Các yếu tố của Sự kiện Truyền thông thành công

Một trong những cách dễ dàng nhất để công ty của bạn tiếp xúc với phương tiện truyền thông miễn phí (thường được gọi là "phương tiện truyền thông kiếm được") là thông qua các sự kiện truyền thông. Cho dù bạn đang hợp tác với một số nhà tài trợ để giúp đỡ những người kém may mắn, hoặc tổ chức một cuộc họp báo để công bố một bản phát hành sản phẩm, có một số bước bạn nên làm theo để tổ chức một sự kiện truyền thông thành công.

Bắt đầu với Thông cáo báo chí

Gửi thông cáo báo chí của bạn sẽ giúp giới truyền thông quyết định xem câu chuyện của bạn có xứng đáng với mức độ bao phủ hay không.

Đó là lý do tại sao nó giúp giữ cho thông cáo báo chí của bạn trở nên đơn giản và không bao giờ sử dụng bất kỳ sự cường điệu nào. Các ga và báo đang tìm kiếm tin tức, họ không tìm kiếm một cuộc trò chuyện bán hàng.

Bạn đã có một cửa sổ để gửi thông cáo báo chí của bạn. Bạn không muốn gửi nó ra quá sớm và sau đó nó bị lãng quên hoặc bị chôn vùi và bạn không muốn gửi nó ra quá muộn khi những câu chuyện khác có thể đã được chỉ định và họ không thể phù hợp với sự kiện của bạn. Nói chung , 2-3 ngày trước khi sự kiện của bạn là đủ thông báo trước.

Bạn cũng muốn chắc chắn rằng bạn đã đưa ra hướng dẫn và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào trong thông cáo báo chí của bạn. Nếu trụ sở chính của công ty bạn đang ở một vị trí nhưng sự kiện của bạn là tại nhà máy của bạn 30 dặm, bạn cần phải thực hiện điều này rõ ràng trong phiên bản của bạn.

Theo dõi cuộc gọi qua điện thoại

Sau khi bạn gửi thông cáo báo chí, bạn có thể gọi biên tập viên tại các tờ báo hoặc nhà sản xuất tại các đài truyền hình để xác nhận họ nhận được.

Đó là tất cả những gì bạn phải hỏi.

Điều này thường mở ra cuộc trò chuyện để họ cho bạn biết nếu họ nghĩ họ có thể đến hay không. Nhưng ngay cả khi nó không, bạn không muốn hỏi nếu họ đang đến. Họ sẽ ở đó nếu họ có thể nhưng sẽ không thực hiện bất kỳ lời hứa.

Lưu ý, tin tức nóng hoặc tin tức nặng có thể ngăn họ đến vào phút chót.

Bạn không muốn quấy phá họ để xem nếu họ đang đến, ngay cả trong ngày của sự kiện khi bạn đang đứng đó đợi các phóng viên xuất hiện.

Bạn cũng muốn xem thời gian bạn gọi điện thoại. Gọi điện thoại 10 phút trước 5 giờ m. có vẻ như là kết thúc của ngày dành cho bạn, nhưng đối với một nhà sản xuất đó là 10 phút cho đến khi một buổi phát sóng hàng đêm. Thời gian gọi tốt nhất thường khoảng 10 giờ a. m. , và từ 1 đến 2: 30 p. m.

Lập kế hoạch thời gian của sự kiện của bạn cẩn thận

Mọi người đều làm việc đúng thời hạn. Báo chí đã ấn định thời điểm họ đưa vấn đề ngày hôm sau lên giường. Điều này có nghĩa là nếu họ đến dự sự kiện của bạn lúc 5 giờ m. vào thứ năm, bảo hiểm có thể không hiển thị cho đến thứ bảy.

Các đài truyền hình thường có buổi sáng, trưa, 5, 6, 10 và / hoặc 11 ngày. m. bản tin trong tuần, tùy thuộc vào thị trường TV của bạn. Nhận được bảo hiểm nếu sự kiện truyền thông của bạn bắt đầu ở 4 p.m. có thể rất khôn lanh. Họ sẽ không chỉ nhảy vào chiếc xe thông tin của họ và lái xe như điên để có được băng của bạn trên không khí của 5. Có một kịch bản phải được viết và băng một cần phải được chỉnh sửa.

Lập kế hoạch thời gian sự kiện của bạn để nó không chỉ thuận tiện cho các phóng viên mà còn làm tăng cơ hội của bạn nhận được tiếp xúc trực tiếp hơn.

Đừng cố làm mọi thứ

Như là cám dỗ để có thể trở thành đạo diễn, đừng nói với phóng viên, nhiếp ảnh gia hoặc nhà biên đạo chụp những bức ảnh mà bạn muốn họ nhận được.

Bạn muốn thiết lập một mối quan hệ nhất định với họ và bắt đầu mối quan hệ với báo chí hoặc đài truyền hình. Bạn sẽ không giành được bất kỳ người bạn bằng cách nói cho họ làm thế nào để làm công việc của họ.

