách cuộc họp của bạn. Bắt đầu ngay vào thời gian bắt đầu cho trước. Đóng cửa và bắt đầu. Những kẻ ác sẽ nhanh chóng nhận được thông báo rằng họ đang đến muộn và họ chỉ nên làm cho rằng sai lầm một lần.
Giữ ngắn gọn và đơn giản
Hầu hết các cuộc họp được dự kiến trong một giờ khi - trong nhiều trường hợp - đủ 30 phút hoặc thậm chí 45 phút. Khi quá nhiều thời gian được phân bổ, kết quả thường lệ là thời gian bị lãng phí. Mọi người nán lại sau khi cuộc họp kết thúc hoặc dành quá nhiều thời gian cho một mục chương trình nghị sự nhất định. Giữ cuộc họp ngắn và đúng điểm.
Ở trên chủ đề
Một chương trình nghị sự sẽ không chạy cuộc họp của bạn một cách hiệu quả. Giữ chương trình làm việc và giữ các cuộc thảo luận từ lang thang đi trên tiếp tuyến.
Gỡ ra bất kỳ câu hỏi nào ngoài chủ đề, nói rằng đó là một chủ đề cho cuộc họp khác, nó sẽ được giải quyết riêng tư hoặc tương tự. Không ai thích một cuộc họp kín đáo nơi mà mục đích của cuộc họp đã diễn ra ở ghế sau cho những cuộc trò chuyện khác.
Thực hiện các cuộc họp nhỏ hơn Bên ngoài Phòng Hội nghị
Ngồi trong cùng một phòng họp quen thuộc thu thập được xung quanh cùng một bảng quen thuộc - đó là điều quen thuộc. Để khuyến khích nhân viên tương tác, suy nghĩ sáng tạo và thảo luận sôi nổi, hãy xem xét tham dự cuộc họp bên ngoài phòng họp tiêu chuẩn.
Hãy cân nhắc cuộc họp ở bàn bên ngoài nếu địa điểm và thời tiết cho phép. Hãy thử tập hợp trong một khu vực chung có ghế sofa và bàn nhỏ thay vì bàn hội nghị lớn và ghế xoay.
Đừng sợ áp dụng cách tiếp cận khác
Nếu cách tiếp cận cuộc họp không hiệu quả, đừng ngại chuyển khóa học. Ví dụ, nếu một phiên thảo luận tạo ra một căn phòng yên tĩnh với rất ít cuộc đối thoại, hãy thay đổi hướng. Hãy linh động và chú ý đến cách mà cuộc họp tổng thể đang tiến triển.
Sử dụng Công nghệ
Có kế hoạch sử dụng công nghệ để giữ người tham dự tham gia. Trong thế giới kỹ thuật số hiện nay, hầu hết mọi người thường nhìn thấy đồ hoạ hoặc video để hỗ trợ những từ họ nghe. Kháng cáo suy nghĩ đó và kết hợp các thiết bị nghe nhìn khi lên kế hoạch cho cuộc họp của bạn.
Máy tính được chiếu lên màn hình lớn và các bài thuyết trình của Ban Thông minh khuyến khích tương tác là một thay đổi đáng hoan nghênh từ các bài thuyết trình PowerPoint dài tiêu chuẩn.
Gửi bản tóm tắt cuộc họp
Trong một ngày sau cuộc họp, hãy gửi một bản tóm tắt ngắn về những gì đã được thảo luận. Phổ biến thông tin này qua email cho tất cả những người tham dự, những người không thể tham dự cuộc họp, và những người cần được thông báo.Cũng bao gồm bất kỳ mục hành động nào, chỉ định ai chịu trách nhiệm cho từng mục cũng như ngày đến hạn.
Kế hoạch Bất động sản đơn giản Nhưng hiệu quả
Kế hoạch kinh doanh bất động sản đơn giản là tốt đẹp để giúp bạn bắt đầu và giữ bạn trong kinh doanh cho rằng hai năm đầu quan trọng trong kinh doanh.
Lời khuyên để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả tạo ra kết quả
Dành nhiều thời gian vào cuộc họp? Nếu vậy, bạn không cô đơn. Mọi người dành rất nhiều thời gian trong các cuộc họp để biến thời gian họp thành kết quả là một ưu tiên.
ĐIều gì xảy ra nếu bạn không thể tham dự cuộc họp của các chủ nợ mà tòa án đã lên kế hoạch cho bạn?
Trong trường hợp phá sản, tất cả mọi người phải tham dự một cuộc họp các chủ nợ để trả lời câu hỏi của người quản lý phá sản. Tìm hiểu những gì bạn có thể làm nếu bạn không thể tham dự cuộc họp của chủ nợ.