Nhân sự Chính sách về Truy cập Tệp và Liên kết đến Các Mẫu

Tất cả các phòng Nhân sự giữ hồ sơ rộng rãi. Luật yêu cầu HR phải giữ nhiều người trong số họ trong một khoảng thời gian nhất định. Nhân viên được biết rõ rằng các hồ sơ này tồn tại (và một số dưới ấn tượng rằng các tập tin theo họ từ công ty đến công ty, điều đó không đúng sự thật).

Bởi vì nhân viên biết các hồ sơ này tồn tại, họ sẽ muốn xem chúng theo thời gian để xem tập tin có chứa những gì.

Khi quyết định cách cung cấp nhân viên (và quyền truy cập của nhân viên cũ) hãy ghi nhớ bất kỳ luật nào áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Nhiều tiểu bang có luật yêu cầu một công ty đưa ra các phần cụ thể của hồ sơ sẵn có cho nhân viên hiện tại và cựu nhân viên. Kiểm tra với luật sư về việc làm của bạn để đảm bảo rằng chính sách của bạn tuân thủ tất cả luật pháp.

Chẳng hạn luật liên bang yêu cầu rằng các hồ sơ liên quan đến Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật được giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự. Nếu công ty của bạn phải tuân theo HIPAA, hãy đảm bảo rằng hồ sơ y tế của bạn cũng tuân thủ.

Bạn có thể có nhiều thời gian trong những gì bạn cho phép nhân viên xem trong hồ sơ của họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn xác định rằng nhân viên không thể có quyền truy cập vào một số thông tin nhất định, chẳng hạn như kiểm tra tham khảo, rằng trong trường hợp vụ kiện có thể phát hiện được thông tin.

Do đó, hướng dẫn nhân viên của bạn ghi lại những điều chính xác và tuân thủ luật pháp mọi lúc. Hồ sơ nhân viên không phải là nơi để vui cười bên trong hoặc nhận xét snide.

Những điều này không được vượt qua trong tòa án.

Theo nguyên tắc chung, có một người giữ cửa vào hồ sơ đảm bảo rằng các thủ tục được tuân thủ và nhất quán. Bạn không muốn một nhân viên quản lý nhân sự cho phép mọi người đưa hồ sơ của họ trở lại bàn làm việc của họ trong khi người khác từ chối truy cập.

Yêu cầu mọi người phải đi qua một nguồn duy nhất giúp giữ cho mọi thứ trở nên nhất quán và hợp pháp.

Luật pháp liên quan đến hồ sơ và lưu giữ hồ sơ và quyền truy cập là rất phức tạp. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn cập nhật.

Chính sách dưới đây là khởi đầu tốt cho doanh nghiệp của bạn, nhưng hãy nhớ rằng luật pháp tiểu bang và địa phương của bạn có thể khác nhau.

Chính sách truy cập hồ sơ nhân viên mẫu

Tất cả nhân viên, cựu nhân viên và đại diện của nhân viên có thể xem nội dung tập tin cá nhân của họ với thông báo trước cho nhân viên nguồn nhân lực. Tài liệu liên quan đến trình độ của nhân viên để thuê như áp dụng, thăng chức, kỷ luật và chuyển có thể được xem . Ngoài ra, nhân viên có thể xem lại các mẫu đăng ký chính sách và hồ sơ đào tạo.

Tài liệu mà nhân viên có thể không xem xét bao gồm tài liệu tham khảo hoặc kiểm tra tham khảo, hồ sơ của bất kỳ cuộc điều tra nào được thực hiện bởi ban quản lý, hồ sơ bệnh án, tài liệu liên quan đến thủ tục tư pháp, bất kỳ tài liệu nào vi phạm tính bí mật của nhân viên khác , và các tài liệu được sử dụng cho kế hoạch nhân viên.

Thủ tục

Nhân viên muốn xem lại các nội dung cho phép trong hồ sơ nhân sự của họ nên liên lạc với Bộ phận Nhân sự với thông báo 24 giờ (không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần). Cựu nhân viên, hoặc những người không biết đến nhân viên Nhân sự, phải xuất trình giấy xác nhận và / hoặc bằng chứng cho phép truy cập hồ sơ nhân sự.

Nhân viên phải xem lại hồ sơ nhân sự của họ với sự có mặt của nhân viên nhân sự.

Nhân viên không được rời khỏi văn phòng bất cứ phần nào của hồ sơ nhân sự.

Nhân viên có thể yêu cầu photocopy tập tin hoặc một phần của tập tin. Trong lý do này, nhân viên Nhân sự sẽ cung cấp bản phô tô. Để sao chép rộng rãi, nhân viên sẽ cần phải trả tiền cho các bản photocopy.

Nếu nhân viên không hài lòng với một tài liệu trong hồ sơ nhân viên của mình, với sự có mặt của nhân viên nhân sự, nhân viên có thể viết một lời giải thích hoặc làm rõ và đính kèm nó vào tài liệu có tranh chấp. Trong bất kỳ trường hợp nhân viên nhân sự hoặc nhân viên sẽ không thay đổi tài liệu thực tế.

Nhân viên cũng có thể yêu cầu xóa một tài liệu khỏi hồ sơ nhân sự. Nếu nhân viên nhân sự đồng ý, tài liệu có thể bị xóa.

Nếu nhân viên Nhân sự không đồng ý, vấn đề có thể bị kháng cáo theo cách được quy định trong Chính sách Mở cửa của Công ty.