Làm thế nào để soạn kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý dự án là tài liệu nêu ra cách thức nhóm sẽ làm việc với dự án. Nó mô tả vòng đời dự án và bao gồm cách công việc sẽ được thực hiện, theo dõi, kiểm soát và sau đó chính thức đóng cửa.

Kế hoạch quản lý dự án thực sự là một thuật ngữ chung cho tất cả các tiểu kế hoạch mà bạn sẽ sản xuất cho dự án. Chúng ta có thể xác định kế hoạch quản lý dự án như tất cả những gì được đề cập trong các kế hoạch này:

- Kế hoạch quản lý rủi ro

• Kế hoạch quản lý rủi ro
• Kế hoạch quản lý rủi ro
• Kế hoạch quản lý rủi ro
• Kế hoạch quản lý kế hoạch
• Kế hoạch quản lý rủi ro tham khảo nhật ký rủi ro của bạn)
• Kế hoạch quản lý thay đổi
• Kế hoạch quản lý mua sắm, nếu bạn cần một kế hoạch quản lý cấu hình
• kế hoạch, một lần nữa, chỉ khi nào bạn có ý định viết một cuốn sách: bạn không cảm thấy cần thiết về dự án của bạn
• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

Kế hoạch quản lý dự án cũng bao gồm các thông tin quan trọng về các đường cơ sở của dự án, đặc biệt là về phạm vi và tiến độ. Điều này cho bạn một đường dây trong cát mà bạn có thể tham khảo lại để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những gì đã thay đổi khi bạn đóng dự án và so sánh kế hoạch với hiệu suất thực tế.

Có nói rằng kế hoạch quản lý dự án tồn tại dưới dạng tài liệu riêng của nó. Đây là những gì để đưa vào và làm thế nào để tham khảo những phần khác.

Làm thế nào để viết kế hoạch quản lý dự án

Bắt đầu tài liệu của bạn với tên của dự án và ngày tháng.

Sử dụng mẫu từ Văn phòng Quản lý dự án nếu có, để tránh phải bắt đầu từ đầu.

Sau đó bao gồm các phần này:

Các ngưỡng và các đường cơ sở:

Làm rõ cách thức các đường cơ sở sẽ được quản lý như thế nào cho tiến độ, phạm vi, chi phí và các khu vực chất lượng của dự án. Xác định xem những thay đổi có thể chấp nhận được lên kế hoạch sẽ như thế nào (ví dụ: +/- 10%) và bạn sẽ làm gì nếu nó có vẻ như bị vi phạm. Bạn có thể đã ghi lại những điều này trong Điều lệ dự án của bạn (tìm hiểu cách viết Điều lệ dự án ở đây).

Quản trị:

Xác định đánh giá dự án, đánh giá đồng cấp và các biện pháp quản trị khác mà bạn sẽ áp dụng khi trải qua chu kỳ quản lý dự án. Tối thiểu, bạn nên bao gồm dấu hiệu chính thức vào cuối mỗi giai đoạn. Đây là một trong những vai trò của nhà tài trợ dự án. Bạn cũng có thể đưa chi tiết về các bài đánh giá chất lượng mà bạn sẽ nắm giữ nếu phù hợp với dự án của bạn. Phương pháp luận Quyết định:

Đây là một nơi tốt để ghi lại những bit nào trong phương pháp quản lý dự án của bạn mà bạn đã quyết định không làm bởi vì nó không liên quan. Ví dụ: bạn có thể lưu ý ở đây rằng bạn sẽ không thực hiện kế hoạch quản lý mua sắm vì không có yêu cầu mua sắm cho dự án của bạn. Mọi thứ khác:

Không giới hạn đối với các tiêu đề này. Bao gồm bất cứ điều gì khác mà bạn nghĩ có thể liên quan đến quy hoạch dự án như mối liên hệ với các dự án khác trong công ty, các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kế hoạch mà bạn muốn gây chú ý cho ai đó. Các công ty con kế hoạch

Nếu bạn hợp nhất tất cả các tài liệu dự án của bạn thành một dự án đó sẽ là một kế hoạch quản lý dự án khổng lồ.

Tốt nhất là bao gồm liên kết (hoặc ít nhất là mô tả về vị trí tài liệu có thể tìm thấy) trong tài liệu này. Sau đó, nếu có ai đó muốn đi và đọc nó, họ có thể tìm thấy nó, mà không có kế hoạch quản lý dự án của bạn trở nên quá thời gian để không ai nhìn vào nó cả.

Đừng quên kết nối với đường cơ sở. Đối với lịch trình của dự án, hãy lưu một phiên bản kế hoạch của bạn và liên kết đến nó. Đối với chi phí cơ bản, hãy lưu một phiên bản kế hoạch ngân sách của bạn tính đến ngày hôm nay và liên kết với kế hoạch đó. Những tài liệu này là tài liệu sống và sẽ thay đổi khi dự án chuyển sang, nhưng bạn sẽ giữ các tệp gốc đó để bạn có thể nhìn lại chúng và thực hiện so sánh.

Cuối cùng, thêm kiểm soát phiên bản vào kế hoạch quản lý dự án của bạn để nếu bạn cần cập nhật nó, bạn sẽ dễ dàng có thể thấy nếu bạn đang làm việc trên bản sao mới nhất.