Hướng dẫn viết và viết thư chuyên nghiệp

Cách viết thư tốt nhất là gì? Các chữ cái bằng văn bản vẫn hoạt động hoặc gửi email một lựa chọn tốt hơn? Không có cách nào tốt nhất để giao tiếp. Trong một số trường hợp, việc truyền thông qua email rất có ý nghĩa, vào những lúc khác bạn có thể cần phải gửi các chữ cái đã in, chữ in truyền thống.

Việc bạn chọn phụ thuộc vào người mà bạn đang giao tiếp và mục đích của thư từ của bạn. Email nhanh hơn và dễ dàng hơn, nhưng một số thư email không bao giờ được mở ra và, tùy thuộc vào người bạn đang viết thư và lý do bạn viết thư, bạn có thể phải gửi một lá thư đã đánh máy và ký tên hoặc tải lên trực tuyến.

Hướng dẫn Viết và Viết Email chuyên nghiệp

Bất kể cách bạn giao tiếp, các chữ cái viết tốt bao gồm một vài phần, những gì bạn đưa vào mỗi phần và cách định dạng tài liệu sẽ phụ thuộc vào việc bạn là gửi một lá thư đánh máy hoặc một email.

Dưới đây là các hướng dẫn để viết thư và thư điện tử, bao gồm cách viết, định dạng và kiểm tra thư của bạn, ví dụ về các loại thư kinh doanh khác nhau.

Hướng dẫn viết thư bao gồm những gì cần được liệt kê trong mỗi phần của một lá thư, làm thế nào để giải quyết và ký kết các thông tin liên lạc đánh máy và email, các định dạng thư tín và bố cục, mẫu và mẫu.

Các phần của một lá thư

Thông tin liên lạc

Lời chào chào (chào mừng)

Thân bài

• Đóng
• Chữ ký
• 999 Thông tin liên lạc
• Cách bạn đưa thông tin liên lạc của bạn sẽ khác nhau dựa trên cách bạn gửi thư của bạn. Khi bạn gửi một thông báo bằng email, thông tin liên lạc của bạn sẽ ở cuối thông báo thay vì phía trên cùng của trang.
• Đây là những gì để bao gồm và mẫu cho cả hai chữ viết và email.

Ví dụ về lời chào

Lời chào là phần chào của thư của bạn. Dưới đây là danh sách các ví dụ lời chào của lá thư phù hợp với tính chuyên nghiệp.
Cơ thể của lá thư

Phần thân của bức thư của bạn sẽ bao gồm một vài đoạn văn.

Đoạn đầu tiên nên bao gồm phần giới thiệu và giải thích ngắn gọn về lý do của bạn để viết. Đoạn thứ hai (và bất kỳ đoạn văn sau đây) cần giải thích thêm lý do của bạn để viết. Đoạn cuối cùng có thể yêu cầu hành động từ người đọc, nếu bạn đang yêu cầu một điều gì đó, hoặc nêu rõ bạn sẽ theo dõi như thế nào.
Hãy chắc chắn rằng mục đích của thư của bạn là rõ ràng. Người đọc sẽ cần phải biết những gì bạn đang yêu cầu và làm thế nào họ có thể giúp bạn. Hoặc, nếu bạn đang cung cấp dịch vụ hoặc trợ giúp những gì bạn có thể cung cấp cho người đọc.

Đóng

Một lá thư đóng với một thuật ngữ "Trân trọng" hoặc "Trân trọng", sau đó là dấu phẩy, rồi chữ ký của bạn nếu bạn gửi một bức thư đã đánh máy.Nếu bạn đang gửi một email, chỉ cần gõ tên của bạn sau khi đóng. Dưới đây là danh sách các ví dụ đóng cửa thư thích hợp cho việc trao đổi liên quan đến việc kinh doanh và việc làm.

Chữ ký

Sự tiếp xúc hoàn hảo với bức thư của bạn là chữ ký của bạn, trong một email sẽ bao gồm thông tin liên lạc của bạn.

Làm thế nào để ký một lá thư
Làm thế nào để thiết lập một chữ ký email

Làm thế nào để gửi một lá thư

Điều quan trọng là phải giải quyết các cá nhân bạn đang viết thư chính thức, trừ khi bạn biết họ rất rõ. Đây là cách để giải quyết một lá thư bao gồm thông tin chung chung mà bạn có thể sử dụng nếu bạn không có người liên lạc tại công ty.

• Định dạng thư tín của bạn
• Bây giờ bạn đã có tất cả các thông tin bạn cần đưa vào, hãy xem lại định dạng chuẩn để sử dụng cho các chữ cái và thư điện tử:

Định dạng thư
Email Message Format

Bước tiếp theo là đánh bóng lá thư của bạn, vì vậy có rất nhiều không gian giữa các đoạn văn và trên cùng và dưới cùng của trang. Bạn cũng sẽ muốn chọn một phong cách chuyên nghiệp và có thể đọc được kích thước của phông chữ. Những gì bạn nói sẽ phụ thuộc vào lý do bạn đang viết, vì vậy hãy chắc chắn chỉnh thư của bạn để phù hợp với tình hình cá nhân và nghề nghiệp của bạn.

• Dưới đây là hướng dẫn từng bước để viết nhiều loại chữ cái khác nhau, bao gồm lề trang, phông chữ, khoảng trắng, và chi tiết về những gì cần bao gồm, cùng với các ví dụ của mỗi.
• Làm thế nào để viết một bức thư doanh nghiệp

Làm thế nào để viết thư xin việc

Làm thế nào để viết thư xin việc

Cách viết thư tham khảo

• Cách viết thư từ chức
• Làm thế nào Để viết thư cảm ơn bạn
• Hướng dẫn về Thông điệp và Lời mời Liên kết
• Hướng dẫn về Email Chuyên nghiệp
• Ví dụ và Mẫu
• Việc sử dụng mẫu là một cách tuyệt vời để bắt đầu thư hoặc thư điện tử của bạn bởi vì bạn đang bắt đầu định dạng cơ bản tại chỗ. Đơn giản chỉ cần điền vào thông tin của bạn trong phần thích hợp của bức thư.
• Nhìn vào các ví dụ cũng hữu ích, bởi vì bạn sẽ có được những ý tưởng cho những gì để nói theo cách tương ứng của riêng bạn.
• Mẫu thư

Mẫu thư bao gồm thư thương mại, thư xin việc, phỏng vấn thư cảm ơn, thư tiếp theo, thư chấp nhận và từ chối tuyển dụng, thư từ chức, thư đánh giá, thư thương mại và nhiều mẫu thư và mẫu khác.

Ví dụ về Email Email

Ví dụ về việc làm, tìm kiếm việc làm và kinh doanh, cộng với các mẫu email, ví dụ tin nhắn được định dạng và dòng chủ đề, lời chào và các ví dụ chữ ký.

Kiểm tra lỗi chính tả và Kiểm tra Chính tả
Cuối cùng, trước khi bạn in hoặc tải lên thư hoặc gửi thông báo bằng email, kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp và kiểm tra lại. Mẹo để đảm bảo không có lỗi nào là đọc to. Bạn có thể nhận thấy những sai lầm bạn đã không bắt xem lại bằng cách tìm kiếm nó.

Các bài viết liên quan:
Lời chào và lời chào của lá thư