ƯU và nhược điểm của 3 cấu trúc tổ chức dự án

Cách tổ chức của bạn có cấu trúc ảnh hưởng đến cách bạn quản lý và điều hành dự án. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lực và đạt được bạn phải làm công việc của bạn như một người quản lý dự án.

Có ba cấu trúc tổ chức phổ biến, và quản lý dự án làm việc trong tất cả các chức năng: chức năng, dự án và ma trận. Chúng ta hãy nhìn vào những lợi thế và bất lợi của mỗi, vì vậy bạn biết bạn đang chống lại cái gì khi bạn tham gia một cấu trúc mới.

Trong cấu trúc tổ chức chức năng, người quản lý dự án và tất cả các nguồn lực làm việc trong cùng một bộ phận của công ty, chẳng hạn như Phòng Bán hàng và Tiếp thị. Nói chung, người quản lý chức năng sẽ có nhiều thẩm quyền hơn người quản lý dự án.

Ưu điểm:

Cấu trúc chức năng cho phép bạn quản lý dự án ít nhất nhưng có nhiều ưu điểm khác:

Hoạt động tốt cho các nhóm nhỏ và các dự án nhỏ vì chức năng này có toàn quyền kiểm soát thành viên trong nhóm và các nguồn lực khác được yêu cầu.

Bạn có thể dễ dàng truy cập các chuyên gia mà bạn cần bởi vì chúng nằm trong cùng một khu chức năng.

Nhanh chóng kết nối mọi người với nhau để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án.

• Bạn có thể giới hạn các công cụ truyền thông dự án mà bạn cần sử dụng vì nhóm này tương đối nhỏ và đơn giản.
• Bạn thường xuyên nhận được các thành viên trong nhóm nhiệt tình, những người quan tâm đến dự án vì nó cung cấp cho họ những cơ hội nghề nghiệp. Công việc dự án có thể là một cách hay để khuyến khích đội của bạn.
• Nếu bạn đang bàn giao dự án cho một nhóm chức năng, nó sẽ là nhóm bạn làm việc. Bạn có thể dễ dàng đóng một dự án hơn.
• Nhược điểm:

Mặc dù cấu trúc này có rất nhiều lợi thế, cũng có một số nhược điểm:

• Công việc diễn ra trong một xilô, có nghĩa là bạn không có quyền truy cập vào những người bên ngoài bộ phận chức năng của bạn.

Những người trong nhóm dự án có thể trung thành với bộ phận hoặc người quản lý nhóm của họ hơn là công việc của họ đối với dự án và điều này có thể tạo ra mâu thuẫn.

Một dự án lớn có thể kết thúc với một người quản lý dự án chức năng từ mỗi chức năng. Nó có thể dẫn đến việc đi qua các vết nứt nếu tất cả các nhà quản lý dự án không làm việc hài hòa với nhau.

• Chức năng công việc có thể được cô lập vì bạn không có cơ hội để mạng lưới rộng rãi trong công ty. Có thể khó để duy trì một trọng tâm chiến lược.
• Cơ cấu Tổ chức Dự án
• Các nhóm chuyên dụng được tập hợp để làm việc với các dự án trong một cấu trúc tổ chức dự án. Người quản lý dự án có thể có trách nhiệm quản lý dây chuyền cho các thành viên của nhóm dự án. Ví dụ về điều này bao gồm xây dựng xây dựng lớn, mà còn các sáng kiến ​​của công ty đòi hỏi một đội ngũ chuyên dụng.Người quản lý dự án có thẩm quyền cuối cùng, báo cáo trong nhà tài trợ dự án và ban quản lý dự án. Các cá nhân làm việc theo nhóm trực tiếp cho người quản lý dự án.
• Ưu điểm:

Lợi thế rõ ràng của một cấu trúc dự án là bạn có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với đội, nhưng cũng có những ưu điểm khác.

Các đội có thể có nhận thức về bản sắc. Đây là cấu trúc đơn giản nhất trong đó để tạo ra một nền văn hóa đội mạnh mẽ.

Cả nhóm đều tập trung vào các mục tiêu của đội, và không có xung đột về lòng trung thành với công việc ngày cho những người làm việc trong dự án. Công việc hàng ngày của họ là dự án.

Tài nguyên được dành riêng cho dự án, vì vậy nó dễ dàng hơn để lên lịch làm việc. Bạn sẽ biết khi nào các thành viên trong nhóm có thể tham gia và không có nguy cơ bị đuổi ra khỏi công việc kinh doanh thông thường cho người quản lý khác trong thời gian ngắn.

• Các dự án chạy trong cấu trúc này là những môi trường tuyệt vời để nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn, cả về vai trò lãnh đạo cũng như các kỹ năng kỹ thuật.
• Nhược điểm:
• Cấu trúc dự án là cách đơn giản nhất để làm việc bên trong, nhưng nó vẫn còn một số hạn chế.
• Có một nhóm chuyên dụng cho một dự án là một cam kết tốn kém. Nó có xu hướng là một lựa chọn chỉ trên các dự án lớn.

Nếu bạn loại bỏ mọi người khỏi chức năng chức năng của họ, họ có thể cảm thấy khó khăn để quay trở lại, đặc biệt là nếu dự án dài. Công việc của dự án đang kéo dài và trở lại với những gì bạn đã làm trước sau một thời gian làm việc trong một môi trường đa ngành trên một dự án mới đầy thử thách. Nó không phải là một triển vọng hấp dẫn cho nhiều người. Nó có thể làm cho nó thậm chí còn quan trọng hơn cho bạn để quản lý sự chuyển đổi của đội khi bạn đóng một dự án.

