Video: What is a Project Charter in Project Management? 2025
Một trong những đặc điểm xác định của một dự án là chúng tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định. Đó có thể là bất cứ điều gì từ vài tuần đến vài năm, và trong một số trường hợp đối với các dự án xây dựng quy mô lớn hoặc các công trình công cộng, hàng thập kỷ.
Để theo dõi sự tiến triển trên đường đi và đảm bảo các thành quả chủ yếu đạt được theo thời gian, các nhà quản lý dự án sử dụng các mốc quan trọng.
Định nghĩa về mốc quan trọng của dự án là một nhiệm vụ với thời gian bằng không thể hiện thành quả trong dự án.
Chúng được sử dụng như là một cách thể hiện chuyển động và tiến bộ về phía trước và cho mọi người biết những gì đang xảy ra, ngay cả khi họ không có kiến thức chi tiết về các nhiệm vụ liên quan đến việc đó. Về mặt này, chúng rất hữu ích cho truyền thông của các bên liên quan và đặt kỳ vọng.
Khi nào cần sử dụng các mốc quan trọng của dự án
Các dấu mốc trong quản lý dự án được sử dụng để đánh dấu:Sự bắt đầu của các giai đoạn quan trọng của công việc
- Sự kết thúc của các giai đoạn quan trọng của công việc
- Để đánh dấu thời hạn cho một điều gì đó
- Để hiển thị khi một quyết định quan trọng đang được thực hiện.
- Và các điểm cố định khác trong thời gian cần được gọi đặc biệt vì các mốc quan trọng là một cách tuyệt vời để theo dõi dự án của bạn.
Làm thế nào thường xuyên để Đặt Milestones Trong Kế hoạch của bạn
Trong những tháng khác, bạn có thể tập trung vào việc thực hiện và có rất ít, nếu có, để bạn có thể treo một mốc quan trọng.
Có nói rằng, vì mục đích báo cáo, nên tạo ra một lý do để có một mốc quan trọng ít nhất một lần trong mỗi chu kỳ báo cáo, và chúng ta sẽ nói về các cột mốc và thông tin liên lạc một chút.
Các mốc quan trọng được biểu hiện như thế nào trên biểu đồ Gantt của bạn
Milestones là một trong những thành phần của một biểu đồ Gantt và được thể hiện trên biểu đồ như một viên kim cương. Chúng không được hiển thị như là một công việc bình thường vì chúng có thời gian bằng không: nói cách khác, chúng không mất thời gian. Với mục đích quy hoạch biểu đồ Gantt, chúng chỉ xảy ra!
Nếu bạn không sử dụng biểu đồ Gantt, bạn vẫn có thể sử dụng cột mốc. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt: bạn vẫn có thể kết hợp mốc quan trọng vào kế hoạch của mình bằng cách sử dụng các yếu tố này.
Nếu bạn muốn giữ cá nhân tổ chức và phần mềm quản lý dự án của bạn không được tích hợp đầy đủ vào lịch của bạn, bạn có thể sao chép và dán các ngày chính vào nhật ký của bạn. Tùy thuộc vào cách bạn thích làm việc này có thể là một mẹo hữu ích để nhắc nhở bạn về những gì sẽ được sắp lên!
Làm thế nào để Đặt tên Milestones
Milestones cần phải có một mô tả rõ ràng về lịch trình dự án của bạn, nhưng không phải là một trong đó ngụ ý họ là một nhiệm vụ. Vì vậy, họ không nên được gọi là 'Có được thỏa thuận để đi vào Giai đoạn 2' nhưng 'Giai đoạn 2 bắt đầu'. Nếu bạn muốn phản ánh nỗ lực đạt được thỏa thuận chuyển sang Giai đoạn 2, sau đó thêm một nhiệm vụ ngay trước đó.
Các giai đoạn cần mô tả thời điểm họ đại diện như sau:
Thử nghiệm hoàn thành
- PID đã được phê chuẩn
- Hợp đồng đã ký
- Cuộc họp nhân viên của Town Hall
- Nhiều giám đốc dự án chọn số cột mốc cho dễ dàng tham khảo là tốt. Nếu bạn sử dụng cấu trúc phân tích công việc, bạn có thể sử dụng số thứ tự từ đó. Nếu không, bạn nên sử dụng M1, M2 và để hiển thị rõ ràng những gì bạn đang đề cập đến. Cơ cấu đặt tên rõ ràng trở nên quan trọng hơn trong các cột mốc quan trọng hơn, vì vậy, hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ làm điều này nếu dự án của bạn chạy trong vài tháng.
