Video: [YUMEBOSHI] TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2025
Biết cách viết một đề xuất dịch vụ lập kế hoạch sự kiện là một phần quan trọng trong việc điều hành một sự kiện thành công trong kế hoạch kinh doanh. Bất kỳ doanh nghiệp bán một dịch vụ sẽ cần phải chuẩn bị một số loại đề xuất kinh doanh trong việc trình bày công ty và dịch vụ của họ cho một khách hàng tiềm năng. Nhưng các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện là duy nhất và đề xuất bạn tạo phải phản ánh các dịch vụ tùy chỉnh mà bạn sẽ cung cấp.
Dưới đây là một số mẹo dễ làm theo để viết một đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả.
Đề xuất dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?
Đề xuất dịch vụ sự kiện là một đề xuất toàn diện phác thảo sự kiện và các dịch vụ bạn cung cấp. Đề xuất này là cơ hội để bán kinh doanh, kỹ năng, ý tưởng và tầm nhìn của bạn cho khách hàng tương lai. Nó cũng được thiết kế để trình bày bạn là người tốt nhất để thực hiện sự kiện, một khách hàng có thể tin tưởng. Các đề xuất nên được viết, nghiên cứu kỹ lưỡng và cung cấp các chi tiết cần thiết để khách hàng có thể hình dung những gì bạn có trong tâm trí.
Không có lối tắtCác khuôn mẫu rất phong phú cho tất cả các loại tài liệu kinh doanh, từ đề xuất dịch vụ và hoá đơn, đến sổ sách kế toán và báo cáo chi phí. Sử dụng các mẫu này chắc chắn có thể giúp bạn soạn thảo một đề xuất nhanh chóng và hiệu quả. Nhưng chống lại sự cám dỗ để tải xuống một mẫu chung chung, điền vào các không gian trống và gửi nó như là đại diện cho dịch vụ kinh doanh và các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện của bạn.
Bước đầu tiên: Cuộc họp
Bước đầu tiên là gặp gỡ khách hàng tiềm năng của bạn để thảo luận về những gì họ có trong đầu cho sự kiện này, mục tiêu là số lượng khách và những gì họ hy vọng đạt được. Ngoài ngày tháng, thời gian và địa điểm mong muốn, hãy lưu ý đến bất kỳ ý tưởng nào về chủ đề, phục vụ, thẩm mỹ tổng thể, màu sắc hoặc không gian được thảo luận trong cuộc họp này.
Bắt đầu về Đề xuất Sự kiện
Vì vậy, bạn đã có một cuộc họp ban đầu với khách hàng của bạn và có ý tưởng về những gì họ có trong tâm trí cho sự kiện của họ. Và bạn đã tải xuống một vài mẫu tổng quát để bắt đầu viết đề xuất. Bây giờ bạn có thể đang nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính để bàn tự hỏi bạn nên đưa cái gì vào kế hoạch tổ chức sự kiện của mình.
Mỗi đề xuất nên được viết với khách hàng trong tâm trí.Nhưng đừng đơn giản chỉ trình bày lại tất cả những ý tưởng mà họ chia sẻ với bạn trong cuộc họp của bạn và chỉ cần gắn một nhãn hiệu cho các dịch vụ của bạn để phân phối chính xác những gì họ mô tả. Lập kế hoạch sự kiện là một dịch vụ kinh doanh và đó là dịch vụ, liên lạc cá nhân và cách tiếp cận sáng tạo mà làm cho một sự kiện không chỉ thành công mà còn đáng nhớ. Và các sự kiện đáng nhớ có thể giúp bạn tạo ra nhiều khách hàng mới cho công việc kinh doanh của mình.
Vì vậy, chuẩn bị đề xuất của bạn theo một giai điệu và phong cách phản ánh bạn và doanh nghiệp của bạn.
Trình bày ý tưởng sự kiện của bạn sao cho khách hàng của bạn hiểu rõ rằng bạn đang kết hợp suy nghĩ, hy vọng và mối quan tâm của họ vào cách tiếp cận của bạn đối với sự kiện này. Hiểu được nhu cầu của khách hàng của bạn là rất quan trọng và truyền đạt điều này trong đề xuất của bạn có thể làm cho sự khác biệt giữa họ thuê bạn hoặc người khác.
Điều gì sẽ bao gồm trong kế hoạch tổ chức sự kiện Sự kiện
Giới thiệu
Bắt đầu bằng một giới thiệu ngắn về bạn và kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Bao gồm chi tiết cụ thể như bao lâu bạn đã được trong kinh doanh và nền tảng chuyên môn của bạn.
