10 Thói quen của người quản lý dự án thành công

Tại sao một số nhà quản lý dự án dường như mang các dự án vào đúng giờ, ngân sách, hài lòng khách hàng và những người khác … tốt … không?

Bạn đã nghe nói về cuốn sách của Stephen Covey, Thói quen 7 người có hiệu quả cao . Hôm nay chúng ta hãy nhìn vào 10 thói quen mà các nhà quản lý dự án thành công cao chia sẻ.

Tôi đã nhìn thấy những thói quen này được đề cập nhiều lần trong các cuộc đánh giá hiệu suất và trong các bài đánh giá cuối cùng của dự án, nơi khách hàng, nhóm hoặc nhà tài trợ cung cấp phản hồi cho người quản lý dự án.

Bạn không cần phải có 10 năm kinh nghiệm để thực hiện thành công mọi lúc. Bằng cách thay đổi thói quen và đánh răng lên kỹ năng của bạn, bạn có thể cải thiện đáng kể cơ hội dự án của bạn thành công (và cho mình một thời gian ít căng thẳng hơn tại nơi làm việc).

Và không theo thứ tự đặc biệt nào (ngoài số 10) hãy bắt đầu!

1. Sử dụng Đội Đúng

Các nhà quản lý dự án hiệu quả và thành công nhất biết được năng lực của các thành viên trong nhóm của họ. Điều này có nghĩa là họ có thể phân công đúng cho đúng người.

Sử dụng tài nguyên sai đối với một tác vụ có thể dẫn đến việc mất nhiều thời gian hơn hoặc đang được thực hiện không tốt. Nó thực sự giúp để biết được những điểm mạnh và điểm yếu của các cá nhân làm việc với bạn để bạn có thể phân bổ tốt nhất cho các nhiệm vụ dự án.

Tìm hiểu cách quản lý tài nguyên cũng giúp bạn tiết kiệm được thời gian.

2. Quản lý các vấn đề của dự án

Tất cả các dự án đều gây ra vấn đề theo thời gian. Các nhà quản lý dự án thành công không để nó làm họ lo lắng.

Họ biết các quy trình quản lý vấn đề và cũng tốt nhất để đối phó với các vấn đề khi chúng phát sinh.

Bạn cũng có thể làm điều đó. Một khi bạn biết làm thế nào để đánh giá một vấn đề dự án bạn sẽ thấy rằng quản lý vấn đề trở thành một thói quen dễ dàng để kết hợp vào thói quen hàng tuần của bạn. Dành thời gian để đọc nhật ký phát hành mỗi tuần và bạn sẽ sớm nhận ra rằng đó là một công việc dễ dàng để duy trì quản lý vấn đề.

3. Đối phó với những thay đổi

Các dự án được thiết kế để thay đổi mọi thứ nhưng sự thay đổi đó đang xảy ra với người khác! Thật khó để quản lý sự thay đổi nhằm mục đích trực tiếp vào nhóm dự án, làm cho lịch trình chi tiết của dự án trở nên khó khăn và tạo ra một công việc mới và toàn bộ thông tin cập nhật về tài liệu.

Các nhà quản lý dự án thành công có một quy trình quản lý thay đổi mà họ thực hiện. Sau các bước được xác định làm cho nó dễ dàng hơn để biến bất kỳ hành động thành một thói quen bởi vì nó có cấu trúc và lặp đi lặp lại.

Quy trình quản lý thay đổi như sau:

• Nhận thông tin về sự thay đổi
• Đánh giá sự thay đổi
• Xác định số lượng công việc cần làm để thay đổi
• Chuẩn bị một khuyến nghị về việc liệu nó có đáng giá không đi trước.

Sau đó, bạn nhận được quyết định từ nhà tài trợ của bạn về việc bạn nên kết hợp thay đổi hay không.

Lưu ý: Bạn có thể tự phê duyệt một số thay đổi nhỏ miễn là họ nằm trong phạm vi quyền hạn và mức độ thẩm quyền của bạn.

Các nhà quản lý dự án thành công biết rằng đối phó với những thay đổi là một phần của công việc và họ có kế hoạch giải quyết với họ khi họ phát sinh.

