Làm thế nào để đối phó với những người có liên quan khó khăn (Phần 2)

Dưới đây là phần 2 của cuộc phỏng vấn của tôi với giáo sư David Bryde thuộc Trung tâm Doanh nghiệp Peter Jost tại Đại học Liverpool John Moores ở Anh, nơi ông là Giáo sư Quản lý Dự án. Ông cũng là đồng tác giả của một cuốn sách mới xuất bản bởi Gower, được gọi là Hướng dẫn thực hành để đối phó với các bên liên quan khó khăn .

Đọc Phần 1 của cuộc phỏng vấn của tôi với David

Xin chào một lần nữa, David. Hôm nay tôi muốn hỏi bạn về mẹo hàng đầu của bạn cho những người quản lý dự án, những người đang cố gắng để có được một bên liên quan thay đổi thái độ của họ. Bạn đề nghị điều gì?

Đây là một khó khăn. Khi chúng ta đặt ra trong cuốn sách, thường dễ thay đổi hành vi hơn thái độ. Để thay đổi thái độ của các bên liên quan, bạn thường phải chuyển tải thông tin đến họ theo cách mà họ sẽ thay đổi quan điểm của họ về một chủ đề hay vấn đề cụ thể.

Mẹo của tôi là suy nghĩ cẩn thận về cách tốt nhất để làm điều đó; lên kế hoạch. Tập trung vào việc đảm bảo bạn làm điều đó một cách đáng tin cậy - đáng tin cậy trong những tình huống này là điều quan trọng nếu không các bên liên quan sẽ không lắng nghe những gì bạn đang nói (cho dù bạn đang làm nó trực tiếp, qua email, trong một báo cáo) .

OK, cảm ơn. Đôi khi mọi người khó khăn chỉ đơn giản bởi vì họ đang chán với công việc của họ. Các nhà quản lý dự án có thể giải quyết vấn đề như thế nào?

Đây là điều chúng tôi đã đề cập chi tiết trong cuốn sách. Có một số nguyên nhân gốc rễ của một nhóm buồn chán: thứ nhất, dự án là unchallenging và thứ hai, dự án là kỹ thuật không hấp dẫn.

Bạn có thể giải quyết nguyên nhân đầu tiên trong những nguyên nhân sau:

• Hãy cố gắng tạo ra sự nhiệt tình xung quanh dự án, từ hành động và hành vi của chính bạn và bằng cách đưa vào các bên liên quan nhiệt tình thực sự khác - sự nhiệt tình là truyền nhiễm.
• Tạo ra những thách thức cho các thành viên của nhóm dự án, có thể bằng cách thay đổi phạm vi, vai trò, hoặc các phương pháp phân phối - mặc dù điều này cần được thực hiện cẩn thận để tránh tạo ra sự phiền nhiễu có thể gây tổn hại.
• Dành nhiều thời gian hơn cho việc quản lý con người - lắng nghe và thông cảm với nhóm của bạn.
• Giới thiệu một cảm giác thú vị (các hoạt động, thức ăn, v.v.) để cung cấp một số sự phiền toái chào đón.

Với nguyên nhân thứ hai hoặc là tìm cách để học tập có thể diễn ra, có lẽ thông qua việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật mới hoặc dành thời gian bán những lợi ích của việc gắn bó với các kỹ thuật hiện tại - ngay cả khi nó có nghĩa là một giải pháp kỹ thuật không thú vị.

Phải. Bạn cũng nói chuyện trong cuốn sách về người giữ cửa. Người giữ cửa là gì và các nhà quản lý dự án có thể làm việc tốt với họ như thế nào?
Thông thường chúng ta cần mọi người "mở cửa" để dự án của chúng tôi tiến hành theo yêu cầu. Những người mở những cánh cửa này là Gatekeepers.

Có rất nhiều tình huống mà chúng ta cần sự giúp đỡ của một Gatekeeper.Có thể chúng tôi cần họ để cho phép phê duyệt để tiến hành giai đoạn tiếp theo của dự án hoặc chúng tôi có thể cần họ để cho phép chúng tôi tiếp cận với một bên liên quan quan trọng i. e. một người ra quyết định quan trọng ở cấp cao hơn trong một tổ chức (trong trường hợp này ví dụ cổ điển về một Gatekeeper mạnh mẽ trong một tổ chức có thứ bậc là PA của CEO).

Trong khi họ có rất nhiều quyền lực, ngăn chặn Gatekeepers mà từ chối mở một cửa có thể nghiêm trọng cản trở một dự án.

Gatekeeper thường được tách khỏi và không quan tâm đến bạn trong dự án. Họ cũng có thể suy nghĩ về nguy cơ so với phần thưởng mở cửa cho dự án của bạn. Điều gì sẽ xảy ra nếu mọi thứ trở nên tồi tệ với dự án vào một ngày khác, liệu có ai đổ lỗi cho quyết định của họ? Hoặc có lẽ họ chỉ là con người i e. vô lý từ chối mở cửa vì không có lý do chính đáng.

Cách tốt nhất để làm việc với Gatekeeper là không đánh giá thấp sức mạnh của họ (và thậm chí nếu họ không có khả năng sử dụng năng lượng dự án của bạn thì họ cũng sẽ có khả năng tương lai) và do đó hãy coi họ nghiêm túc. Hãy thử và giúp họ ở bên. Thấu cảm với họ. Nói chuyện với họ, yêu cầu họ mở cổng và cho họ hiểu rằng bạn đánh giá cao những gì họ đang làm và họ trong một số trường hợp họ có thể tự mình ra ngoài để giúp đỡ dự án của bạn.

Lời khuyên tuyệt vời! Cảm ơn, David.

Đọc một cuộc phỏng vấn với đồng tác giả của David, Roger Joby