Hướng dẫn từng bước Hướng dẫn tính lương cho các doanh nghiệp nhỏ

Tính bảng lương chính xác có thể là một thách thức, đặc biệt khi bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ. Sự chuyên môn của bạn nằm ở khả năng kinh doanh - không nhất thiết phải theo dõi các luật lao động và thuế khác nhau áp dụng cho mỗi nhân viên của bạn. Cho dù bạn có một nhân viên hay một nhân viên lớn, việc thiết lập một hệ thống biên chế chính xác, đáng tin cậy sẽ ngăn chặn các vấn đề nghiêm trọng cho nhân viên và doanh nghiệp của bạn.

Nộp đơn xin số đăng ký kinh doanh (EIN)

EIN của bạn là số duy nhất được chỉ định cụ thể cho doanh nghiệp của bạn cho các mục đích của IRS. Số này xác định doanh nghiệp của bạn khi báo cáo thông tin về nhân viên của bạn tới các cơ quan chính phủ liên bang và tiểu bang. Ví dụ về thông tin này bao gồm tổng thu nhập và thuế đã trả thay cho họ. Bạn có thể nghe EIN được gọi là Mẫu SS-4 hoặc ID thuế - tương tự như EIN.

Nộp đơn đăng ký cho EIN của bạn qua IRS trực tiếp. Cách thuận tiện nhất để hoàn thành giao dịch này là thông qua một ứng dụng trực tuyến. Tuy nhiên, các ứng dụng cũng được chấp nhận bằng fax và thư.

Kiểm tra các quy định của Nhà nước và địa phương về các Yêu cầu Bổ sung EIN

Mặc dù nhiều tiểu bang và địa phương chấp nhận EIN của liên bang để xác định, một số yêu cầu số riêng cho mục đích thuế. Ví dụ bao gồm New York, Massachusetts và South Carolina. Bạn có thể xác định các quy định về thành phố và / hoặc tiểu bang của mình bằng cách truy cập trang web doanh nghiệp nhỏ của tiểu bang.

Cho dù bạn sử dụng các nhà thầu độc lập hoặc nhân viên có ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập, Medicare, An sinh Xã hội và Thuế thất nghiệp thì điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt giữa hai người.

Thử nghiệm cơ bản là câu hỏi dưới đây:

Người sử dụng lao động có thể kiểm soát khi nào, ở đâu và làm việc như thế nào? Nếu có, người lao động có lẽ là một nhân viên.

Người sử dụng lao động có kiểm soát các khía cạnh tài chính của công việc không? Ví dụ, là các khoản chi được hoàn lại? Người sử dụng lao động có cung cấp các công cụ liên quan đến công việc như máy tính không? Nếu có, người lao động có lẽ là một nhân viên.

• Mối quan hệ đang diễn ra hay là nhân viên làm việc cho một dự án cụ thể mà không mong đợi tiếp tục việc làm? Người sử dụng lao động có cung cấp các phúc lợi như bảo hiểm sức khoẻ và trả lương cho người lao động không? Nếu mối quan hệ đang được tiến hành và / hoặc nếu cung cấp phúc lợi, người lao động có lẽ là một nhân viên.
• Có được các mẫu nhân viên bắt buộc
• Khi tài liệu của bạn đã được sắp xếp, bạn đã sẵn sàng thuê nhân viên của bạn. Hãy chắc chắn thu thập thông tin về thuế và tiền lương trong vài ngày đầu tiên của công việc để đảm bảo họ nhận được tiền lương đầu tiên của họ một cách kịp thời.Bạn có thể khuyến khích nhân viên sử dụng tiền gửi trực tiếp để thanh toán nhanh hơn.

Mỗi nhân viên phải hoàn thành mẫu khấu trừ thuế thu nhập liên bang W-4, cho phép bạn tính khấu trừ thuế đúng. Nhân viên cũng phải hoàn thành mẫu I-9 để xác minh họ được phép làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ.

Chọn thời gian thanh toán của bạn

Bạn càng có ít thời gian thanh toán thì bạn sẽ hoàn thành bảng lương càng đơn giản. Tuy nhiên, một số tiểu bang yêu cầu nhân viên được thanh toán theo một lịch biểu nhất định, ví dụ như hàng tuần hoặc hai tuần. Nếu bạn muốn chạy bảng lương ít hơn mỗi tuần một lần, hãy liên hệ với Bộ Lao Động Tiểu Bang để xác định xem thời gian trả lương của bạn có phù hợp với các quy định của tiểu bang hay không.

