Làm thế nào Lockbox giúp doanh nghiệp thu thập các khoản thanh toán

Khóa hộp giúp các tổ chức thu thập thanh toán hiệu quả. Thay vì tự giải quyết các khoản thanh toán đến (và chờ các khoản thanh toán chuyển qua thư), ngân hàng của bạn có thể thiết lập nhiều hộp thư trên khắp đất nước để nhận thanh toán và xử lý các khoản thanh toán đó cho bạn.

Lợi ích của Khóa Hộp

Lý do chính để xem xét các dịch vụ khóa là tốc độ và hiệu quả: tiền vào tài khoản của bạn nhanh hơn, và với chi phí thấp hơn cho tổ chức của bạn.

Khi khách hàng hoặc đối tác gửi tiền cho bạn, bạn cần phải gửi khoản tiền đó. Điều đó có nghĩa là phải đợi cho đến khi khoản thanh toán đến, đưa ai đó vào ngân hàng bằng séc (hoặc nhờ nhân viên chuyển đổi khoản thanh toán sang thanh toán bằng điện tử) và chờ ngân quỹ thanh toán trong tài khoản của bạn.

Khi bạn có khối lượng lớn các khoản phải thu, cần nhiều nguồn lực để xử lý các khoản thanh toán đó. Hơn nữa, chờ đợi giấy kiểm tra để di chuyển trên cả nước có nghĩa là bạn phải đợi thêm một hoặc hai ngày trước khi bạn nhận được thanh toán.

Thanh toán nhanh: với dịch vụ lockbox, bạn sẽ được thanh toán nhanh hơn. Với đầu vào từ ngân hàng của bạn, bạn thiết lập các hộp thư trong các khu vực địa lý đã chọn để giảm thiểu thời gian thư từ khách hàng. Tất nhiên, bạn không có nhân viên tại những địa điểm đó - ngân hàng làm - vì vậy bạn phải trả cho hộp thư và để ai đó có thể xử lý khoản thanh toán đó cho bạn.

Nhiều lần gửi hàng trong ngày: đôi khi thư được gửi nhiều lần tại các trung tâm thư cao cấp, cũng giúp bạn thu thập nhanh hơn.

Với dịch vụ thư địa phương của bạn, bạn chỉ có thể nhận được một lần giao hàng mỗi ngày, dẫn đến thời gian "thả nổi" thêm. Đặc biệt là khi số tiền đô la là lớn, chờ đợi thêm một ngày làm việc có thể tốn kém.

Các khoản phải thu bên ngoài: nhân viên của dịch vụ lockbox của bạn sẽ mở thư, đánh dấu bất kỳ thông tin nào từ thanh toán, và đôi khi cung cấp các dịch vụ bổ sung.

Lời hứa của các nhà cung cấp là bạn có thể đặt các nguồn lực của mình vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình trong khi vẫn cho phép xử lý thanh toán.

Các công cụ bổ sung: một số nhà cung cấp lockbox cung cấp các tính năng bổ sung giúp giữ mọi thứ chuyển động suôn sẻ. Ví dụ: ngân hàng của bạn có thể lưu trữ số tài khoản từ séc của khách hàng để họ có thể xác định cách tính khoản thanh toán nếu khách hàng của bạn quên bao gồm phiếu giảm giá (hoặc khách hàng không cung cấp số tài khoản của mình). Đối với bất kỳ mục hoặc lỗi sai kỳ lạ nào, ngân hàng có thể thiết lập trang web nơi bạn xem những "trường hợp ngoại lệ" này và quyết định nên làm gì về thanh toán.

Chuyển đổi điện tử: hầu hết các ngân hàng sẽ chuyển đổi thanh toán sang thanh toán điện tử cho bạn (khi được cho phép).

Các loại hộp khóa

Có hai loại dịch vụ khóa chính: bán lẻ và bán buôn.

Các hộp kín bán lẻ được sử dụng bởi các tổ chức nhận được khối lượng lớn thanh toán tương đối nhỏ. Ví dụ: một doanh nghiệp có khách hàng trên toàn quốc (chẳng hạn như công ty điện thoại) có thể thiết lập hộp khóa ở một số khu vực để ngăn việc thanh toán chi tiêu nhiều ngày bằng thư. Các khoản thanh toán này thường đi kèm với phiếu giảm giá thanh toán thông thường có thể đọc được bằng máy tính. Trong nhiều trường hợp, thanh toán hóa đơn "trực tuyến" từ tài khoản ngân hàng tiêu dùng của bạn sẽ kết thúc trong các hộp khóa này.

Các hộp khóa bán buôn dành cho thanh toán lớn hơn, ít thường xuyên hơn, chẳng hạn như thanh toán giữa các đối tác kinh doanh (nhà cung cấp, ví dụ). Bởi vì các khoản thanh toán có thể lớn , có thể có giá trị nhận được tiền trong ngân hàng một hoặc hai ngày nhanh hơn. Tuy nhiên, các khoản phải thu này thường không đơn giản như kiểm tra với một phiếu giảm giá thanh toán tiêu chuẩn - họ đòi hỏi nhiều lao động và chuyên môn hơn để xử lý.

Các hộp khóa khác có thể được thiết lập cho bất kỳ mục đích nào. Bất cứ khi nào một khoản phải thu phải đi qua thư, ai đó có thể thiết kế một giải pháp sáng tạo và tùy chỉnh.