Các bước để tạo lịch tài trợ

Nếu bạn là nhà văn tài trợ, cuộc sống của bạn có lẽ là điên với thời hạn và bảng tính. Nhưng có một cách để làm cho nó dễ dàng hơn nhiều.

Thiết kế lịch viết tài trợ nhằm giúp bạn tập trung, đúng thời gian và chịu trách nhiệm về tất cả các chi tiết.

Mỗi năm một lần, một lịch tài trợ có thể là một công cụ tuyệt vời giúp bạn chỉ sau khi tài trợ phù hợp nhất cho các chương trình của bạn và giúp bạn duy trì các điều khoản tốt với các nhà tài trợ.

Phát triển một lịch đề nghị trợ cấp hiện nay, và xây dựng một bản đồ cho thành công gây quỹ trong tương lai.

Tạo ra một kế hoạch tài trợ toàn diện mất thời gian và có thể là một chút bắt buộc. Tuy nhiên, một chút công việc trước sẽ giúp bạn tiết kiệm vô số giờ và nguồn lực trong năm. Bạn thậm chí có thể để thư giãn một chút.

Dưới đây là một số bước đơn giản để bắt đầu vào lịch tài trợ của bạn.

1. Chọn mẫu cho lịch đề nghị cấp tài trợ của bạn

Định dạng bạn chọn phụ thuộc vào nhu cầu tổ chức, đội ngũ và phong cách làm việc cá nhân của bạn. Đối với nhiều tổ chức, một bảng tính, chia ra hàng tháng, hoạt động khá tốt. Những người khác thích chi tiết hơn mà phần mềm quản lý dự án cung cấp.

Bất kể định dạng, mỗi lịch tài trợ sẽ cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh về tháng, thời hạn, hành động cần thiết để hoàn thành đề xuất và trạng thái của ứng dụng. Bạn có thể tìm thấy mẫu mẫu lịch trợ cấp ở đây.

Lịch trình của bạn cũng nên bao gồm phần công việc. Bạn có thể liệt kê các công việc trực tiếp trên lịch, hoặc trên một tab riêng biệt. Nếu bạn đang làm việc về trợ cấp với người khác, hãy sử dụng phần mềm cộng tác như Google Documents để tránh trùng lắp và đảm bảo rằng mọi người vẫn cập nhật.

2. Xem lại các khoản tài trợ trong quá khứ của bạn

Xem xét tài trợ của bạn từ năm ngoái. Quyết định xem bạn sẽ nộp đơn xin một lần nữa. Hãy xem xét:

• Số tiền tài trợ bạn nhận được
• Thời gian nộp đơn
• Và khả năng nhận được nguồn tài trợ lại

Hãy đảm bảo xem lại tất cả các hướng dẫn về tài trợ hàng năm, vì các ưu tiên về tài chính thay đổi.

3. Nghiên cứu và hỗ trợ mới của Vet

Bắt đầu bằng cách tìm tất cả các khoản trợ cấp mà bạn đủ điều kiện. Đừng lãng phí thời gian xin trợ cấp mà bạn sẽ không bao giờ nhận được.

Trắc nghiệm cho mỗi khoản trợ cấp mới mà bạn nghĩ có thể làm cho chương trình của bạn. Xem xét các ưu tiên của các nhà tài trợ, các loại và giá trị của các khoản tài trợ, và khối lượng công việc mà mỗi ứng dụng sẽ thực hiện.

4. Xem lịch làm việc chính thức của tổ chức từ thiện

Bạn có một quỹ lớn mà mất rất nhiều thời gian của bạn? Là một trong những nhân viên của bạn có kế hoạch một kỳ nghỉ dài? Hãy suy nghĩ về nhân viên của tổ chức từ thiện và cam kết thời gian của bạn trên cơ sở từng tháng một. Giữ những ràng buộc này trong tâm trí khi tạo ra khoản trợ cấp của bạn lập kế hoạch lịch.

5. Điền vào các thời hạn cứng

Khi bạn đã quyết định khoản tiền trợ cấp nào cần nộp, điền bảng tính của bạn với các khoản trợ cấp có giới hạn thời gian khó. Vì những điều này không thay đổi nên chúng cung cấp một bộ xương mà bạn có thể tổ chức các phần còn lại của bản đệ trình.

6. Điền vào các thời hạn hoãn lại

Một khi bạn đã có một bức tranh về năm sắp tới và đã điền vào những thời hạn khó khăn, đó là thời gian để phù hợp với thời hạn hoãn lại. Nếu bạn đang nộp đơn xin các chương trình cho doanh nghiệp, hãy đặt chúng vào đầu năm vì các nguồn này có thể sẽ hết tiền. Nếu bạn biết khi nào một Quỹ hoặc các nhà tài trợ khác xem xét các đơn xin tài trợ, bạn có thể lập kế hoạch gửi các đơn của bạn trước thời điểm đó.

7. Điền vào phần nhiệm vụ

Hãy nghĩ đến từng nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành đề xuất. Dữ liệu của bạn có được cập nhật không? Bạn cần phê duyệt nội bộ?

Hãy suy nghĩ về từng nhiệm vụ. Sau đó, làm việc lạc hậu với thời hạn cho mỗi hành động. Sau khi bạn hoàn thành thời hạn công việc, bạn có thể cần phải xáo trộn một số thời hạn hoãn của bạn.

Nhiệm vụ cũng là nơi tuyệt vời để ghi chép về quy trình nộp đơn, bao gồm các cuộc trò chuyện bạn đã có với các nhà tài trợ, và các bài học kinh nghiệm.

Sau đó bạn có thể tham khảo các ghi chú này vào năm sau khi bạn nộp đơn lại.

8. Hãy thực tế

Tốt hơn là nên nộp đơn cho mười khoản trợ cấp vững chắc, có liên quan hơn là nộp hai mươi đơn xin như vậy.

Hãy thực tế về số lượng công việc mỗi lần đệ trình sẽ mất và khoảng thời gian bạn có. Hãy để lại các khoản tài trợ dường như không chắc chắn, hoặc vượt quá phạm vi dịch vụ của bạn.

9. Tiếp tục cải thiện

Lịch tài trợ không phải là một tài liệu tĩnh. Nếu bạn nghe về các cơ hội tài trợ mới, hãy thêm chúng. Nếu chương trình hoặc các ưu tiên về tài trợ của bạn thay đổi, thay đổi lịch trình. Tối thiểu, lịch tài trợ của bạn phải được xem xét hàng năm.

Đảm bảo xây dựng thời gian vào từng năm để xem lại lịch của bạn, suy nghĩ về thành công của bạn và lên kế hoạch chiến lược của bạn cho năm tới.

Việc lập lịch tài trợ cần có thời gian trả trước, nhưng một khi bạn đã hoàn thành công việc ban đầu, bạn sẽ thành công trong chiến lược cấp vốn.

Kerri Drumm giúp các tổ chức phi lợi nhuận có điều kiện thuận lợi, đào tạo, phát triển tổ chức và cấp văn bản.