Những điều bạn phải biết về các cấu trúc quản trị dự án

Bạn có biết quản trị dự án là gì và nó trông như thế nào? Hay phải làm gì nếu bạn đang làm việc trong một môi trường mà nó không tồn tại? Hãy bắt đầu với một định nghĩa.

Quản trị dự án: Định nghĩa

Quản trị "trong các điều khoản quản lý dự án đề cập đến các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn, quy trình và hướng dẫn xác định cách các dự án được lãnh đạo, vận hành và kiểm soát tại tổ chức của bạn.

Quản trị có thể rộng và 'nặng' với rất nhiều quan liêu, hoặc sơ sài và 'nhẹ' (trong trường hợp đó có lẽ là không hiệu quả).

Các nhà quản lý cần hướng tới việc quản lý đúng mức cho môi trường và văn hoá. Đảm bảo các chính sách quản lý của bạn phù hợp với mục đích là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng chúng có hiệu quả.

Quản trị bắt đầu ở vị trí hàng đầu. Ban giám đốc công ty nên cam kết với ý tưởng quản trị tốt và thực tế là các dự án phải được quản lý đúng đắn, theo những hướng dẫn cụ thể. Thái độ và các tiêu chuẩn này dự kiến sẽ lọc xuống các Ban Dự án và các nhà lãnh đạo dự án (và các nhóm chương trình, nếu có).

Tại sao các vấn đề quản lý dự án

Nhà tài trợ dự án của bạn và các bên liên quan chính khác muốn biết bạn đang chi tiêu ngân sách dự án đúng cách. Họ muốn thấy rằng bạn đang theo dõi tiến độ của dự án một cách hiệu quả và bước vào để quản lý rủi ro dự án khi cần thiết.

Nhưng lý do để quản lý tốt các dự án đi xa hơn.

Quản trị là yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là trong khu vực công.

Các chính phủ và nhà quản lý yêu cầu (và trong một số trường hợp thực thi) các tiêu chuẩn nhất định cho một số dự án. Quản trị không chỉ là một vấn đề nội bộ: nhiều công ty hoạt động trong các thị trường được quy định sẽ phải tuân thủ các hướng dẫn từ luật pháp bên ngoài, như Sarbanes-Oxley. Quản lý dự án là một phần nhỏ để có thể chứng minh rằng công ty của bạn hoạt động có hiệu quả và theo hướng dẫn và quy định cụ thể cho ngành của bạn.

Quản lý dự án cũng giúp bạn:

Cải thiện lợi tức đầu tư và theo dõi các khoản đầu tư có hiệu quả
Tăng giá trị cho các dự án
Tránh những lý do phổ biến tại sao dự án thất bại
Giao tiếp hiệu quả hơn
Giới thiệu tiêu chuẩn hóa giữa các dự án, giúp so sánh hiệu suất
Giảm thiểu rủi ro
Phát triển và động viên nhân viên trong một môi trường có cấu trúc

Quản lý dự án trông như thế nào

Vì vậy, bây giờ chúng ta biết quản trị dự án là gì, trông giống như trong một dự án? Dưới đây là các loại hoạt động thể hiện sự quản trị trong môi trường dự án:

Có một chu kỳ quản lý dự án có kỷ luật bao gồm các điểm xác định để phê duyệt.Đây là những điểm mà thảo luận về tính khả thi của dự án và quyết định có tiếp tục với công việc hay không.
Các dự án có trường hợp kinh doanh rõ ràng, và các vụ việc kinh doanh có đủ thông tin để cho phép các đội quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn.
Những quyết định đó được ghi chép và thông báo đầy đủ.
Những người làm việc trong các dự án đã xác định được vai trò và trách nhiệm.
Có một nền văn hóa học hỏi liên tục cho phép các nhóm dự án tiếp tục cải tiến và thảo luận các bài học kinh nghiệm trong một môi trường không có lỗi.
Có các quy trình và quy trình cho phép các nhóm dự án xem xét lại dự án của họ và yêu cầu sự hỗ trợ độc lập nếu có yêu cầu.
Các bên liên quan được tham gia và họ tin tưởng vào tiến trình.
Các nhóm dự án bao gồm các cá nhân có kinh nghiệm và có trình độ về các vai trò có liên quan.

Quản lý các dự án có liên quan đến các cấu trúc quản trị trong tổ chức nói chung. Nếu bạn cho rằng mục tiêu chính của quản trị dự án là đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng cách, bạn có thể thấy nó liên quan đến quản trị tài chính ở cấp công ty, quản lý rủi ro doanh nghiệp và nhiều hơn nữa.