Tạo các quy trình liên quan đến biên chế

Trước khi bạn có thể phát hành thanh toán chính xác, bạn sẽ cần một phương pháp theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Có rất nhiều công cụ có sẵn cho mục đích này, từ bảng đăng nhập cơ bản cho các nền tảng theo dõi hoạt động của nhân viên trên điện thoại hoặc máy tính. Cũng rất quan trọng để thiết lập các chính sách dành thời gian nghỉ nếu bạn dự định cung cấp nó, trả lương làm thêm giờ và các khoản lợi ích khác.

Mặt khác, bạn phải có một quy trình để đảm bảo các khoản khấu trừ cho các khoản lợi ích, thuế và tương tự được thanh toán cho các nhà cung cấp và đại lý phù hợp nhân danh nhân viên của bạn.

Chọn một Nền tảng Biên chế

Nếu bạn định quản lý biên chế trong nhà, hãy chắc chắn rằng bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn cảm thấy thoải mái với những sắc thái của nhiệm vụ này. Có một số nền tảng biên chế chất lượng cao sẵn có để làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thích các dịch vụ điều khiển bên ngoài vì các chuyên gia này có kiến ​​thức và kinh nghiệm để sản xuất bảng lương chính xác và đúng thời hạn.

Tạo Bảng lương của bạn

Khi bạn hoặc người quản lý đã nhập thông tin cá nhân của nhân viên vào hệ thống biên chế của bạn, bạn đã sẵn sàng tạo ra cuộc chạy tiền lương đầu tiên. Sử dụng các công cụ chấm công mà bạn đã áp dụng cho nhân viên theo giờ (không được miễn thuế), nhập hoặc báo cáo số giờ cho từng giờ. Công nhân làm công ăn lương (miễn thuế) không phải báo cáo giờ làm việc. Họ được trả cùng một khoản tiền mỗi tuần.

Lưu ý: Nếu bạn đang làm công việc tính chi phí trong kế toán của mình, bạn vẫn muốn nhân viên hưởng lương theo dõi giờ của họ. Nó sẽ không góp phần vào lương hàng tuần của họ nhưng bạn sẽ muốn có thể phân bổ chính xác thời gian để công việc để hiểu chi phí. Xem xét việc sử dụng một chương trình theo dõi thời gian đồng bộ với phần mềm kế toán tổng hợp để tạo ra các báo cáo này. Nhiều người sẽ có một đồng bộ với biên chế của bạn để bạn có thể sử dụng chúng cho nhân viên làm công ăn lương và giờ.

Giữ lại bản ghi bắt buộc

Một số hồ sơ liên quan đến biên chế phải được giữ lại cho mục đích của IRS. Theo nguyên tắc chung, bạn phải giữ lại tất cả các hồ sơ cho những cá nhân đang làm việc tích cực, bất kể thời gian của nhiệm kỳ. Nhiều hồ sơ phải được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định sau khi việc làm bị chấm dứt. Ví dụ, hồ sơ thuế việc làm phải được giữ lại ít nhất bốn năm.Các hướng dẫn cụ thể có sẵn thông qua IRS.

Tính và trả thuế của Tiểu bang và Tiểu bang về biên chế

Cuối cùng, bạn là chủ nhân có trách nhiệm thanh toán thuế biên chế và sản xuất một số báo cáo nhất định. Thông thường, các báo cáo đều đến hạn hàng quý hoặc hàng năm. Sử dụng các nguồn có sẵn thông qua IRS và cơ quan thuế tiểu bang để đảm bảo tất cả các khoản thuế và báo cáo được xử lý thích hợp.

Tính chính xác, thanh toán đúng hạn là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của doanh nghiệp bạn. Thứ nhất, lỗi biên chế là một cách chắc chắn để làm thất vọng nhân viên. Thứ hai, lỗi thuế có thể dẫn đến phạt tiền đáng kể và hình phạt. Cẩn thận xem xét biên chế của bạn sẽ được xử lý như thế nào để đảm bảo bạn tránh những sai lầm phổ biến nhất.