Tìm hiểu Làm thế nào bạn có thể hưởng lợi từ một Kiểm toán Dự án

Mỗi dự án có thể hưởng lợi từ việc kiểm toán theo thời gian. Nhưng đừng lo lắng, nó không phải là đáng sợ như nó âm thanh. Kiểm toán dự án là nơi một người vô tư kiểm tra dự án của bạn và cung cấp hướng dẫn về những gì có thể được thực hiện khác nhau để cải thiện cơ hội thành công. Bài viết này giải thích tất cả mọi thứ và đưa bạn qua làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán dự án.

Cách chính thức kiểm toán dự án là

Việc kiểm toán dự án thường là một bài tập chính thức.

Mức tương đương không chính thức thường được gọi là đánh giá đồng đẳng. Đây là nơi một đồng nghiệp xem qua dự án của bạn và tài liệu liên quan và cung cấp cho bạn thông tin phản hồi về nơi bạn nên dành nhiều thời gian hơn.

Kiểm toán dự án chính thức ở chỗ chúng thường có một bộ câu hỏi được xác định và được tiến hành bởi những người thường xuyên làm những việc như vậy.

Người thực hiện kiểm toán dự án của bạn có thể là một người quản lý dự án khác (có thể là người có nhiều kinh nghiệm trong việc điều hành dự án) nhưng có nhiều khả năng là một người từ Văn phòng dự án thường xuyên tiến hành kiểm toán.

Đó sẽ là một người có thể tự coi mình là công bằng vì vậy nó sẽ không phải là nhà quản lý hoặc nhà tài trợ dự án của bạn. Nó thậm chí có thể là một nhóm người, tùy thuộc vào kích thước của dự án.

Làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán dự án

Thứ nhất, và điều chính, để có được tổ chức là có bản sao của tài liệu dự án của bạn để kiểm toán viên để xem xét.

Nếu bạn có một điều phối viên dự án, hãy yêu cầu họ kéo một gói tài liệu (tốt nhất là điện tử). Bạn nên có tất cả thông tin của bạn dễ tiếp cận, nhưng ngay cả khi bạn làm, bước này vẫn có thể mất một thời gian. Tối thiểu phải đảm bảo rằng bạn có kế hoạch dự án, nhật ký rủi ro, nhật ký, ngân sách và lịch trình có sẵn cho kiểm toán viên.

Ai cần tham gia

Điều này phụ thuộc vào loại điều mà kiểm toán viên muốn xem. Bạn, với tư cách là người quản lý dự án, sẽ phải dành chút thời gian cho họ. Mong các thành viên trong nhóm của bạn cũng được gọi vào để trò chuyện với kiểm toán viên.

Hãy nhớ rằng họ sẽ dành nhiều thời gian hơn cho công việc kiểm toán, ít thời gian hơn cho công việc dự án, do đó bạn có thể phải lên lịch lại một số hoạt động và làm việc chậm hơn trong thời gian kiểm toán.

Khoảng thời gian kiểm toán dự án kéo dài bao lâu

Không có khoảng thời gian cố định cho kiểm toán dự án. Đối với các dự án lớn, bạn sẽ thấy mất nhiều thời gian hơn. Đối với các dự án nhỏ, kiểm toán viên có thể được thực hiện trong vòng vài giờ. Ngay khi bạn biết rằng dự án của bạn sẽ được kiểm toán, hãy hỏi nhóm kiểm toán của bạn bao lâu họ dự đoán công việc của họ.

Việc kiểm toán sẽ là gì nếu

Nếu cuộc kiểm toán được gọi là do một mối quan tâm đặc biệt, chẳng hạn như không đạt được mục tiêu chất lượng, thì hãy mong đợi nó thăm dò khu vực đó một cách sâu sắc.Một cuộc kiểm toán định kỳ sẽ xem xét rộng rãi ở các lĩnh vực khác nhau của quản lý dự án và các sản phẩm mà dự án đang thực hiện. Nó sẽ bao gồm thời gian, chi phí và chất lượng của dự án của bạn, và sự tham gia của các bên liên quan.

Mục tiêu của cuộc kiểm toán là tìm hiểu xem dự án có đáp ứng các mục tiêu của nó hay không.

Nếu kiểm toán viên cảm thấy rằng dựa trên kết quả thực hiện dự án sẽ không đạt được mục tiêu đó, họ sẽ đề xuất các hành động.

Các đề xuất phụ thuộc vào những gì đã được tìm thấy

Các khuyến nghị trong báo cáo của kiểm toán viên sẽ phụ thuộc vào những gì họ tìm thấy. Mong họ được tích cực và phrased trong một cách mà nên cho phép bạn để áp dụng chúng một cách dễ dàng. Họ nên được thực tế.

Ở một thái cực nào đó, kiểm toán viên có thể đề nghị rằng dự án của bạn bị đóng cửa, mặc dù điều này chỉ xảy ra nếu họ cảm thấy rằng không có bất kỳ một dự án nào từ dự án này chuyển tiếp sẽ mang lại bất kỳ giá trị nào cho tổ chức.

Nhìn vào cuộc kiểm toán dự án của bạn như là một kinh nghiệm tích cực. Nó sẽ cho bạn cảnh báo sớm về bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy dự án của bạn đang gặp rắc rối và đó là cơ hội để làm việc với một chuyên gia có kinh nghiệm trong dự án.

Thực hiện các khuyến nghị của họ nên làm cho bạn, nhóm của bạn và dự án của bạn thành công hơn, và điều đó chỉ có thể là một điều tốt.