Trợ lý Hành chính hoặc Thư ký Điều hành

Cả thư ký điều hành và trợ lý hành chính cung cấp hỗ trợ hành chính tiên tiến cho một hoặc hai giám đốc điều hành hoặc quản lý. Nhưng những gì tách biệt những vị trí văn phòng này khỏi những công việc văn phòng và văn phòng thông thường khác là mức trách nhiệm và sự bảo mật liên quan đến họ.

Ngoài chức năng văn phòng cơ bản, trợ lý hành chính và thư ký điều hành cũng chịu trách nhiệm soạn thảo hoặc chuẩn bị các báo cáo, tổ chức và lập kế hoạch các cuộc họp, xem xét các tin nhắn đến để xác định tầm quan trọng của họ, chuẩn bị các chương trình họp hội đồng, sắp xếp chuyến đi, phút, nghiên cứu, chuẩn bị thư từ, giám sát và đào tạo nhân viên văn phòng cấp dưới.

Các chức vụ này có thể yêu cầu các mức độ kinh nghiệm khác nhau và có bất kỳ chức danh công việc tương tự:

Trợ lý Hành chính Cấp bậc

• Trợ lý Hành chính
• Trợ lý Hành chính Cao cấp
• Thư ký Điều hành
• Thư ký Điều hành Cao cấp
• Quản lý Văn phòng
• Quản lý Cao cấp

Chú ý: Các vị trí trợ lý pháp lý và y tế khá khác nhau và cần được đào tạo đặc biệt theo yêu cầu trong nghề nghiệp mà họ làm việc.

Khác biệt giữa các trợ lý hành chính và thư ký điều hành

Vai trò của thư ký điều hành và trợ lý hành chính có sự trùng lặp đáng kể, và sự khác biệt trong vai trò có thể khác nhau theo tổ chức. Trong một số trường hợp, thư ký điều hành tập trung vào nhiều nhiệm vụ hành chính hơn cho người quản lý hoặc giám đốc điều hành, chẳng hạn như lập lịch trình họp, lập kế hoạch đi du lịch, xử lý thông tin bằng văn bản và thậm chí cả việc làm sổ sách kế toán. Một trợ lý hành chính có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác và đảm nhiệm nhiều vai trò lãnh đạo trong một số năng lực, tạo ra các chương trình cho các cuộc họp hoặc hội nghị, quản lý ngân sách và xử lý hóa đơn của nhà cung cấp.

Các trợ lý hành chính có thể được yêu cầu phải có một nền giáo dục chuyên biệt hơn trong một số trường hợp khi quản lý hoạt động kinh doanh là rất quan trọng.

Các kỹ năng công việc chính

Cả hai thư ký điều hành và trợ lý hành chính đều có một tập hợp các kỹ năng nghề cần thiết cho cả hai vai trò. Chúng bao gồm các kỹ năng tổ chức đặc biệt, khả năng giao tiếp bằng văn bản và miệng, cũng như chú ý đến chi tiết và chuyên nghiệp.

Họ phải có trình độ kỹ thuật với các công cụ tự động hóa văn phòng, bao gồm phần mềm cần thiết như Microsoft Word, Excel và PowerPoint, cũng như công cụ kế toán như QuickBooks.

Trợ lý hành chính hoặc Thư ký điều hành trong Văn phòng nhỏ

Trong một văn phòng nhỏ, trách nhiệm của một trợ lý hành chính hoặc thư ký điều hành thường được thực hiện bởi nhiều nhân viên văn phòng.Một số công việc thực sự có thể được thực hiện bởi các giám đốc điều hành của công ty, và các trợ lý hành chính hoặc vai trò thư ký điều hành có thể bao gồm nhiều trách nhiệm hơn khi cần thiết trong tổ chức nhỏ hơn.

Trợ lý hành chính hoặc Thư ký Điều hành trong Văn phòng Trung cấp

Khi quy mô của công ty tăng lên, nhu cầu về một người có tổ chức cao và có thể thực hiện nhiều công việc tăng lên. Điều này đặc biệt đúng đối với các nhà điều hành điều hành các công ty đòi hỏi mức độ bảo mật cao và tính toàn vẹn của doanh nghiệp đang được tiến hành.

Trợ lý hành chính hoặc Thư ký Điều hành trong một Văn phòng lớn

Thường thì một văn phòng lớn có một số trợ lý hành chính và / hoặc thư ký điều hành. Ở quy mô công ty này, thường cần phải có một người quản lý văn phòng điều phối các nhân viên phục vụ các giám đốc điều hành của công ty.

Trong một số trường hợp, một trợ lý hành chính sẽ kèm theo người hành pháp trong các chuyến đi công tác dài để hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp, lập kế hoạch và các nhiệm vụ tổ chức quan trọng khác.