Làm thế nào Bạn có trách nhiệm riêng biệt với một nhân viên nhỏ?

Chia các trách nhiệm kế toán là chìa khoá để giữ sổ chính xác và giảm nguy cơ gian lận. Ví dụ, một nhân viên có khoản thanh toán bằng tiền mặt cũng không phải là người chịu trách nhiệm cho việc đưa tiền mặt cho ngân hàng.

Trong một công ty nhỏ hơn mà không có một bộ phận kế toán khổng lồ, việc phân chia nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn nhiều so với thực hiện. Trên thực tế, một trong những rủi ro lớn nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ là thiếu phân chia nhiệm vụ chính, làm tăng khả năng rủi ro và tiếp cận với thực tiễn kế toán kém.

Cho dù bạn có những rủi ro chính đáng để khắc phục trong quá trình xử lý của mình hay đơn giản chỉ muốn điều chỉnh cấu trúc công ty để tránh những vấn đề tiềm ẩn trong tương lai, đây là một số ý tưởng giúp bạn phân chia trách nhiệm ngay cả khi bạn không có nhiều nhân viên có sẵn.

Yêu cầu kỳ nghỉ định kỳ

Nhiều hành vi gian lận đã được khám phá khi người làm kế hoạch lấy kỳ nghỉ hè đầu tiên của mình trong nhiều năm hoặc người quản lý buộc phải nghỉ học một ngày dài ốm mà đã phá vỡ kỷ lục ghi chép dài. Trong các tình huống này, các bộ phận thay thế cố gắng thực hiện nhiệm vụ hàng ngày được giao, nhưng lưu ý rằng các con số bị tắt. Khi quản lý điều tra, họ tìm ra nhân viên hoàn hảo của họ luôn làm việc để giữ cho bất cứ ai khác phát hiện ra sự gian lận.

Vấn đề là các nhân viên luôn làm việc thường được coi là những nhân viên có giá trị và đáng tin cậy nhất. Điều này tạo ra cơ hội cho họ tận dụng sự độc lập và thiếu ai kiểm tra công việc của mình.

Đừng để nhân viên đi tháng hay nhiều năm mà không đi nghỉ thật. Một nhân viên tốt xứng đáng nghỉ ngơi, và bạn cần có cơ hội để bắt một xấu. Trên thực tế, coi đó là lá cờ đỏ nếu nhân viên không bao giờ bỏ lỡ một ngày làm việc bất kể họ bị bệnh gì và cần nghỉ việc như thế nào.

Xoay nhân viên từ các địa điểm khác hoặc thay đổi

Nhiều doanh nghiệp theo định hướng người tiêu dùng chỉ có một hoặc hai nhân viên làm việc trong một cửa hàng tại một thời điểm nhất định.

Khi có ai đó cô đơn, anh ta có thể cảm thấy bị cám dỗ nhiều hơn để ăn cắp và ít sợ bị bắt.

Giống như với việc nghỉ hè, bạn muốn luân phiên nhân viên xung quanh. Bạn có thể giữ chúng ở vị trí ưa thích của họ hầu hết thời gian, nhưng đôi khi họ có thể làm việc tại các cửa hàng khác nhau hoặc các ca khác nhau. Bằng cách đó, bạn có thể tìm kiếm các xu hướng như nhận tiền mặt luôn luôn đi xuống khi một nhân viên cụ thể đang làm việc thay đổi cụ thể so với khi những người khác đang làm việc cùng một sự thay đổi.

Gửi nhiệm vụ kế toán

Bạn không cần phải làm tất cả các kế toán của mình ở một nơi. Thay vì có nhân viên trực tiếp hoặc người quản lý của bạn cố gắng làm mọi thứ, bạn có thể gửi các tác vụ.

Nhân viên trong mỗi cửa hàng có thể nhập bán hàng và các dữ liệu kế toán thô khác.

• Người quản lý cấp cao tại vị trí lớn nhất của bạn có thể chịu trách nhiệm cho việc cho phép điều chỉnh các tài khoản của khách hàng.
• Kế toán viên tại văn phòng trung tâm có thể điều chỉnh các tài khoản của bạn và chuẩn bị các báo cáo tài chính của bạn.
• Nếu bạn không có nhiều địa điểm hoặc nhiều nhân viên đủ tiêu chuẩn, thì không sao. Các dịch vụ kế toán ngoài có thể giúp bạn lấp đầy khoảng trống.

Tạo ra Chính sách và Thủ tục rõ ràng

Mặc dù nhiều người chọn làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển vì họ không có chế độ quan liêu của các tập đoàn lớn, việc xác định các chính sách và thủ tục là rất quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh doanh.

Hãy nhớ rằng những sai lầm thường xảy ra thường xuyên hơn là không trung thực.

Nếu ai đó được giao nhiệm vụ riêng của mình với ít hướng dẫn về cách thực hiện, anh ta có thể làm điều đó theo cách làm tăng cơ hội gây ra lỗi tốn kém. Nếu bạn đưa cho ai đó một quy trình rõ ràng để theo dõi và giải thích rằng bạn muốn nó được thực hiện theo cách này để giảm thiểu nguy cơ sai sót, có thể anh ấy sẽ làm đúng cách bạn yêu cầu anh ấy làm điều đó.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên có mức độ tự chủ cao và không có người quản lý luôn kiểm tra công việc của họ. Mặt khác, ngay cả khi bạn phân chia nhiệm vụ và nói với nhân viên cách thực hiện chúng, bạn phải đảm bảo rằng rõ ràng là họ có thể nhờ bạn giúp đỡ hoặc hướng dẫn bất cứ lúc nào.