Chọn một Hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc vĩnh viễn

Sự khác nhau giữa hệ thống quản lý hàng tồn kho định kỳ và vĩnh viễn là gì và phù hợp với công ty của bạn? Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ vẫn sử dụng quản lý hàng tồn kho định kỳ, mặc dù quản lý hàng tồn kho vĩnh cửu ngày càng trở nên phổ biến do sự phát triển của việc quét máy tính phức tạp hơn.

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng máy quét tại thời điểm bán hàng.

Theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP), các công ty có thể sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc vĩnh viễn. Dưới đây, tìm ra sự khác biệt giữa hai hệ thống và những gì sẽ làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống kiểm kê định kỳ là gì?

Quản lý hàng tồn kho định kỳ cho phép một công ty biết được lượng hàng tồn kho bắt đầu và kết thúc hàng tồn kho trong một kỳ kế toán nhưng không theo dõi hàng tồn kho hàng ngày. Hàng tồn kho được theo dõi bởi số lượng hàng tồn kho thực. Trong hệ thống này, tất cả các giao dịch mua đều được ghi trong tài khoản mua hàng. Khi kiểm kê thực tế được thực hiện, số dư trong tài khoản mua hàng sẽ được chuyển vào tài khoản hàng tồn kho, và do đó được điều chỉnh để khớp với chi phí của hàng tồn kho cuối cùng.

Chi phí bán hàng theo hệ thống kiểm kê định kỳ là:

Khởi đầu hàng tồn kho + Mua = Chi phí hàng hoá sẵn sàng để bán

Giá vốn hàng bán sẵn - Kiểm kê cuối kỳ = Chi phí hàng bán

Chi phí kết thúc hàng tồn kho có thể được tính bằng cách sử dụng các phương pháp kế toán hàng tồn kho của LIFO hoặc FIFO hoặc các phương pháp khác ít phổ biến hơn. Bắt đầu khoảng không quảng cáo đang kết thúc khoảng không quảng cáo từ khoảng thời gian trước đó.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là gì?

Hệ thống theo dõi khoảng không quảng cáo vĩnh viễn ghi lại số dư hàng tồn kho sau mỗi lần giao dịch thông qua hệ thống khoảng không quảng cáo bán hàng.

Nó giúp loại bỏ sự cần thiết của cửa hàng để đóng cửa để kiểm kê hàng tồn kho vì hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cho phép bạn tiếp tục mua hàng. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn giữ tài khoản chạy của khoảng không quảng cáo của công ty.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn liên quan đến việc giữ hồ sơ nhiều hơn các hệ thống kiểm kê định kỳ. Mỗi hàng tồn kho được lưu giữ trên sổ cái riêng. Các sổ kiểm kê này chứa thông tin về chi phí bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho. Hệ thống quản lý hàng tồn kho liên tục cho phép kiểm soát lượng hàng tồn kho của công ty bằng cách quản lý.

Hệ thống khoảng không quảng cáo vĩnh viễn cung cấp cho chủ doanh nghiệp bản ghi lại những gì được bán, nơi bán, khi bán và giá bán. Kết quả là, nó cho phép các doanh nghiệp có nhiều hơn một vị trí với một hệ thống quản lý hàng tồn kho tập trung.

Ngay cả với hệ thống quản lý hàng tồn kho vĩnh cửu, công ty vẫn cần phải đóng cửa ít nhất mỗi năm để thực hiện kiểm kê định kỳ, hoặc thủ công. Dữ liệu được quét sẽ cho chủ sở hữu doanh nghiệp biết chính xác khoảng kiểm kê nào đang có trong tay. Ưu điểm chính của việc kiểm kê định kỳ là xác định lượng hàng tồn kho đã bị mất, đánh cắp hoặc bị hư hỏng.

Quản lý hàng tồn kho tốt hơn hay không?

Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ hoặc nếu bạn không có thêm tiền để đầu tư thì việc quản lý hàng tồn kho theo định kỳ có thể là một lựa chọn tốt hơn bởi vì bạn có thể nhận được bằng chỉ một sổ đăng ký tiền mặt và một thủ tục kế toán đơn giản. Nếu bạn bán dịch vụ chứ không phải là sản phẩm, bạn có thể không cần hệ thống quản lý hàng tồn kho trừ khi bạn sở hữu một nhà hàng hoặc bạn đang kinh doanh dịch vụ khách sạn.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể muốn chuyển sang hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo vĩnh viễn do nó cho phép bạn biết được số dư trong tài khoản hàng tồn kho của mình tại bất kỳ thời điểm nào. Các doanh nghiệp lớn thường có hệ thống kiểm kê vĩnh viễn hơn là các hệ thống kiểm kê định kỳ vì các hệ thống tài chính và kế toán còn lại được tin học hóa.