Làm thế nào để tiết kiệm thời gian cho cuộc gọi điện thoại đến - Điện thoại Mẹo

Các cuộc gọi điện thoại đến có thể ăn mất rất nhiều thời gian và làm giảm năng suất của bạn một cách nghiêm trọng bằng cách kéo bạn khỏi những công việc khác. Nhưng cũng giống như có nhiều cách để xử lý các cuộc gọi điện thoại đi kèm để cải thiện việc quản lý thời gian của bạn, có nhiều cách xử lý các cuộc gọi điện thoại đến để giảm thời gian bạn nói chuyện trên điện thoại - mà không hề thô lỗ với người được gọi bạn. Những mẹo trả lời điện thoại này sẽ giúp ích.

-1->

Mẹo về điện thoại cho các cuộc gọi đến

1) Trả lời điện thoại của bạn bằng lời chào điện thoại hợp lý.

Ví dụ, khi trả lời điện thoại nói gì đó như "Cypress Technologies, Susan nói, tôi có thể giúp gì cho bạn?" Điều này không chỉ giúp người gọi biết rằng họ đã đạt được mục đích kinh doanh mà còn phải chịu trách nhiệm về việc trả lời câu hỏi, tiết kiệm thời gian cho những câu hỏi thăm dò như "Công ty Cypress Technologies" có phải là trò chuyện nhàn rỗi không.

2) Nghĩ và ưu tiên khi bạn nói.

Cuộc gọi có được xử lý tốt nhất ngay bây giờ hoặc muộn hơn không? Nhiều người trong số các cuộc gọi điện thoại mà doanh nghiệp nhận được là những yêu cầu nhanh chóng được trả lời một cách dễ dàng, chẳng hạn như "Bạn mở cửa đến bao giờ?" Nhưng những người khác liên quan đến các câu trả lời phức tạp và tốn thời gian hơn. Nếu đúng như vậy, hãy nói với người gọi như vậy, và hỏi xem khi nào thì thuận tiện để gọi điện thoại cho cô ấy để thảo luận.

3) Sử dụng các kỹ thuật như diễn giải và tóm tắt để giữ các cuộc gọi điện thoại theo đúng đường.

Nếu bạn đang nói chuyện với ai đó trên điện thoại có vẻ như muốn trò chuyện hoặc đi lạc từ điểm này, hãy nói điều gì đó chẳng hạn như "Vì vậy, những gì tôi nghe bạn nói là …" hoặc "Vì vậy, điểm chính là … "hoặc" Is (chèn bản tóm tắt) một bản tóm tắt công bằng những gì bạn đang nói? " Thật khó nói chuyện với ai đó từ chối trò chuyện.

4) Có thói quen đóng mỗi cuộc gọi điện thoại đến với tóm tắt về hành động mà bạn và người gọi đã đồng ý thực hiện.

Mặc dù việc này chỉ mất vài giây trong hầu hết các trường hợp, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách tránh lỗi và cần phải kiểm tra lại. Ví dụ, sau một cuộc trò chuyện mà trong đó bạn sắp đặt một cuộc họp với khách hàng, bạn có thể nói, "Tốt

Tôi sẽ gặp bạn tại văn phòng của bạn tại (chèn vị trí ) vào lúc 10 giờ sáng ngày mai và chúng ta sẽ đi qua các mẫu với nhau. "

5) Giữ một bảng thông báo và viết các công cụ thực hiện bởi tất cả các điện thoại của bạn, do đó bạn có thể ghi lại chi tiết trong khi gọi.

Đây không chỉ là thời điểm quản lý thời gian tốt, giúp bạn tập trung vào cuộc gọi, nhưng giúp đỡ để quản lý thời gian sau nếu bạn cần tìm và / hoặc xem lại chi tiết của một cuộc hội thoại cụ thể.

6) Cung cấp cho khách hàng và khách hàng tùy chọn email.

Nhiều người trong số họ sẽ sử dụng email để liên hệ với bạn hơn là gọi điện thoại nếu họ biết địa chỉ email của bạn là gì.Đảm bảo rằng địa chỉ email của công ty bạn nổi bật trên danh thiếp và trên trang web của bạn, nếu bạn có. Nếu bạn có địa chỉ email, hãy gửi email cho khách hàng hiện tại và khách hàng của bạn, đề cập đến tùy chọn email và giới thiệu nó như một cách để cải thiện giao tiếp.

7) Sử dụng công nghệ để quản lý thời gian bạn trả lời điện thoại.

Tối thiểu, doanh nghiệp của bạn nên có một máy trả lời tự động và thư thoại. Thiết lập các kịch bản kinh doanh phù hợp và sử dụng chúng để trả lời điện thoại cho bạn khi bạn ra khỏi văn phòng hoặc cần phải làm việc gì đó không bị gián đoạn. Sau đó sắp xếp thời gian để trả lời những tin nhắn điện thoại này mỗi ngày.

Về quản lý thời gian, bạn sẽ có được thời gian quý báu bằng cách nhóm các cuộc gọi điện thoại lại với nhau.

8) Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp tại nhà, hãy mua điện thoại hoặc đường dây doanh nghiệp riêng biệt.

Bạn cần có một điện thoại "chỉ dành cho doanh nghiệp" thứ hai có máy trả lời tự động "business-only" và / hoặc thư thoại. Không chỉ là chuyên nghiệp hơn, nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để lội qua tin nhắn và xác định những người có liên quan đến kinh doanh.

9) Luôn luôn có một người trả lời điện thoại.

Việc có máy hoặc tệ hơn, hệ thống Tự động Trả lời bằng giọng nói Tương tác (IVR) tự động sẽ thực sự tắt mà sẽ làm bạn kinh doanh khi mọi người không để lại tin nhắn hoặc gọi lại. Nếu trả lời các cuộc gọi điện thoại đến là mất quá nhiều thời gian trong ngày, hãy cân nhắc thuê một nhân viên tiếp tân hoặc một dịch vụ trả lời chuyên nghiệp để trả lời điện thoại cho bạn.

Chi phí để có người khác làm điều đó có thể được bù đắp bởi sự gia tăng năng suất và doanh thu của bạn.

10) Viết một kịch bản viết cho các câu hỏi thường gặp (và câu trả lời) được đăng bởi điện thoại của bạn.

Tiết kiệm thời gian cho bạn và nhân viên nếu họ không phải tìm kiếm câu trả lời hoặc nghĩ về cách trả lời một yêu cầu cụ thể khi trả lời điện thoại.

Lời khuyên về Mẹo Điện thoại

Hãy nhớ rằng, điện thoại được coi là một công cụ kinh doanh chứ không phải là một công cụ thỉnh thoảng gây trở ngại cho ngày làm việc của bạn. Xử lý các cuộc gọi điện thoại gửi đến của bạn theo những mẹo quản lý thời gian này sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn thời gian, cải thiện năng suất và đặt điện thoại trở lại đúng vị trí thích hợp - giúp bạn điều hành kinh doanh hơn là điều hành bạn.