Mẫu IRS W-9 - Nó là gì và làm thế nào để Điền vào

Mẫu W-9 không phải là điều mà bạn thường phải lo lắng trừ khi bạn là một nhà thầu độc lập, tư vấn hoặc nhân viên tự kinh doanh độc lập khác. Bạn có thể được yêu cầu hoàn thành Mẫu IRS W-9 nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn được ký hợp đồng cung cấp dịch vụ cho công ty khác. Công ty sau đó sử dụng thông tin bạn cung cấp trên mẫu để chuẩn bị Mẫu 1099-MISC, báo cáo cho Internal Revenue Service số tiền thu nhập mà bạn trả cho bạn hoặc công ty của bạn.

Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác của bạn có thể yêu cầu điền Mẫu W-9 để họ có thể chuẩn bị các loại 1099 mẫu khác nhau để báo cáo lợi tức, cổ tức và các loại thu nhập khác mà bạn kiếm được cho IRS. Bạn thậm chí có thể được yêu cầu một khi bạn đang mở một tài khoản.

Và tất nhiên, nếu bạn hoặc công ty của bạn trả cho các nhà thầu độc lập hoặc tư vấn viên, bạn cũng phải giải quyết các rắc rối của Form W-9. May mắn thay, chúng không phức tạp.

Nơi nhận Mẫu W-9?

Trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp hoặc tổ chức tài chính sẽ cung cấp cho bạn một Mẫu W-9 trống và yêu cầu bạn hoàn thành. Nếu không, nếu bạn hoặc công ty của bạn ở vị trí phải cấp W-9 mẫu cho các nhà thầu độc lập, bạn có thể tải mẫu xuống từ trang web của IRS.

Điền Mẫu W-9

Mẫu hoàn tất W-9 khá đơn giản. Chỉ cần cung cấp tên và số An Sinh Xã Hội của bạn. Các doanh nghiệp nên cho biết tên và số nhận dạng của chủ lao động của họ trên đó.

Khi bạn gửi Biểu mẫu W-9, bạn xác nhận với IRS rằng số ID thuế bạn cung cấp là chính xác và chính xác.

Các dấu hiệu cảnh báo cần biết

Mẫu W-9 là một tài liệu thuế tiêu chuẩn. Bản thân nó không gây ra nhiều vấn đề, nhưng có một vài tình huống có thể làn sóng đỏ:

• Bạn không biết người hoặc doanh nghiệp yêu cầu bạn điền vào W-9. Bạn nên luôn luôn thận trọng khi đưa ra các thông tin nhạy cảm như tên, địa chỉ, số An Sinh Xã Hội hoặc số nhận dạng của cơ quan. Đảm bảo bạn biết ai đang yêu cầu bạn điền vào biểu mẫu, tại sao họ làm như vậy và cách cung cấp thông tin thuế bạn cung cấp sẽ được sử dụng.
• Đảm bảo gửi W-9 an toàn. Không gửi W-9 đã hoàn thành của bạn dưới dạng tệp đính kèm email không có bảo mật hoặc không được mã hóa. Sử dụng phương pháp giao hàng an toàn, chẳng hạn như gửi bằng tay, thư hoặc tập tin đính kèm được mã hóa vào email.
• Hỏi loại giấy tờ thuế mà người yêu cầu có ý định cung cấp cho bạn. Nếu bạn không chắc chắn lý do tại sao bạn được yêu cầu hoàn thành W-9, hãy hỏi những loại tài liệu thuế nào bạn có thể mong đợi nhận được khi sử dụng thông tin.
• Bạn mong đợi một Mẫu W-4 thay thế. Nếu bạn đang bắt đầu một công việc mới và chủ lao động mới của bạn đưa cho bạn một chiếc W-9 để điền, hãy hỏi xem bạn có làm việc như một nhà thầu độc lập hoặc là một nhân viên.Nhân viên hoàn thành Mẫu W-4 để đặt thuế khấu trừ của họ. Những người tự kinh doanh không có thuế khấu trừ từ tiền lương của họ - họ có trách nhiệm tự trả tiền cho IRS.

Lời khuyên cho việc hoàn thành Biểu mẫu W-9 Nếu bạn là Công ty trách nhiệm hữu hạn

• Nếu LLC của bạn là pháp nhân thuế riêng, như hợp danh, C-corporation hoặc S-corporation, báo cáo tên của LLC và số nhận dạng của hãng sở liên bang của bạn trên Mẫu W-9. Kiểm tra hộp phân loại thuế thích hợp, cho biết bạn là một công ty hợp danh, C-corporation hay S-corporation. Không không kiểm tra hộp công ty trách nhiệm hữu hạn. Điều này có vẻ ngược lại, nhưng đó là những gì IRS nói trong các hướng dẫn của nó.
• Nếu LLC sở hữu bởi một LLC, thì bạn sẽ kiểm tra hộp công ty trách nhiệm hữu hạn. Bạn cũng phải chỉ rõ phân loại thuế của công ty mẹ LLC.
• Nếu LLC được sở hữu bởi một thành viên , chỉ ra phân loại thuế của chủ sở hữu.
• Nếu LLC sở hữu bởi một thành viên duy nhất là , IRS chỉ ra rằng bạn phải chỉ ra tên của chủ sở hữu trên dòng "tên" và tên của LLC trên "dòng tên doanh nghiệp . "IRS muốn bạn báo cáo số An Sinh Xã Hội của chủ sở hữu thay vì số nhận dạng của cơ quan liên bang của LLC.

