Vai trò và Mục đích của Hiến chương Dự án

Các dự án tồn tại chính thức trong một tổ chức do Điều lệ dự án. Đó là một tài liệu cho phép công việc thực hiện và chỉ định người quản lý dự án. Nó cung cấp cho bạn, như người quản lý dự án, nhiệm vụ để thực hiện công việc được mô tả trong đó.

Vai trò quan trọng nhất của Hiến chương Dự án là xác định chính xác những gì dự án sẽ đạt được. Hãy nhìn vào những gì trong tài liệu dự án thiết yếu này.

Điều gì đi vào Điều lệ Dự án?

Phần đầu tiên của Hiến chương Dự án sẽ đánh vần tên dự án, tên của nhà tài trợ và người quản lý dự án và ngày chuẩn bị tài liệu.

Sau đó, bạn nhận được vào thịt của tài liệu.

Các phần chính của Điều lệ dự án như sau.

Mục đích của dự án: Điều này giải thích tại sao dự án lại là mong muốn. Bạn có thể tham khảo một trường hợp kinh doanh hoặc hợp đồng đang điều khiển dự án này hoặc đơn giản chỉ giải thích tại sao điều quan trọng là phải làm công việc này.

Mô tả dự án: Giải thích trong phần này dự án sẽ đạt được những gì. Bạn nên bao gồm các chi tiết về các mục sẽ được xây dựng hoặc các dịch vụ sẽ được cung cấp.

Ngân sách: Tại thời điểm này bạn có thể không có tất cả các chi tiết về các nhiệm vụ của dự án, do đó bạn không thể đặt ngân sách dự án đầy đủ và chi tiết cùng nhau. Lưu ý đến bất kỳ hạn chế về ngân sách hoặc mức chi tiêu ban đầu cao cấp mà bạn mong đợi.

Rủi ro: Tất cả các dự án đều có rủi ro. Phần này của Hiến chương Dự án tạo thành phiên bản ban đầu của nhật ký rủi ro của dự án. Ghi lại bất kỳ rủi ro nào mà bạn biết về vào thời điểm này để nhóm quản lý có thể nhìn thấy những gì có thể ảnh hưởng đến dự án.

Các mốc quan trọng: Nếu bạn biết các cột mốc cao cấp, đưa chúng vào Điều lệ dự án trong phần này. Bạn có thể chuyển chúng tới biểu đồ Gantt của bạn sau này khi bạn đưa ra một kế hoạch chi tiết hơn. Tại thời điểm bạn chỉ cần tìm kiếm ngày chết hoặc bất kỳ điều gì được chỉ định trong hợp đồng bạn đang làm việc.

Mục tiêu của dự án: Đây là một phần rất quan trọng nhưng có thể rất khó để kết hợp với nhau. Bạn đang cố gắng trả lời câu hỏi: "Làm thế nào chúng ta sẽ biết khi nào chúng ta đã hoàn thành? "Viết ra những gì bạn mong đợi dự án để cung cấp và làm thế nào bạn sẽ biết nếu bạn đã có ở đó. Ví dụ, trong một dự án để khởi động một hệ thống ghi chép thời gian cho tất cả các phòng ban, mục tiêu có thể là: "Tất cả các đội sẽ sử dụng hệ thống bảng chấm công vào cuối năm. "Cũng hãy lưu ý ai sẽ chịu trách nhiệm đồng ý rằng bạn đã đạt được mục tiêu này. Điều này tránh được bất kỳ vấn đề nào khi kết thúc dự án, nơi đột nhiên không có ai chuẩn bị ký kết công việc hoàn tất.

Trình độ quản lý dự án: Trừ khi nó thực sự rõ ràng và ghi chép ở nơi khác, bạn nên bao gồm một phần trong Điều lệ về những gì bạn có thể làm mà không cần phải đăng nhập thêm từ một người cao cấp hơn.Điều này nói chung liên quan đến mức độ khoan dung được đặt ra trong ngân sách và thời gian và sẽ được thể hiện như sau: "Người quản lý dự án có 10% khoan dung về ngân sách và 5% khoan dung theo kế hoạch. Bất kỳ độ lệch nào vượt quá giới hạn được chấp thuận này phải được người bảo trợ dự án ký. "Bạn có thể mở rộng phần này để chỉ định điều gì, nếu có, quyền quản lý dự án có về tuyển dụng và sa thải nhân viên từ nhóm dự án.

Phê duyệt Điều lệ Dự án

Phần cuối cùng của Hiến chương Dự án là phần phê duyệt. Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án (hoặc người khởi sự làm việc, nếu một nhà tài trợ dài hạn vẫn chưa được chỉ định) nên ký và ghi ngày. Hôm nay, có thể là qua email nên giữ bản sao của ủy quyền email trong tệp dự án của bạn trong trường hợp bạn cần tham khảo lại.