Tạo kế hoạch hàng ngày để làm việc hiệu quả hơn

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để làm việc hiệu quả hơn là có kế hoạch hàng ngày tại chỗ. Điều quan trọng là kế hoạch của bạn được ghi ở đâu đó - trên lịch, bảng ghi chú, hoặc được lưu trữ trên máy tính của bạn. Đừng chỉ đơn giản đi qua một danh sách kiểm tra tinh thần mỗi ngày.

Có một kế hoạch bằng văn bản là điều cần thiết để giữ những suy nghĩ cau có ra khỏi mặt sau của bạn và giúp ngăn ngừa thiên tai vì bạn quên mất một điều quan trọng.

Hầu hết phụ nữ sẽ thấy rằng họ cần phải thay đổi từ kế hoạch hàng ngày theo thời gian, nhưng có một sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian của mình tốt hơn, chuẩn bị cho các dự án cụ thể trước và kế hoạch sẽ cho bạn một hình ảnh tinh thần rõ ràng hơn về tất cả những điều bạn phải làm.

Loại bỏ sự phiền nhiễu hàng ngày với kế hoạch

Nếu bạn đến nơi làm việc mỗi ngày và ngay lập tức bị choáng ngợp với danh sách "làm việc" lâu dài và lộn xộn trên bàn làm việc, tốt nhất bạn sẽ bắt tay vào ngày của bạn giống như một người đua ngựa (và nhanh chóng bị bỏng sau khi sprint, giống như một người đua ngựa) tập trung vào bất cứ điều gì có vẻ như nhấn mạnh nhất tại bất kỳ thời điểm nào. Trường hợp xấu nhất là bạn sẽ ngồi trong một funk không biết bắt đầu từ đâu. Dù bằng cách nào, chỉ đơn giản là "dập tắt đám cháy" mỗi ngày là cách đơn giản nhất để tấn công tải công việc của bạn và cách tốt nhất để cạn kiệt bản thân trong khi chỉ đi xa hơn.

Nếu bạn không có kế hoạch, những ngày mất tập trung sẽ nhanh chóng nắm bắt: điện thoại đổ chuông, bạn bắt đầu trả lời email, đồng nghiệp bắt đầu tán gẫu và trước khi bạn biết rằng giờ ăn trưa đã đến và bạn có ít hoàn thành.

Gói hàng ngày của bạn có thể bao gồm một giờ mỗi sáng để giải quyết bằng cách trả lại các cuộc gọi, kiểm tra email trước khi bạn bắt đầu các tác vụ khác nhưng nó sẽ làm nhiều hơn là chỉ phục vụ như một hướng dẫn về việc phải làm gì với thời gian của bạn. Ví dụ: nếu bạn cố ý dành một giờ để làm việc gì đó và vượt qua thời gian đó, bạn sẽ biết rằng bạn cần điều chỉnh kế hoạch cho ngày tiếp theo.

Bằng cách lập bản đồ ngày của bạn theo phân đoạn hoặc theo công việc, bạn có thể dễ dàng xác định các vấn đề về khu vực và thời gian hiệu quả cao nhất của bạn (nghĩa là bạn có thể ít hiệu quả hơn sau bữa ăn trưa nếu bạn bị sụt giảm vào buổi chiều hoặc có thể khởi phát chậm vào buổi sáng .

Một kế hoạch có thể giúp bạn tránh phải mất nhiều hơn bạn có thể xử lý

Một người lạc quan là ai đó có thể nhìn thấy sự tích cực trong một tình huống nhất định nói chung sẽ tập trung vào niềm tin rằng "tất cả mọi thứ đều có thể". Không có gì sai với việc trở thành một người lạc quan, trừ khi nó dẫn bạn đến đánh giá thấp khả năng của bạn, thời gian để hoàn thành điều gì đó và kết quả là bạn chiếm nhiều hơn khả năng của mình.

Một nhà thực tế có thể là một người lạc quan, nhưng một người thực tế cũng nhìn thấy hậu cần có thể được tham gia vào việc đối phó với một tình huống và sẽ yếu tố trong những trở ngại tiềm ẩn và hạn chế.

Nếu bạn không có kế hoạch trò chơi riêng cho ngày mà bạn có thể có một khoảng thời gian khó khăn hơn để nói rằng không để giúp đỡ người khác hoặc thực hiện các dự án bổ sung bởi vì bạn có một thái độ tích cực "có thể làm" mà ghi đè lên thực tế hoặc thông thường. Thật dễ dàng để đánh giá thấp những thứ sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ của bạn ít hơn nhiều người khác nếu bạn nghĩ rằng bạn là siêu nhân và một triển vọng nắng là tất cả phải mất để có được những điều thực hiện.

Biết được cái gì trong đĩa của bạn trong ngày, và đã xác định được ngân sách cho thời gian riêng của bạn cho những công việc cụ thể có thể giúp bạn đáp ứng đúng thời hạn, làm việc nhiều hơn mỗi ngày và thực tế hơn về việc bổ sung thêm công việc.

Tạo kế hoạch tấn công của bạn

Trước khi bạn bắt đầu đi làm, hãy quyết định trước những gì bạn sẽ tập trung vào khi bạn đến đó. Vẫn còn tốt hơn, hãy lên kế hoạch cho ngày của bạn vào ban đêm trước và chuẩn bị bàn làm việc của bạn cho những công việc mà bạn muốn hoàn thành vào buổi sáng. Ví dụ: nhận tệp hoặc tài liệu đọc được tổ chức vào buổi sáng để bạn có thể nhảy thẳng vào hoặc đặt các mục bạn cần để nhập hoặc gọi điện thoại để trở lại theo thứ tự bạn cần để thực hiện chúng.

Có một kế hoạch có thể giúp bạn tạo ra các thói quen có thể dự đoán được, từ đó bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với những ngày hỗn độn khi ông chủ của bạn hoặc một khách hàng bảo trì cao đòi hỏi nhiều thời gian hơn.

Các bài viết khác trong loạt bài này

Làm thế nào để làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn

Bước 2: Đặt các mục tiêu nhỏ và kiểm tra những người bạn hoàn thành. Lập danh sách và kiểm tra các mục bạn đã hoàn thành có thể giống như một việc khác phải làm, nhưng khi được thực hiện đúng cách, việc kiểm đếm công việc có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Bước 3 - Ngừng tăng dần, Nhưng cảm thấy tự do để hoãn công việc khi cần thiết. Nhiều người trong chúng ta đã bỏ việc vì chúng tôi lại phật lòng khi phải làm việc đó - đặc biệt nếu chúng tôi cảm thấy đó là trách nhiệm của người khác.