Các mẹo nếu bạn bị bắt buộc khấu trừ dự phòng

Bạn cũng phải xác nhận trên mẫu W-9 cho dù bạn có bị khấu trừ dự phòng hay không. Khoản khấu trừ này ở mức 28% đối với các khoản thanh toán được thực hiện cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn trong những trường hợp nhất định.

Có hai lý do phổ biến để giữ lại dữ liệu dự phòng: Tên và SSN của bạn không khớp với hồ sơ của IRS hoặc bạn có một hoặc nhiều khoản nợ thuế chưa thanh toán và IRS đã thông báo cho bạn rằng bạn phải chịu khoản khấu trừ bắt buộc cho đến khi các khoản thuế này thanh toán đầy đủ.

Phần lớn người đóng thuế được miễn trừ dự phòng, nhưng nếu IRS đã thông báo cho bạn rằng bạn phải tuân theo nó, bạn phải phát ngôn ngữ trong điểm bullet số 2 trong khu vực chứng nhận. Phần này ghi:

"2. Tôi không phải khấu trừ dự phòng vì: (a) Tôi không được khấu trừ dự phòng, hoặc (b) Tôi đã không được IRS thông báo rằng tôi đang ở để giữ lại dự phòng do không báo cáo tất cả các khoản lãi hoặc cổ tức, hoặc (c) IRS đã thông báo cho tôi rằng tôi không còn phải chịu khoản khấu trừ dự phòng. "

Trả lời các câu hỏi thường gặp

Tôi cập nhật Mẫu W-9?

Bạn nên gửi một Mẫu mới W-9 bất cứ khi nào thông tin của bạn thay đổi. Điền vào một W-9 mới nếu tên, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số An Sinh Xã Hội hoặc số nhận dạng của chủ nhân đã thay đổi.

Tôi đã nhận được W-9 từ một nguồn không chắc chắn. Tôi nên làm gì?

Một số người đã nhận được yêu cầu Mẫu W-9 từ chủ nhà và người khác hoặc doanh nghiệp. Mẫu W-9 được sử dụng để chính thức yêu cầu một cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp tên, địa chỉ và số nhận dạng của người đóng thuế để bên yêu cầu có thể phát hành đúng các giấy tờ thuế cho IRS.Nhìn chung, bất kỳ doanh nghiệp nào trả lãi suất, cổ tức, bồi thường không phải là nhân viên hoặc các khoản thu nhập có thể báo cáo khác có thể sẽ yêu cầu Mẫu W-9, do đó dường như không có vấn đề gì mà chủ nhà yêu cầu bạn hoàn thành. Nếu bạn nhận được W-9 từ nguồn không mong muốn mà bạn không mong đợi sẽ phải trả tiền cho bạn vì bất kỳ lý do gì, hãy hỏi tại sao nó cần thiết. Đừng hoàn thành nó và nộp nó nếu bạn có sự nghi ngờ, ít nhất là không phải không có sự tư vấn của một chuyên gia về thuế.

Tôi nhận được W-9 từ chủ của tôi. Tôi nên làm gì?

Nếu bạn đang hoặc đang bị đối xử như một nhân viên với mức lương bổng bình thường và chủ lao động của bạn đột nhiên yêu cầu bạn điền một Mẫu W-9, điều này cho thấy rằng nhà tuyển dụng của bạn muốn đối xử với bạn như là một nhà thầu độc lập. Đây có thể là một tình huống khá dính. Một mặt, có một số lý do chính đáng tại sao bạn có thể trở thành nhà thầu độc lập chứ không phải là nhân viên. Mặt khác, người sử dụng lao động đôi khi gặp khó khăn về tài chính và không còn đủ khả năng để trả một nửa số tiền thuế biên chế.

Nếu bạn nhận được W-9 từ người sử dụng lao động của bạn, trước tiên bạn hãy tự hỏi mình là bạn là một nhân viên hay một nhà thầu độc lập. Nếu bạn nghĩ rằng bạn là nhân viên và không thể đạt được sự đồng thuận sau khi nói chuyện với chủ nhân của mình, bạn có thể yêu cầu IRS xác định tình trạng công việc của bạn. Tất nhiên, chủ nhân của bạn có thể không đánh giá cao điều này, nhưng tốt hơn để được an toàn hơn xin lỗi. Nếu nhà tuyển dụng của bạn phân loại lại bạn như là một nhà thầu độc lập, bạn phải chịu trách nhiệm thanh toán một nửa số thuế biên chế như thuế tự doanh.