Chuẩn bị và sử dụng báo cáo tài khoản người nhận phải thu

Báo cáo về nợ phải thu là một báo cáo quan trọng để xem xét ít nhất là hàng tháng, hoặc thường xuyên hơn để chắc chắn rằng khách hàng của bạn đang trả tiền cho bạn.

Các khoản phải thu là gì?

Các khoản phải thu (đôi khi được gọi là "khoản phải thu" hoặc "A / R") là những khoản nợ của một công ty bởi khách hàng. Bạn có thể xem chúng là "khoản thanh toán do kinh doanh của tôi".

Các khoản phải thu được coi là tài sản kinh doanh vì chúng có giá trị, như tổng số tiền nợ doanh nghiệp của bạn.

Các khoản phải thu được xếp hạng cao trong danh mục tài sản vì khả năng chuyển đổi thành tiền mặt. Các khoản phải thu được trình bày trên bảng cân đối tài chính của công ty, bởi vì các khoản nợ này được coi là tài sản. Ngay sau khi được trả hết - chúng tôi hy vọng - họ sẽ trở thành tiền mặt.

Một số doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tiền mặt dựa nhiều vào việc sử dụng thẻ tín dụng của khách hàng có thể không có nhiều khoản phải thu. Nhưng nếu bạn có doanh nghiệp mà bạn lập hóa đơn cho khách hàng và bạn cung cấp các điều khoản cho họ (thanh toán theo thời gian, bạn cần phải chạy báo cáo A / R aging cho phép bạn xem những gì có được từ mỗi khách hàng)

Phương pháp kế toán và các khoản phải thu

Nếu doanh nghiệp của bạn có khách hàng không thanh toán ngay lập tức, bạn có thể sử dụng phương pháp kế toán lũy kế (ngược với kế toán tiền mặt). thu nhập khi nó được thanh toán, không phải là khi thu tiền được.Nó nghĩa là bạn phải nộp thuế dựa trên thu nhập mà bạn có thể không nhận được.

Quá trình thu tiền từ khách hàng trong loại hình kinh doanh này bắt đầu với một hoá đơn - Hóa đơn thanh toán cho khách hàng Hóa đơn nêu rõ số tiền đến hạn và khi đến hạn, kể cả các điều khoản thanh toán. Các điều khoản thanh toán đôi khi bao gồm giảm giá cho thanh toán sớm.

báo cáo phải thu được căn cứ vào số tiền và các điều khoản được nêu trong hóa đơn của khách hàng đó.

Báo cáo Người Nợ Có Thẩm quyền Thu nợ?

Số tài khoản phải thu (đôi khi được gọi là sự đối chiếu về khoản phải thu) là một quá trình phân loại tất cả số tiền nợ của tất cả khách hàng, bao gồm thời gian số tiền còn nợ (chưa thanh toán), do đó bạn xem xét tuổi tác của họ, hoặc "lão hóa" thông tin này. Các loại tiêu chuẩn cho loại báo cáo này là:

• Hiện tại - phải thanh toán ngay
• 1 - 30 ngày - đến hạn trong 30 ngày tiếp theo
• 31-60 ngày - một tháng quá hạn
• 61 - 90 ngày - hai tháng nợ quá hạn
• 91 và hơn - hơn hai tháng quá hạn

Nếu khách hàng có một vài hóa đơn phát sinh vào các thời điểm khác nhau, báo cáo sẽ cho biết số tiền phải trả vào thời điểm nào. Ví dụ: đối với Jim Jones:

• 230 $ 30 ngày
• 120 $ 60 ngày
• $ 390 Hơn 90 ngày.

Mục đích của việc lão hóa tài khoản này là để cho chủ doanh nghiệp biết chủ nợ phải xử lý những gì cần phải gấp rút vì họ đã quá muộn.

Báo cáo về người có thể thu thập tài khoản là báo cáo chuẩn được cung cấp với tất cả các chương trình phần mềm kế toán doanh nghiệp, bao gồm các hệ thống trực tuyến.

Tại sao Báo cáo về Người Nghèo Thu thập được Tài khoản là quan trọng?

Quy tắc số 1 về thu nợ là "Bạn nợ nợ lâu hơn, bạn càng ít có khả năng thu nợ." Vì vậy, biết về khách hàng của bạn và nợ của họ là rất quan trọng để thu thập từ họ.

Một trong những công cụ thu thập nợ quan trọng nhất của bạn là một báo cáo về nợ phải thu.

Làm cách nào để tôi đọc và sử dụng báo cáo Người cao tuổi A / R?

Đọc báo cáo về tình trạng nợ phải thu phải ghi nhớ Nguyên tắc số 1 của bộ sưu tập / Dưới đây là một số nguyên tắc cần xem xét khi đọc báo cáo về tuổi già:

Đầu tiên, hãy nhìn vào số tiền lớn nhất mà tất cả các khách hàng. Có phải số tiền này hiện tại không? Có phải họ 30 ngày không? Hoặc có những hóa đơn này đã được xuất sắc trong 120 ngày hoặc nhiều hơn? Làm việc theo nguyên tắc 80/20, theo đuổi những người phạm tội lớn nhất (sử dụng hệ thống quản lý bộ sưu tập của bạn, tất nhiên) sẽ đem lại cho bạn lợi nhuận cao nhất. Xác định cách bạn sẽ xử lý từng khoản nợ lớn này, lập kế hoạch, và người quản lý nợ phải thu của bạn bắt đầu làm việc.

Tiếp theo, nhìn vào những hóa đơn đó đã phải trả trong một thời gian dài. Xác định liệu bạn đã sẵn sàng để đưa khách hàng này đến bước tiếp theo của quá trình thu thập hồ sơ hay không: cơ quan thu thập hoặc tòa án nhỏ.

Hay bạn nghĩ rằng hóa đơn này không phải trả?

Cuối cùng, sử dụng hệ thống bộ sưu tập của bạn để xác định cách bạn sẽ liên hệ với tất cả khách hàng với hóa đơn 30 ngày trở lên. Hãy để hệ thống hướng dẫn bạn, nhưng đừng ngần ngại tạo ra ngoại lệ. Ví dụ, bạn có thể biết rằng vợ của khách hàng có ung thư giai đoạn cuối, và bạn có thể quyết định không đưa người đó ra tòa. Đó là công ty của bạn; bạn có thể quyết định.

Bạn cũng có thể muốn tính toán tỷ lệ phân tích doanh nghiệp được gọi là "khoảng thời gian thu thập trung bình". Tính toán này cho thấy số ngày trung bình cần thu thập thông tin về doanh số bán hàng của bạn. Theo thời gian, bạn có thể biết liệu tỷ lệ này có tăng lên hay không (phải mất nhiều thời gian hơn để thu thập).

Nếu bạn làm việc để cải thiện tỷ lệ thu của bạn, sử dụng báo cáo về khoản nợ phải thu và các công cụ phân tích tài chính khác như thời gian thu thập trung bình, có thể cải thiện thanh toán và có nhiều tiền mặt hơn trong kinh doanh của bạn.

Tóm lại, bạn có thể sử dụng báo cáo về khoản nợ phải thu để quyết định các bước tiếp theo cho tất cả khách hàng nợ bạn. Sử dụng quy trình thu thập bạn thiết lập, và luôn nhớ Quy tắc số 1.

Trở lại Nhận thanh toán: Thiết lập bộ sưu tập của bạn Hệ thống