4. Quản lý chi phí dự án

Rất có khả năng dự án của bạn sẽ phải chịu chi phí, ngay cả khi bạn không có toàn quyền kiểm soát túi ví. Có thể quản lý các yếu tố tài chính trong kiểm soát của bạn phải là một thói quen bởi vì nếu bạn không tiếp cận nó thường xuyên và thường xuyên, bạn sẽ tìm thấy công việc trở nên quá lớn không thể làm tốt.

Các nhà quản lý dự án tuyệt vời luôn đứng trên đầu các chi phí với hệ thống hồ sơ làm việc cho hóa đơn, báo giá và ước tính. Có được thói quen sử dụng phần mềm lập ngân sách của bạn (ngay cả khi đó chỉ là bảng tính).

Bạn không thể quản lý chi phí dự án của bạn cho đến khi bạn có một kế hoạch về những gì bạn sẽ chi tiêu. Đọc cách này để tạo ngân sách dự án để bạn có thể bắt đầu.

5. Đội ngũ dự án

Nhóm dự án có nhiều khả năng sẽ không làm việc cho bạn, vậy tại sao nhóm xây dựng là một phần của những thói quen của các nhà quản lý dự án thành công?

Đó là vì bạn cần họ làm việc hiệu quả với nhau và bạn cần những cá nhân tham gia vào dự án để nhanh chóng đến một điểm mà họ tin tưởng lẫn nhau. Bạn nhận được thông qua việc xây dựng đội.

Hãy quan sát các tình huống mà đội của bạn đang tan rã. Cụ thể, hành vi bắt nạt là không thể chấp nhận.

Tìm ra những người quản lý dự án có thể làm gì về bắt nạt.

6. Hiểu được các quy trình

Thói quen thứ sáu của các nhà quản lý dự án thành công rất cao là họ hiểu những quy trình tồn tại trong phạm vi kiểm soát của họ.

Điều đó có nghĩa là họ biết những quy trình làm việc cần phải tuân thủ. Họ không lãng phí thời gian cố gắng để làm việc ra làm thế nào để viết một trường hợp kinh doanh bởi vì họ biết rằng có một thủ tục cho điều đó và họ có thể làm theo các bước.

Có nói rằng, các nhà quản lý dự án thành công nhất không phải là nô lệ để xử lý. Họ biết khi nào điều đúng là làm theo quy trình. Họ biết khi tốt hơn để tinh chỉnh nó một chút để làm cho các tác vụ tổng thể dễ dàng hơn cho tất cả mọi người. Một ví dụ có thể là loại bỏ bộ máy hành chính khỏi một dự án nhỏ bằng cách điều chỉnh các quy trình cho phù hợp.

7. Cập nhật Lịch biểu

Lịch trình của dự án không nên để tình huống ngẫu nhiên và các nhà quản lý dự án thành công nhất sẽ làm cho họ thường xuyên kiểm tra lịch trình của họ về tính chính xác và cập nhật chúng.

Có rất nhiều cách để theo dõi tiến độ của dự án nhưng điều quan trọng nhất là bạn làm điều đó! Nếu bạn đang cố gắng để làm cho thói quen này của riêng bạn sau đó đặt một cuộc họp ngắn trong nhật ký của bạn với chính mình và lịch trình của bạn một lần một tuần. Sử dụng cùng thời gian mỗi tuần và mất 30 phút để xem bạn ở đâu và ở đâu bạn cần. Thực hiện các sửa đổi cần thiết, báo cho nhóm và tiếp tục thực hiện dự án.

Lưu ý: Nếu lịch trình của bạn thay đổi có ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án hoặc vào ngày giao hàng cho các mốc quan trọng thì hãy nói chuyện với nhà tài trợ của bạn.Bạn không nên thay đổi các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch cơ bản mà không phải trải qua quá trình phê duyệt chính thức.

8. Quản lý Rủi ro Dự án

Biết được những gì để đưa vào sổ đăng ký rủi ro của bạn là một việc, nhưng thường xuyên xem xét nó và tác động vào những rủi ro được nêu lên là điều khác biệt.

Không đủ để bắt đầu dự án của bạn để xác định rủi ro và sau đó không nghĩ về chúng một lần nữa. Quản lý rủi ro cần phải là một phần của thói quen dự án của bạn bởi vì nếu không có nó bạn sẽ thấy rằng rủi ro chuyển thành các vấn đề và gây ra vấn đề cho bạn.