Làm thế nào để có mốc quan trọng Đã được ký
Các mốc quan trọng tạo thành một phần của lịch trình dự án của bạn, do vậy khi lịch trình của bạn được căn cứ, bạn nên xem xét các mốc quan trọng của mình đã được ký.
Nếu bạn cần thay đổi ngày tháng của cột mốc thì bạn nên sử dụng quy trình kiểm soát thay đổi tiêu chuẩn để thực hiện các điều chỉnh kế hoạch của mình. Điều này có thể dễ dàng như trò chuyện với nhà tài trợ dự án của bạn và cho họ biết lý do tại sao ngày cần phải thay đổi hoặc chính thức như đưa ra một lịch trình được đề nghị mới và đưa nó đến một ủy ban quy hoạch để được phê chuẩn.
Tốt nhất là tìm hiểu xem tiến trình đăng nhập cột mốc quan trọng của bạn là gì, nếu có, trước khi cần sử dụng nó, để bạn không lãng phí thời gian khi bạn phải thực hiện thay đổi.
Sử dụng các mốc quan trọng cho truyền thông
Các mốc quan trọng rất hữu ích cho truyền thông và báo cáo vì chúng là các điểm kiểm soát tối thiểu trong kế hoạch. Nói cách khác, nếu bạn thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác, bạn vẫn có thể nhìn thấy những gì đã xảy ra và giữ cho dự án chuyển tiếp bằng cách sử dụng các mốc quan trọng.
Bạn sẽ có thể rút ra các cột mốc và đưa chúng vào bảng điều khiển hoặc báo cáo dự án. Họ nên kể câu chuyện về dự án một cách chi tiết để đáp ứng những người mà bạn báo cáo, thông thường là nhà tài trợ dự án của bạn hoặc một nhóm điều hành khác như nhóm chỉ đạo (hoặc ban chỉ đạo dự án). Mỗi tháng hoặc ở tần suất báo cáo bạn sử dụng, bạn có thể cho biết cột mốc nào đã đạt được.
Việc báo cáo các mốc quan trọng khá đơn giản và thường được thực hiện dưới dạng bảng. Bạn liệt kê mốc quan trọng, ngày đến hạn và sau đó là ngày dự báo mới. Khi đạt được mốc quan trọng và có thể được đánh dấu là hoàn chỉnh, bạn cũng thêm ngày đó vào. Hy vọng rằng, nó sẽ giống như dự báo ngày, nhưng các dự án không phải lúc nào cũng hoạt động như vậy.
Một bảng như thế làm cho nó rõ ràng những gì đã được hoàn thành và những gì là xuất sắc. Bạn sẽ có thể lên kế hoạch cho câu trả lời cho câu hỏi, "Tại sao chúng ta không đạt được cột mốc đó? "Trước khi bạn đi và gặp người bảo trợ của bạn hoặc gửi báo cáo!
Khi kế hoạch dự án của bạn quá dài và bạn có nhiều cột mốc, bạn sẽ dễ dàng bỏ các cột mốc hoàn thành vào mỗi chu kỳ báo cáo. Chỉ báo cáo các mốc sắp tới hoặc đã hoàn thành trong tháng đó: tháng sau sẽ gỡ bỏ bất kỳ nội dung nào đã hoàn thành vào tháng trước, do đó bạn không thường xuyên thêm vào thời lượng của báo cáo bằng cách nói với mọi người về công việc mà họ biết đã hoàn thành.
Các mốc quan trọng là một công cụ quản lý dự án rất hữu ích để lập kế hoạch, lên kế hoạch và báo cáo và chúng dễ sử dụng. Đặt một số trong kế hoạch dự án tiếp theo của bạn, theo dõi họ và bạn sẽ thấy mình tìm hiểu về những gì tần số hoạt động tốt nhất cho bạn.
Cũng như mọi thứ trong quản lý dự án, hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt để mang lại kết quả mà bạn muốn, sử dụng các mẹo và hướng dẫn này để thông báo cho bạn những quyết định của chính bạn.
Tìm hiểu Các cách đơn giản để tăng sự gắn bó với thương hiệu
Tìm hiểu Làm thế nào nhận dạng thương hiệu được xác định
Bằng cách bạn muốn người tiêu dùng nhận thức thương hiệu của bạn. Tìm hiểu vai trò của nó trong tiếp thị của bạn và tại sao nó quan trọng.
Làm thế nào để giữ nhãn hiệu của bạn khỏi bị đánh cắp < Làm thế nào để bảo vệ thương hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ của bạn từ
Làm thế nào để bảo vệ thương hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ của bạn từ