9 Bước để làm việc hiệu quả hơn

Trong môi trường làm việc bận rộn ngày nay, thu hẹp và tăng khối lượng công việc buộc chúng tôi làm việc thông minh hơn. Tim Kehl, chuyên gia về cân bằng cuộc sống trong công việc ở Madison, Wisconsin, đưa ra một vài lời khuyên dưới đây về cách làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

Để biết thêm các chiến lược, hãy xem lại các mẹo quản lý thời gian và mẹo cân bằng cuộc sống trong công việc.

Cách làm việc thông minh và hiệu quả hơn

Sử dụng thời gian hiệu quả hơn là một kỹ năng quan trọng mà mọi người từ nhân viên tiếp tân đến đối tác quản lý có thể học hỏi.

Việc áp dụng sự kết hợp đúng đắn của các phương thức quản lý thời gian có thể giảm căng thẳng và tiết kiệm cho bạn một giờ trong ngày. Dưới đây là chín lời khuyên về cách làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

1. Sử dụng công nghệ để tổ chức. Bạn không thể làm việc hiệu quả nhất nếu bạn bị xáo trộn và bao quanh bởi sự lộn xộn. Loại bỏ những cọc ngẫu nhiên của giấy tờ và ghi chú dính và sử dụng một hệ thống nộp đơn điện tử đơn giản. Có rất nhiều chương trình phần mềm có thể giúp bạn tổ chức một loạt các khách hàng và sản phẩm cụ thể, cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, thông qua một chương trình lập kế hoạch cá nhân cho phép bạn giữ lịch, danh sách việc cần làm, kế hoạch làm việc và thư mục liên lạc.

2. Nhóm tin nhắn đến. Luôn kiểm tra và trả lời thư điện tử, thư thoại và các tin nhắn khác mà chỉ làm gián đoạn chuyến đi suy nghĩ của bạn và cản trở năng suất, đặc biệt là trong các công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo, sáng tạo hoặc chiến lược.

Tìm hiểu để trả lời các thư đến theo lô và xem xét kiểm tra chỉ ba hoặc bốn lần một ngày.

3. Áp dụng cách tiếp cận "một chạm". Sử dụng nguyên tắc "Do, Delegate, Delete or File" để xử lý thư điện tử, thư, hóa đơn, tin nhắn văn bản, tin nhắn thoại và các yêu cầu khác.

4. Thơi gian giảm thời gian. Rất nhiều thời gian bị lãng phí trong công việc bằng cách trì hoãn, làm việc bận rộn, thăm các trang web làm phật ý (đặc biệt là các trang truyền thông xã hội), tham dự các cuộc họp không cần thiết, biên tập quá mức và tương tác với các đồng nghiệp khiêu dâm, những người luôn tán gẫu hay phàn nàn.

Tập trung vào các nhiệm vụ và hoạt động thực sự "di chuyển kim" của doanh nghiệp và giảm hoặc loại bỏ những điều không có.

5. Hãy nghỉ ngơi thường xuyên. Ngay cả những người bận rộn nhất cũng cần phải làm sạch tâm trí và cởi đôi chân của họ. Thường xuyên nghỉ ngơi 5 đến 10 phút từ bàn làm việc của bạn. Đi bộ nhanh bên ngoài nếu bạn có thể, thực hiện một số bài tập kéo dài hoặc đi bộ lên xuống xuống cầu thang một vài lần. Nói chuyện với người mà bạn thích. Uống nước. Ăn một bữa ăn nhẹ lành mạnh như trái cây và rau tươi. Tóm tắt bước đi từ công việc của bạn sẽ thư giãn cơ thể của bạn và trẻ hóa tâm trí của bạn. Ngoài ra, bạn sẽ ít bị frazzled khi bạn trở về nhà vào buổi tối.

6. Ủy quyền. Bạn không phải làm tất cả. Có thật không. Những người khác khá có khả năng giải quyết một số nhiệm vụ mà bạn thường dành riêng cho mình. Xem xét những nhiệm vụ bạn có thể chia sẻ với những người khác. Sau đó, bắt đầu từ từ lấp đầy một số trong những trách nhiệm này. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung vào các mục ưu tiên cao của bạn trong khi cho các đồng nghiệp của bạn một cơ hội để phát triển và tỏa sáng.

7. Học cách nói no. Như một từ nhỏ, nhưng thật khó nói. Khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó không phải là niềm đam mê hoặc ưu tiên của bạn, lịch sự nhưng chắc chắn suy giảm.

Hãy tự nhắc nhở rằng nói rằng không có một điều nào cho phép bạn tự do nói vâng với một cái gì đó khác hơn là thực hiện và xứng đáng với thời gian và kỹ năng của bạn.

8. Dừng lại để hoàn thiện. Bạn sẽ hiếm khi đạt được, và hầu như không cần thiết. Chủ nghĩa hoàn hảo thường dẫn đến quan hệ quản lý nhỏ, mối quan hệ kém với đồng nghiệp, sự trì hoãn, năng suất thấp, trầm cảm, căng thẳng, và lo lắng. Những người thành công nhất là những người hài lòng khi một công việc được thực hiện tốt và tiết kiệm sự cần thiết của họ để hoàn thiện cho một số điều thực sự quan trọng.

9. Biết khi nào cần nhờ giúp đỡ. Nếu bạn bị quá tải trong công việc, và nó gây ra căng thẳng quá mức, không phải chịu đựng trong im lặng. Làm cho Superwoman / Superman hình ảnh và giải thích tình huống của bạn với ông chủ hoặc người giám sát của bạn. Các tình huống làm việc không được làm việc có thể được giảm bớt, nhưng sẽ có phần quyết đoán từ bạn.

Tương tự, nếu một cuộc sống cân bằng tiếp tục trốn tránh bạn, hoặc bạn đang gặp căng thẳng kinh niên, nói chuyện với một chuyên gia (cố vấn, nhân viên chăm sóc sức khoẻ tâm thần, hoặc clergyperson). Tận dụng các dịch vụ được cung cấp bởi Chương trình Hỗ trợ Nhân viên (EAP) của bạn. Cho phép cuộc sống của bạn áp đảo bạn mỗi tuần một lần, mỗi tháng một lần, có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về thể chất, tinh thần và xã hội. Hãy tích cực, và biết rằng có những giải pháp cho các vấn đề của bạn, nhưng bạn sẽ cần phải tìm trợ giúp.