Đôi khi đóng cửa một dự án có thể có nghĩa là mất việc nếu doanh nghiệp đã tiếp tục và không có vai trò nào sẵn có để bạn bước vào.

• Theo bản chất, các đội chuyên dụng hút các nguồn lực để làm việc trên một điều duy nhất. Nó có thể giới hạn số lượng dự án mà công ty có thể làm vào bất kỳ thời điểm nào, đặc biệt khi các dự án khác nhau đòi hỏi cùng một kỹ năng.
• Các nhà quản lý dự án trong loại cấu trúc này cũng quản lý đường dây cho đội của họ. Nó có nghĩa là dành thời gian và nỗ lực vào các nhiệm vụ nguồn nhân lực mà bạn sẽ không phải làm trong các cấu trúc khác. Nếu bạn thích phần này làm việc với mọi người, đây có thể là một lợi thế.
• Cơ cấu tổ chức Ma trận
• Phương án thứ ba là một cấu trúc ma trận. Tài nguyên được chia sẻ trên cả công việc làm việc và dự án thông thường. Nó có thể có nghĩa là có hai người quản lý, hoặc "chấm điểm" trách nhiệm với một người quản lý dự án cũng như cho người quản lý đội. Cấu trúc quản lý chức năng thường ở vị trí đầu tiên, và người quản lý dự án lấy đường chấm.
• Cấu trúc này phân chia quyền hạn và quyền hạn giữa người quản lý nhóm chức năng hoặc nhóm và người quản lý dự án. Bạn sẽ cần phải sử dụng các kỹ năng đàm phán của mình với toàn bộ sức mạnh!

Ưu điểm:

Cơ cấu ma trận là rất phổ biến vì nó cho phép các nhà quản lý thực hiện các lựa chọn thực sự linh hoạt với cách mọi người dành thời gian của họ.Rất có thể bạn sẽ làm việc trong một môi trường ma trận tại một số điểm trong sự nghiệp của bạn. Những ưu điểm của cấu trúc này bao gồm:

Tài nguyên được sử dụng hiệu quả và có thể di chuyển giữa các dự án nếu cần.

Bạn có thể làm việc trên nhiều thứ khác nhau, đôi khi song hành - mặc dù có thể lập luận rằng đây cũng là bất lợi.

Các đội và cá nhân có thể rất nhạy bén. Nếu một dự án mới đi kèm theo đó phải được ưu tiên, nó rất dễ dàng, đủ để xoay và đột nhiên tập trung vào cái gì khác. Bạn không thể làm điều đó một cách dễ dàng trong một cấu trúc dự án, mất nhiều thời gian để giải thể và sắp xếp lại.

• Cấu trúc yêu cầu mọi người sử dụng cùng chu trình và phương pháp quản lý dự án, do vậy dễ dàng di chuyển giữa các dự án. Mọi người có thể tham gia vào một nhóm dự án với yêu cầu rất ít về thời gian khi thuật ngữ và các quy trình được phổ biến.
• Nhược điểm:
• Cũng như với tất cả các thiết lập, điều này cũng có những sai lầm của nó. Mặc dù đó là một cấu trúc thông thường, tôi không nghĩ nhiều nơi làm việc hiện đại đã nứt vấn đề quá tải. Nó có thể được dễ dàng để cung cấp cho một cá nhân quá nhiều để làm nếu bạn không có hệ thống tại chỗ để quản lý và giám sát toàn bộ khối lượng công việc của họ. Những bất lợi khác bao gồm:
• Xung đột giữa các dự án là phổ biến vì bạn có thể chiến đấu với cùng một nguồn lực như một dự án khác.

Dự án khác có thể đã làm rào cản những nguồn lực tốt nhất - những người phù hợp nhất với những kỹ năng đúng đắn - hoặc người quản lý tuyến đường của họ có thể không làm cho dự án có sẵn.

Có thể có một số xung đột giữa các nhiệm vụ kinh doanh như thường lệ và công việc dự án cho các cá nhân, đặc biệt là khi cả hai nhà quản lý đang cho họ những ưu tiên khác nhau.

• Tài nguyên có thể có xung đột về con đường phát triển mà họ dành cho sự nghiệp tương lai của họ. Mặc dù bạn có thể biết rằng bạn muốn ở lại trong quản lý dự án, bạn có thể có khả năng trở thành một vai trò cao cấp hơn hoặc vai trò định hướng nhiều hơn về dự án. Nhưng rất nhiều lựa chọn nghề nghiệp là một điều tốt, ngay cả khi nó thực hiện cho các quyết định khó khăn.
• Cơ cấu tổ chức hoạt động tốt cho tất cả các công việc kinh doanh như thường lệ không phải lúc nào cũng hoạt động cho các dự án và bạn phải quản lý trong môi trường mà bạn làm việc. Bạn nên có một số kinh nghiệm trong từng cấu trúc này nếu bạn có thể để bạn có thể trải nghiệm chúng trước tiên. Nó sẽ giúp bạn quyết định môi trường phù hợp với mình nhất và phù hợp với kỹ năng và sở thích của bạn. Sau đó, bạn có thể thực hiện một sự lựa chọn thông báo nếu bạn có cơ hội để quyết định môi trường làm việc tương lai của bạn.
• Hiểu được ưu và khuyết điểm của mỗi người sẽ cho bạn cơ hội để tìm ra nơi nào tốt nhất để dành thời gian và ảnh hưởng để tận dụng tối đa nhóm của bạn và giúp dự án kết thúc thành công.