Quản lý dự án phải phù hợp với quy trình tổ chức hiện tại của bạn. Nói cách khác, không tạo ra một quy trình quản lý tài chính hoàn toàn mới khi bạn đã có một quy trình hoạt động trong các lĩnh vực khác! Sử dụng những gì hiện đang tồn tại và tinh chỉnh các quy trình của công ty để làm cho chúng phù hợp để sử dụng trong một môi trường dự án.

5 Các lĩnh vực Trọng tâm cho Quản trị dự án

Khi bạn bắt đầu xem xét nó, bạn sẽ nhận ra rằng quản trị dự án là phổ biến thông qua tất cả các yếu tố trong quản lý dự án.

Tuy nhiên, có một số lĩnh vực trọng tâm tập trung ở những nơi có sự liên quan đặc biệt.

Phương pháp luận và Quy trình: Chúng giúp bạn thực hiện công việc một cách đáng tin cậy và bền vững.
Quản lý tri thức: Điều này rất quan trọng cho các bài học kinh nghiệm và đảm bảo rằng tổ chức học hỏi từ kinh nghiệm của dự án. Quản lý tri thức là rất cần thiết nếu bạn muốn dừng lại những sai lầm tương tự nhiều lần.
Quản lý dự án trưởng thành: Khi sự trưởng thành quản lý dự án tổ chức của bạn tăng lên, khả năng của bạn cũng sẽ được phân phối thành công.
Mức mua cao cấp: Cam kết về quản lý dự án bắt đầu ở vị trí hàng đầu. Nếu bạn có hỗ trợ quản lý, điều này sẽ giảm xuống thông qua tất cả các cấp độ của doanh nghiệp và cách tiếp cận quản trị sẽ bền vững hơn.
Văn hoá Hỗ trợ: Văn hoá hỗ trợ, chứ không phải đổ lỗi, sẽ đảm bảo rằng các nhà quản lý dự án có môi trường thích hợp để phát triển. Văn hoá hỗ trợ do Văn phòng Quản lý dự án hoặc Giám đốc dự án dẫn đầu sẽ giúp các nhà quản lý dự án đạt được mục tiêu và mục tiêu của dự án.

Cần làm gì nếu không có tiêu chuẩn doanh nghiệp

Nhiều người quản lý dự án trong các tổ chức nhỏ hơn tự thấy mình đang điều hành các dự án trong một môi trường hỗ trợ, và nơi mua sắm cho khái niệm quản lý dự án, nhưng không có chính thức cơ cấu tổ chức tại chỗ để cho ăn.

Trong trường hợp đó - và nó không chỉ dành cho các tổ chức nhỏ - bạn sẽ được thiết kế mô hình quản lý dự án từ đầu. Nếu không có một cách tiếp cận quản trị dự án mà bạn có thể tháo dỡ và phù hợp với dự án của bạn, bạn sẽ phải xây dựng của riêng bạn.

Đó không phải là khó khăn như nó có thể có vẻ!

Bắt đầu bằng việc thiết lập các thông tin cơ bản:

Tạo tài liệu về vai trò và trách nhiệm
Đảm bảo bạn có nhà tài trợ
Hãy chắc chắn rằng bạn có một Ban Dự án hoặc một nhóm chỉ đạo và sắp xếp các cuộc họp định kỳ mà bạn thực hiện và phân phối các biên bản
Thiết lập quy trình quản lý rủi ro
Thiết lập quy trình quản lý thay đổi
Xây dựng các điểm vào lịch trình dự án của bạn để kiểm tra tính khả thi của dự án so với mục tiêu ban đầu của trường hợp kinh doanh (kết thúc mỗi giai đoạn của giai đoạn là điểm tự nhiên để đưa các kiểm tra).

Cuối cùng, trách nhiệm của nhà tài trợ dự án là đảm bảo rằng có sự quản lý phù hợp, nhưng các nhà quản lý dự án cũng có thể đóng vai trò tích cực trong việc này.

Quản trị có thể là một trong những chủ đề khô hạn hơn trong quản lý dự án nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất. Đó là cách mà các đội quản lý cấp cao biết rằng bạn đang làm việc tốt và nó đảm bảo với họ rằng dự án đang mở ra như là cần. Nó cũng cung cấp séc và cân bằng cần thiết cho các nhà quản lý để biết rằng tiền đang được chi tiêu theo những cách thích hợp và phù hợp với trường hợp kinh doanh.