Đây là một lĩnh vực khác mà quy trình chuẩn và đặt một khe thông thường để thực hiện kiểm tra rủi ro có thể giúp ích. Bạn có thể đưa nó vào trong các cuộc họp nhóm của bạn. Làm cho nó một thói quen để xem xét rủi ro của bạn với đội bóng, đóng bất kỳ đó không còn là một mối đe dọa và kế hoạch hành động cho những người mà bạn muốn giảm nhẹ.

9. Thời gian theo dõi

Người quản lý dự án biết rất nhiều về quản lý thời gian dự án, nhưng có xu hướng nằm trong lĩnh vực lập kế hoạch và lập kế hoạch. Những gì chúng ta đang nói về đây là theo dõi thời gian trên cơ sở hàng ngày thường xuyên hơn. Chúng ta đang nói về thời gian biểu.

Các nhóm dự án thường không quan tâm đến việc sử dụng timesheets nếu họ chưa từng làm trước đây. Nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án có thời gian theo dõi vốn có trong sản phẩm. Điều đó có thể làm cho nó dễ dàng hơn để giới thiệu việc chuyển sang theo dõi thời gian như một nhóm.

Cho dù bạn có theo dõi thời gian của đội mình hay không (được khuyến cáo) điều quan trọng là bạn biết thời gian của bạn đi đến đâu trong ngày. Bạn nên làm cho nó một thói quen để giữ một lưu ý về cách bạn dành thời gian của bạn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu xem bạn đang dành thời gian vào các nhiệm vụ dự án ưu tiên hàng đầu. Bạn có thể nghĩ rằng bạn đang có, nhưng bạn có thực sự? Timesheets hoặc thời gian ghi âm của một số hình thức sẽ giúp đỡ, ngay cả khi nó chỉ là một giờ đăng nhập vào một notepad.

10. Đổi mới kinh doanh

Cuối cùng, thói quen làm cho các nhà quản lý dự án thành công nhất là khả năng đánh giá kết quả đầu ra của dự án với kết quả kinh doanh. Dự án của bạn được thiết kế để đạt được điều gì đó tuyệt vời cho công ty và bạn đã làm điều đó. Tuyệt quá.

Nhưng nếu người dùng không sử dụng sản phẩm hoặc phần mềm của bạn nhanh chóng bị lỗi thời hoặc khách hàng không hề ngạc nhiên như bạn … thì dự án của bạn đã lãng phí thời gian.

Nhóm dự án thành công nhất đảm bảo rằng họ biết kết quả kinh doanh mà họ đang nhắm đến. Họ xây dựng một giải pháp mang lại thay đổi kinh doanh đó một cách bền vững. Những gì họ cung cấp khi dự án kết thúc được sử dụng hoàn toàn và hoàn toàn được thông qua bởi khách hàng. Đó là một thành công bởi vì nó đã được xây dựng để trở thành một thành công ngay từ đầu.

Hiểu các mục tiêu kinh doanh là một tiêu chuẩn quan trọng cho bất kỳ người quản lý dự án nào muốn tạo ra ảnh hưởng đến khách hàng và các bên liên quan. Nếu bạn có thể cho thấy rằng bạn đã cung cấp một cái gì đó có giá trị, sau đó nó rất dễ dàng để chứng minh tác động bạn có và giá trị mà bạn mang lại cho công ty.

Làm thói quen hỏi các bên liên quan về giá trị kinh doanh mà họ mong muốn và cách họ muốn sử dụng bất cứ điều gì dự án của bạn đang cung cấp cho họ.Nói chuyện với họ về cách họ xác định thành công. Bạn có thể xây dựng nó vào một quá trình lặp lại vào đầu mỗi dự án.

Bạn có bao nhiêu thói quen để thành công?

Đã đọc danh sách, bạn đã bao nhiêu thói quen? Có thể có những thứ ở đây mà bạn làm ngày hôm nay và những người khác mà bạn biết rằng bạn nên làm nhiều hơn một nỗ lực để làm thường xuyên. Tin vui là việc tạo ra một thói quen mới là tương đối dễ dàng nếu bạn cam kết thực hiện nó. Chẳng bao lâu những điều này sẽ là bản chất thứ hai và bạn sẽ trở thành một trong những nhà quản lý dự án thành công nhất trong công ty của bạn.

Những người nào sẽ bắt đầu làm việc và xây dựng trong thói quen hàng tuần của bạn?

Đọc thêm

Tôi khuyên đọc bởi Charles Duhig Sức mạnh của Thói quen