ĐàM phán trong quá trình mua sắm

Đàm phán trong quá trình mua sắm bao gồm khoảng thời gian từ khi giao dịch đầu tiên được thực hiện giữa người mua và người mua thông qua việc ký kết hợp đồng cuối cùng. Đàm phán có thể đơn giản như cố gắng để có được một chiết khấu trên một trường hợp của găng tay an toàn thông qua các phức tạp của mua sắm vốn lớn.

Chuyên gia mua hàng phải cố gắng để đạt được thành công trong đàm phán với nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất với điều kiện tốt nhất cho mỗi mặt hàng được mua.

Quá trình đàm phán đã trở thành một lĩnh vực quan trọng hơn trong quá trình chuỗi cung ứng vì các công ty tìm cách giảm chi tiêu của họ trong khi tăng sức mua của họ. Điều này có nghĩa là các chuyên gia mua hàng phải đàm phán với mức giá ngày càng tốt hơn với các nhà cung cấp trong khi duy trì hoặc tăng chất lượng và dịch vụ.

Trước đây, các công ty đã có một danh sách dài các nhà cung cấp mà họ sẽ mua các mặt hàng khác nhau mà nguồn mua hàng cần thiết để dành thời gian hạn chế thương lượng giá thấp nhất. Giải pháp tốt nhất có sẵn là để so sánh giá niêm yết từ catalog và chọn nhà cung cấp dựa trên thông tin đó. Xu hướng trong thập niên vừa qua là hợp lý hoá cơ sở nhà cung cấp và ký kết các thỏa thuận dài hạn với nguồn duy nhất. Điều này cho phép các công ty thương lượng giá thấp hơn đáng kể cho các mặt hàng mà họ mua từ một số nhà cung cấp riêng biệt.

Sự nhấn mạnh trong đàm phán đã chuyển từ kịch bản giá thấp sang thương lượng với ít nhà cung cấp hơn để có được mức giá thấp nhất với dịch vụ, chất lượng và điều kiện tốt nhất. Mục đích của các công ty là giảm tổng chi tiêu thay vì thương lượng giá thấp nhất với một số lượng lớn các nhà cung cấp, điều này không mang lại kết quả tốt nhất.

Hợp đồng dài hạn được đàm phán với cơ sở cung cấp nhỏ hơn đã tạo ra mối quan hệ đối tác giữa người mua và nhà cung cấp. Mối quan hệ có thể trở thành đối nghịch ít hơn mà lợi ích người mua và nhà cung cấp. Trong loại đối tác hoặc mối quan hệ, người mua sẽ khuyến khích nhà cung cấp tăng chất lượng và dịch vụ và nhà cung cấp biết rằng bằng cách làm điều này hợp tác sẽ tiếp tục với một hợp đồng mới với doanh số bán hàng được đảm bảo.

Đàm phán hoặc RFQ

Các đơn vị mua hàng phi chính phủ tiếp tục cung cấp một loạt các nhà cung cấp trước yêu cầu báo giá (RFQ) cho các mặt hàng hoặc dịch vụ mà họ muốn mua. Quá trình đấu thầu cạnh tranh có thể tạo ra một loạt các hồ sơ dự thầu và điều kiện mà bộ phận thu mua sẽ đánh giá và sau đó trao giải thưởng cho doanh nghiệp. Điều này có thể hoặc không liên quan đến một số hình thức đàm phán.

Hầu hết các doanh nghiệp được đàm phán sẽ liên quan đến các mặt hàng hoặc dịch vụ mà không nhất thiết phải xác định bởi một RFQ. Bộ phận thu mua và nhà cung cấp sẽ thương lượng nhiều hơn giá. Đàm phán sẽ bao gồm những gì sẽ được sản xuất hoặc mức độ cung cấp dịch vụ, bảo hành, dịch vụ vận chuyển, hỗ trợ kỹ thuật, đóng gói thay thế, kế hoạch thanh toán vv ..

Mua hàng hoặc dịch vụ có chi phí đáng kể sẽ yêu cầu đàm phán mở rộng để đạt được hợp đồng cuối cùng.

Các chuyên gia mua hàng phải tham gia vào các loại thương lượng này để đảm bảo các công ty của họ có được giá tốt nhất với những điều kiện thuận lợi nhất và nhân viên có thể cần được đào tạo về các phương pháp đàm phán vì nó trở nên phổ biến hơn trong một môi trường kinh tế khó khăn.

Mục tiêu đàm phán

Nhân viên mua hàng nên tham gia tất cả các cuộc đàm phán với các mục tiêu được xác định rõ ràng. Nếu không có các mục tiêu, khả năng chuyên môn hóa mua hàng sẽ phải gánh chịu giá cả, chất lượng hoặc dịch vụ. Người đàm phán nên tham gia thảo luận với nhà cung cấp với các mục tiêu chính xác mà họ muốn đạt được cho công ty của họ.

Mục tiêu không được tuyệt đối và nên cho phép một số linh hoạt.

Tuy nhiên, nhà đàm phán cũng nên đảm bảo rằng họ không đi chệch mục tiêu và tự đàm phán về những lĩnh vực không phải là một phần của cuộc thảo luận. Ví dụ, một nhà đàm phán có thể đã làm việc với nhà cung cấp về mục tiêu của họ về giá cả và dịch vụ, nhưng không phải chất lượng. Khi nhà cung cấp bắt đầu thảo luận về chất lượng, nhà đàm phán nên tránh bất kỳ thỏa thuận nào khi họ không có một mục tiêu đặt ra.

Đàm phán là một phần quan trọng của vai trò của người mua chuyên nghiệp. Đó là một kỹ năng được học và đào tạo có thể giúp thu mua nhân viên để hiểu được những gì cần thiết khi đàm phán với nhà cung cấp.

Cập nhật bởi Gary Marion, Chuyên gia về Logistics và Cung ứng.