Sự kiện Mô tả
Phần tiếp theo này là bản tóm tắt sự kiện thực tế. Điều này sẽ bao gồm các chi tiết được cung cấp trong cuộc họp của bạn như mục tiêu của sự kiện, khung thời gian chung, số lượng khách và địa điểm có thể.
Các dịch vụ được cung cấp
Phần này đặc biệt quan trọng.
Khách hàng sẽ cần biết - cụ thể - bạn sẽ cung cấp dịch vụ nào cho sự kiện này. Một danh sách kiểm tra có dấu chấm là một cách tuyệt vời để hiển thị các dịch vụ khác nhau được bao gồm. Điều này hoạt động tốt với các chức năng nhỏ hơn như phòng tắm cho đám cưới hoặc bữa tối kỷ niệm và rất dễ cho khách hàng xem bạn sẽ làm gì và bất kỳ nhà cung cấp nào bạn sẽ sử dụng. Đối với các sự kiện lớn hơn có nhiều chức năng, chẳng hạn như giờ cocktail hoặc bữa trưa, bạn có thể muốn tạo các phần cho từng khía cạnh của sự kiện và sau đó liệt kê các dịch vụ được cung cấp dưới mỗi phần.
Hiển thị Tác phẩm của bạn
Nếu bạn đã lên kế hoạch các sự kiện tương tự trong quá khứ, hãy bao gồm ảnh của các sự kiện này để giới thiệu tác phẩm của bạn. Những hình ảnh này có thể giúp khách hàng hiểu rõ những gì bạn có thể làm.
Tiền, tiền, tiền
Mặc dù khách hàng có thể đọc đề xuất của bạn trong tất cả các chi tiết và hình ảnh của sự kiện mà bạn hình dung, nhưng suy nghĩ này thường thay đổi bánh răng khi nói đến vấn đề tiền bạc. Thông thường, đó là một điểm dừng đột ngột. Để cố gắng tránh điều này, đừng đột ngột thay đổi ngôn ngữ hoặc giọng nói của đề nghị của bạn cho tất cả các sự kiện và kinh doanh. Đặt tiêu đề này vào phần "Chi phí đề xuất" và tiếp tục hướng dẫn khách hàng thông qua các khía cạnh của sự kiện này bằng cách cẩn thận trình bày chi phí. Giúp khách hàng thấy đề xuất của bạn như là một loạt các bước, mỗi bước có các dịch vụ khác nhau và chi phí liên quan.
Cung cấp bản tóm tắt chi tiết liệt kê giá cho từng mặt hàng và mục đích của nó. Ví dụ: nếu bạn đang thuê khăn trải bàn, liệt kê đó như là một chi phí riêng biệt. Nếu bạn đang thuê máy chủ, liệt kê số máy chủ, chi phí mỗi giờ, và tổng chi phí cho khoảng thời gian của sự kiện.Sử dụng phương pháp này cho từng chi tiết đơn hàng, mô tả từng sản phẩm để khách hàng có thể tiếp tục hình dung sự kiện và hiểu được chi phí có liên quan.
Chỉ sau khi các phần này được chia thành chi phí của bạn, bạn kiểm đếm chúng ở cuối đề xuất để liệt kê tổng chi phí của sự kiện. Nếu bạn cung cấp giảm giá cho đặt phòng sớm, hãy liệt kê chúng dưới số cuối cùng này.
Đóng
Phần cuối cùng của đề xuất là lời cảm ơn bạn đã xem xét. Cung cấp thông tin liên lạc bao gồm trang web, địa chỉ email và số điện thoại để khách hàng tiềm năng có thể liên lạc với bạn với bất kỳ câu hỏi nào hoặc - tốt hơn - để thuê bạn cho công việc.
Làm thế nào để thành công Lập kế hoạch tổ chức sự kiện gây quỹ
Sử dụng hướng dẫn chín bước này để lập kế hoạch thành công một sự kiện gây quỹ, bao gồm đặt mục tiêu gây quỹ, giành được nhà tài trợ, tiếp thị và hơn thế nữa.
Làm thế nào một tổ chức trung gian đủ điều kiện hỗ trợ một Exchange 1031
? Các bước liên quan, làm thế nào để thực hiện theo các quy định IRS; ai có thể giới thiệu QI?
Sáng kiến APEX đã thay đổi kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty như thế nào
Sáng kiến APEX là lần đầu tiên cung cấp ngành chấp nhận thực tiễn để nâng cao hiệu quả. Đây là những công cụ được thiết kế để giúp các nhà hoạch định sự kiện.