Làm thế nào để tiết kiệm thời gian cho các cuộc gọi đi

Quản lý thời gian qua điện thoại rất quan trọng vì điện thoại vẫn là công cụ truyền thông chủ yếu cho hầu hết các doanh nghiệp nhỏ. Nhưng phần lớn thời gian mà các doanh nghiệp chi tiêu bằng điện thoại là một sự lãng phí thời gian. Thay vì liên lạc với những người mà chúng tôi muốn liên lạc với khi thực hiện các cuộc gọi đi, chúng tôi lãng phí thời gian nói chuyện với người khác hoặc máy móc, chơi vòng vô tận của thẻ điện thoại.

Nhưng nếu chúng ta chỉ có thể gọi và nói chuyện với những người chúng tôi muốn nói chuyện, nói những gì chúng tôi muốn nói và tiếp tục?

Hãy tưởng tượng chúng ta có thể làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu và bao nhiêu thời gian chúng ta phải làm những việc khác.

Chúng ta có thể - và tất cả phải mất là một chút chuẩn bị trước. Cho dù họ là nhà cung cấp, khách hàng thường xuyên hay nhà thầu, nhiều người trong chúng ta cũng gọi lại cho những người cùng một lúc.

Giữ thông tin liên lạc của bạn cập nhật

với chi tiết tiết kiệm thời gian để bạn không lãng phí thời gian cố gắng tiếp cận những người không có sẵn.

Chẳng hạn, nếu bạn biết rằng một người cụ thể nào đó bạn muốn tiếp cận ăn trưa từ 1 đến 2 p. m. mỗi ngày, tại sao phí thời gian của tôi cố gắng gọi cô ấy trong thời gian này? 2) Ghi số cho những người bạn gọi thường xuyên vào điện thoại của bạn.

Tôi ngạc nhiên bởi những người không làm điều này, vì thời gian bạn tiết kiệm khi bạn không nhìn lên con số và đấm chúng vào cũng tuyệt vời.

3) Lập kế hoạch các cuộc gọi đi của bạn. Trước khi bạn gọi, hãy ghi lại mục tiêu chính của cuộc gọi và những điểm chính bạn muốn đề cập.

Điều này sẽ giúp bạn giữ vững quan điểm khi sử dụng điện thoại và đảm bảo rằng bạn sẽ bao gồm mọi thứ bạn muốn trang trải, tiết kiệm thời gian trong cuộc gọi và tránh phải gọi lại vì quên. Xem 11 kỹ thuật gọi điện thoại lạnh cho Bán hàng Thành công để làm thế nào để chuẩn bị một kịch bản mở sẽ giúp bạn ở lại chủ đề.

4) Nếu bạn đang gọi cho ai đó đã nhập vào cơ sở dữ liệu danh bạ của bạn,

có tất cả thông tin về người bạn đang gọi trước mặt bạn khi bạn gọi.

Cho dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc Rolodex, đây là một trợ giúp về bộ nhớ tuyệt vời trong suốt cuộc gọi. Thêm vào đó, nếu bạn không phải tìm kiếm cái gì đó như tên chồng của khách hàng, bạn sẽ có tùy chọn ghi chép trong khi gọi, tiết kiệm nhiều thời gian hơn. 5) Tất nhiên, nếu bạn muốn thực hiện ghi chú trong khi gọi (hoặc làm bất cứ điều gì khác trong khi bạn đang nói chuyện trên điện thoại), một speakerphone hay tai nghe là điều cần thiết. Giải phóng đôi tay của bạn

có thể giải phóng rất nhiều thời gian. 6) Nếu bạn truy cập vào máy trả lời của ai đó hoặc thư thoại, để lại một tin nhắn đầy đủ cho số điện thoại của bạn hai lần và nêu rõ lý do bạn gọi .Ví dụ, "Đây là Susan Ward tại (số điện thoại) Tôi đang gọi để thảo luận về ước tính dự án của bạn Bạn có thể liên lạc với tôi tại số (số điện thoại) chiều nay."

Ghi số của bạn hai lần cho người nhận thông điệp một cơ hội tốt hơn để nhận nó đúng và nhận được nó bằng văn bản mà không cần phát lại tin nhắn. 7) Không được ép buộc điện thoại . Khi bạn đang cố tiếp cận ai đó và bạn không có, bạn nên gọi lại - có lẽ là nửa giờ!

Nhưng nếu bạn đã để một thông điệp thích hợp, bạn không cần lãng phí thời gian để lại tin nhắn lặp lại (và điền vào máy trả lời tự động hoặc thư thoại). Cho người bạn gọi một khoảng thời gian hợp lý để gọi lại, chẳng hạn như cho đến ngày làm việc tiếp theo.

8) Lập lịch các cuộc gọi điện thoại của bạn và làm cho tất cả cùng nhau trong một khoảng thời gian nếu có thể. Hầu hết chúng ta không giỏi về đa tác vụ và mất rất nhiều năng suất khi chúng tôi lướt qua lại từ công việc này sang nhiệm vụ khác. Vì vậy, nếu bạn có hàng tá cuộc gọi để thực hiện vào một ngày cụ thể, hiệu quả hơn là làm cho tất cả trong một giờ đồng hồ hơn là làm một hoặc hai lần và sau đó thực hiện thêm ba cuộc gọi nữa sau một 45 phút sau đó.

9) Đặt các cuộc gọi điện thoại đi của bạn, nếu có thể.

Nếu đó không phải là cuộc gọi nhanh, khi bạn lần đầu gọi cho ai đó, hãy giới thiệu bản thân, nói cho cô ấy lý do tại sao bạn gọi điện thoại, và sau đó hỏi cô ấy xem đó có phải là thời điểm thuận tiện để nói chuyện hay không nếu cô ấy thích đặt thời gian để thảo luận về nó. Sau đó sắp xếp để bạn gọi cô ấy vào thời điểm đó. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian ngay tại chỗ mà còn giúp tiết kiệm thời gian khi bạn gọi lại cho người đó bởi vì cả hai chúng tôi đều chuẩn bị để thảo luận về vấn đề bạn đã từng gọi.

10) Nếu có thể, hãy thực hiện các cuộc gọi điện thoại đi của bạn trong "thời gian chính". Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhiều người đang ở trong văn phòng của họ vào sáng sớm và có thể đạt được từ 8 a. m. và 11 a. m.

Bạn muốn có thêm mẹo để xử lý cuộc gọi điện thoại? Sau đó, bạn sẽ muốn đọc phần đồng hành trong bài báo này, Mẹo Quản lý Thời gian Đối với Cuộc gọi Điện thoại Inbound.

Bạn cũng có thể muốn đọc: Làm thế nào để tiết kiệm thời gian và có thêm thời gian vào cuộc sống bận rộn của bạn

11 Mẹo Quản lý Thời gian làm việc