Nhân viên Tệp Tổng quan và Chính sách Tệp Mẫu

Hồ sơ nhân sự là tài liệu lưu trữ của người chủ sử dụng về lịch sử và tình trạng của toàn bộ mối quan hệ lao động với một nhân viên cá nhân. Người sử dụng lao động duy trì tài liệu này trong hồ sơ nhân sự vì ba lý do.

• Nhà tuyển dụng muốn có thông tin chính xác tiện dụng và được tổ chức khi bạn cần truy cập vào thông tin vì bất kỳ lý do nào. Thay đổi địa chỉ liên lạc khẩn cấp, địa chỉ của nhân viên, theo dõi đánh giá hiệu suất, thư kỷ luật, nhận dạng nhân viên và tài liệu ứng dụng việc làm là ví dụ về các loại thông tin mà chủ lao động muốn có thể truy cập nhanh.

• Người sử dụng lao động cần lưu giữ các tài liệu về các vấn đề về nhân sự như tuyển chọn nhân viên, hoạt động, lịch sử công việc, lý do bồi thường, và các đề xuất quảng bá nội bộ, để chỉ một số ít.
  Yêu cầu bồi thường của EEOC, vụ kiện hoặc thậm chí cần phải chứng minh việc thiếu tăng hoặc xúc tiến cho nhân viên đòi hỏi người sử dụng lao động phải thu thập và lưu giữ hồ sơ nhân viên loại này.
• Một số hồ sơ nhân viên được chính phủ liên bang hoặc tiểu bang yêu cầu phải sử dụng lao động để giữ. Tổ chức thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân sự có ý nghĩa để truy cập, tuân thủ pháp luật và sự sẵn sàng.

- 9 - Các loại hồ sơ nhân sự

Người sử dụng lao động thường duy trì một số loại hồ sơ nhân sự, để sử dụng cho mục đích kinh doanh, để giữ bí mật cho nhân viên, vì sự riêng tư của y tế và để tuân thủ pháp luật. Tôi không biết bất kỳ luật nào nói rằng có bao nhiêu hồ sơ mà người sử dụng lao động phải giữ lại.

Tuy nhiên, có rất nhiều luật, và có những thực tiễn tốt nhất về nhân viên để bảo mật nhân viên, điều khiển nội dung của các tập tin nhân sự và người có quyền truy cập vào thông tin đó.

Đây là những hồ sơ nhân sự mà hầu hết người sử dụng lao động ở Mỹ duy trì. (Luật pháp và thực tiễn trên toàn thế giới có thể khác)

File Nhân sự:

• Đây là hồ sơ chính của nhân viên có chứa lịch sử quan hệ lao động. Biên chế:
• Bạn muốn duy trì một hồ sơ riêng cho tất cả các vấn đề biên chế liên quan đến tiền lương và các khoản trợ cấp. Hồ sơ y tế của nhân viên:
• Đạo luật về tính linh hoạt và trách nhiệm về bảo hiểm sức khoẻ liên bang năm 1996 (HIPAA) yêu cầu chủ nhân phải bảo vệ hồ sơ bệnh án của nhân viên là bí mật. Mẫu I-9 của nhân viên:
• Bạn cần duy trì một hồ sơ riêng cho tất cả các mẫu đơn I-9 của nhân viên (không phải nhân viên) vì bạn không muốn nhân viên chính phủ, những người được ủy quyền kiểm tra các mẫu này theo một loại của hoàn cảnh, tìm kiếm thông qua các tập tin nhân sự chính, nhân viên bí mật của bạn. Nhân viên tiếp cận các hồ sơ nhân sự

Nhân viên được phép truy cập vào hồ sơ nhân sự của nhân viên dưới sự hướng dẫn và giám sát của nhân viên nhân sự.Hồ sơ nhân viên nhân viên được coi là tài sản của người sử dụng lao động có trách nhiệm duy trì và bảo vệ chúng.

Chính sách tệp mẫu của nhân viên

Sau đây là một chính sách tập tin nhân sự mẫu để sử dụng trong công ty của bạn. Nó thảo luận về các tập tin khác nhau được đề nghị và những người nên có quyền truy cập vào mỗi tập tin.

Chính sách mẫu

Công ty duy trì ba tệp nhân viên cho mỗi nhân viên.

Hồ sơ cá nhân

được duy trì cho mỗi nhân viên của (Tên công ty của bạn). Các hồ sơ nhân sự này chứa các tài liệu mật và được quản lý và duy trì bởi các nhân viên Nhân sự. Việc truy cập vào hồ sơ này chỉ giới hạn đối với nhân viên nhân sự và giả định rằng người quản lý của mỗi nhân viên duy trì tập tin của mình với các tài liệu liên quan đến hoạt động của nhân viên.

Các tài liệu điển hình trong hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc, mẫu liên lạc khẩn cấp trong gia đình, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ, sổ tay người lao động và người sử dụng lao động sẽ ký tên vào phiếu, thông tin cá nhân hiện tại và các tài liệu tham khảo về việc làm.

Không phải tất cả các tệp tin nhân sự đều có cùng tài liệu nhưng mỗi tập tin nhân sự có một số tài liệu giống nhau.

Các tệp biên chế

cũng được duy trì; các hồ sơ biên chế có chứa một lịch sử của công việc của nhân viên, phòng ban, thay đổi bồi thường, và như vậy. Truy cập vào hồ sơ biên chế được giới hạn cho các nhân viên kế toán và nhân sự phù hợp. Một

hồ sơ y tế của nhân viên cũng được duy trì. Nội dung của hồ sơ y tế không có sẵn cho bất cứ ai ngoại trừ nhân viên được chỉ định nhân sự và nhân viên có hồ sơ được giữ lại trong hồ sơ. Tại Tên Công ty của bạn), hồ sơ y tế được lưu giữ an toàn và bảo mật cao nhất. Một nhân viên có thể xem hồ sơ nhân viên của mình bằng cách liên lạc nhân viên nhân sự trong giờ làm việc bình thường. Không nhân viên nào có thể thay đổi hoặc gỡ bỏ bất kỳ tài liệu nào từ hồ sơ nhân sự của mình mà phải được xem với sự có mặt của nhân viên nhân sự.

Khiếu nại - Lưu ý:

Susan Heathfield cố gắng hết sức để cung cấp chính xác, thông minh, đạo đức Quản lý Nhân sự, người sử dụng lao động , và các lời khuyên về nơi làm việc cả trên trang web này, và liên kết đến từ trang web này, nhưng không phải là luật sư, và nội dung trên trang web, mặc dù có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp và không được hiểu là tư vấn pháp lý . Trang web có luật lệ và quy định về đối tượng và luật về tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia, vì vậy trang web không thể xác định được tất cả các vị trí đó cho nơi làm việc của bạn. Khi nghi ngờ, luôn tìm kiếm tư vấn pháp luật hoặc trợ giúp từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế, nhằm giải thích và giải quyết các vấn đề pháp lý của bạn. Thông tin trên trang này chỉ để hướng dẫn, ý tưởng và trợ giúp.