Làm cho dễ dàng để vào (và ra)

Nếu bạn đang tổ chức sự kiện tại nhà máy 50.000 foot vuông của bạn và khu vực bạn đang cho phép phương tiện truyền thông ở phía sau của tòa nhà, cung cấp cho họ truy cập dễ dàng nhất có thể. Đừng để chúng đậu ở phía trước của tòa nhà và sau đó kéo thiết bị của họ lên phía sau nếu bạn có thể giúp đỡ. Nếu có cách để lái xe về phía sau, hãy để cho giới truyền thông biết hướng đi lái xe trong thông cáo báo chí của bạn và đánh dấu rõ ràng cách mà họ thực sự đến.

Bạn cũng muốn xem xét khu vực của cơ sở của bạn là hoàn toàn không có giới hạn. Ví dụ: nếu bạn không thể tránh đi bộ lâu dài, bạn có thực sự muốn các phương tiện truyền thông đi bộ qua toàn bộ tòa nhà của bạn bằng máy ảnh không?

Điều đó không có nghĩa là họ sẽ bắt đầu quay bất cứ thứ gì họ muốn. Tuy nhiên, nhiều công ty có chính sách nghiêm ngặt về nơi máy ảnh và người không phải là nhân viên có thể đi vì lý do độc quyền.

Hãy cân nhắc hình ảnh

Hãy suy nghĩ kỹ về hình ảnh của bạn. Cung cấp cho giới truyền thông càng nhiều kinh nghiệm thực tiễn càng tốt. Nói về một sản phẩm trong nửa giờ và sau đó đề cập đến hình ảnh trong tài liệu quảng cáo là điều mà giới truyền thông thậm chí không cần phải trình bày. Hãy nhớ rằng, họ đang truyền hình ảnh cho khách hàng tiềm năng của bạn (người xem hoặc độc giả của họ) vì vậy điều quan trọng là phải giữ cho khán giả của bạn nhớ để bạn có thể có được mức bảo hiểm bạn cần.

Đừng quên một bộ báo chí

Bao gồm thông tin về sự kiện của bạn và trao nó cho giới truyền thông. Thông tin này sẽ giúp họ viết câu chuyện nhưng cũng giúp bạn kiểm soát tin tức nhiều hơn kể từ khi bạn cung cấp cho họ thông tin quan trọng.

Đảm bảo liên lạc truyền thông của bạn có sẵn

Đừng quên liên lạc với các phương tiện truyền thông của bạn nếu có câu hỏi. Nếu phóng viên có câu hỏi bổ sung, họ cần để có thể giữ liên lạc với giới truyền thông một cách nhanh chóng.

Đảm bảo bao gồm số điện thoại liên lạc của phương tiện truyền thông và bất kỳ thông tin liên hệ nào khác trong bộ báo chí của bạn.

Sử dụng nhân viên có kinh nghiệm

Bạn không phải giới hạn sự phát ngôn của sự kiện với các phương tiện truyền thông của riêng bạn. Nếu một nhân viên có thể cho một soundbite tốt hơn bởi vì ông đã có nhiều kinh nghiệm phát triển và làm việc với một sản phẩm nhất định, bằng mọi cách, làm cho anh ta có sẵn cho các câu hỏi.

Chuẩn bị Tuyên bố của Bạn Trước

Nếu bạn có kế hoạch nói chuyện trên máy ảnh hoặc phóng viên báo, hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn nói trước thời hạn.Nó có thể giúp có một người bạn không quen thuộc với công việc kinh doanh của bạn để đọc qua bộ báo chí và đặt câu hỏi họ có. Từ những câu hỏi này cũng như một số động não của riêng bạn, đưa ra một danh sách các câu trả lời. Bạn không muốn luyện tập giọng nói nhưng bạn không muốn nghe có vẻ không chuẩn bị trước hoặc nói "Umm …" cũng vậy.

Bạn cũng muốn xem xét các loại phương tiện khác nhau.

Báo có những nhu cầu khác với truyền hình và ngược lại. Một phóng viên báo có thể hỏi bạn nhiều câu hỏi khác so với phóng viên truyền hình. Mỗi phương tiện có cách khác nhau để trình bày tin tức của bạn vì vậy họ sẽ cần loại phù hợp nhất với khán giả của mình là tốt nhất.

Điều gì xảy ra nếu phóng viên không thể hiện?

Trạm hoặc báo có thể gửi một nhiếp ảnh gia hay nhà quay phim thay vì phóng viên.

Điều đó không có nghĩa là câu chuyện của bạn không quan trọng với họ. Họ sẽ không ở đó nếu họ không có kế hoạch đưa tin về câu chuyện của bạn để đối xử với bất cứ ai xuất hiện rất tốt.

Nếu một videographer đang lugging gear của mình, không đưa cho anh ta một bộ báo chí ngay lúc đó. Cung cấp để mang nó cho anh ta cho đến khi anh ta có thể nhận được những bức ảnh anh ta cần. Điều trị cho người đó như một công dân hạng hai sẽ đưa nó trở lại trạm và có thể làm tổn thương đến cơ hội bảo hiểm trong tương lai.