Tổng quan toàn diện về Quản lý dự án

Viện Quản lý Dự án (PMI) xác định việc quản lý dự án là "đáp ứng các yêu cầu của dự án thông qua việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động của dự án. , thực hiện, kiểm soát và đóng cửa một dự án ".

Mặc dù định nghĩa này có vẻ phức tạp nhưng hiệu quả quản lý dự án lại thực sự bắt nguồn từ ý nghĩa thông thường và thực tiễn.

Cho dù bạn muốn cung cấp quản lý dự án cho khách hàng của bạn hay mục tiêu của bạn là trở thành một người quản lý dự án, hãy xem xét các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án từng bước. Trước khi bạn bắt đầu, hãy xác định xem dịch vụ bạn sắp cung cấp (hay công việc mà bạn đang thực hiện) thực sự là một dự án.

Quản lý chung so với Quản lý dự án

Làm thế nào để bạn quyết định cái gì là hay không phải là một dự án? Để giải quyết vấn đề này, hãy tách riêng hai lĩnh vực quản lý khác nhau thành quản lý và quản lý dự án.

Chức năng hoặc quản lý chung là hoạt động liên tục của một nhiệm vụ. Một ví dụ sẽ là nếu bạn sở hữu một công ty công nghệ và có khách hàng mà bạn cung cấp hỗ trợ sao lưu và bạn liên tục quản lý tài khoản hàng năm bằng cách sao lưu các máy chủ của họ và cung cấp cho họ một báo cáo hoạt động hàng tuần. Nếu bạn làm việc này trong năm năm và có một hợp đồng tái tạo với khách hàng, công việc của bạn là liên tục và do đó nói chung hoặc chức năng.

Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn muốn triển khai một hệ thống quản lý nội dung mới và họ có một năm để phát triển hệ thống mới và yêu cầu bạn dẫn dắt sự phát triển của nó, khách hàng của bạn đã thu hút bạn trong một dự án.

Tương tự như vậy, nếu bạn làm việc với nguồn nhân lực và công việc của bạn là quản lý ngân sách của bộ phận và giám sát các cộng sự cơ sở, thì bạn có một công việc chức năng bởi vì đó là một công việc liên tục mà không có một kết thúc xác định.

Mặt khác, nếu bạn có cùng công việc nhân sự và giám đốc bộ phận của bạn yêu cầu bạn thực hiện một chương trình tuyển dụng mới (và cung cấp cho bạn một thời hạn và ngân sách) và làm cho bạn quản lý dự án, thì đây là một dự án vì nó có một ngày bắt đầu và ngày kết thúc và nhiệm vụ sẽ xảy ra chỉ một lần.

Hình dung dự án của bạn thành ba phần

Bây giờ bạn hiểu rõ ý nghĩa của những gì tạo nên một dự án, bạn có thể xem xét kỹ hơn về quản lý dự án. Sử dụng chương trình tuyển dụng làm ví dụ, bây giờ bạn biết rằng cần có một dự án, bước tiếp theo là phác thảo phạm vi, thời gian và ngân sách cần thiết.

Quản lý dự án là việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát phạm vi, ngân sách, và thời gian của dự án chương trình tuyển dụng. Để giúp hình dung dự án, vẽ một kim tự tháp đơn giản.Mỗi đường của kim tự tháp đại diện cho một trong ba phần chính của một dự án (tức là, phạm vi, thời gian và ngân sách). Không gian trống ở giữa kim tự tháp là

chất lượng của sản phẩm được phân phối. Kim tự tháp là một công cụ quan trọng cần lưu ý khi bạn lên kế hoạch cho dự án vì khi ba bộ phận chính của bạn mọc lên hoặc co lại, chất lượng của sản phẩm sẽ bị ảnh hưởng. Phạm vi của dự án

Việc xác định phạm vi thường là một phần khó khăn và phức tạp nhất trong quản lý dự án.

Thông tin chi tiết về một dự án thường không được biết đến ngay từ đầu, do đó ước tính những hoạt động và nhiệm vụ nào là cần thiết để thực hiện dự án có tính chu đáo. Phạm vi bao gồm tất cả các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau sẽ được thực hiện để sản xuất sản phẩm cuối cùng bạn sẽ phân phối. Xác định phạm vi dự án sẽ giúp bạn xác định thời gian và ngân sách bạn cần để hoàn thành dự án. Một cách hay để bắt đầu là chỉ cần viết ra những gì bạn nghĩ là cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Tiếp theo, hãy tư vấn với những người khác để có được cái nhìn toàn diện về tất cả các hoạt động liên quan.

Thời gian của dự án

Một khi bạn đã thiết lập một phạm vi ban đầu, bạn có thể bắt đầu phân định thời gian cho mỗi hoạt động và nhiệm vụ, và thêm vào đó, để xem các dự án lớn hơn hình ảnh. Hãy tự hỏi những hoạt động nào sẽ xảy ra cùng một lúc và điều đó sẽ xảy ra theo tuần tự.

Ngoài ra, chú ý đến bao nhiêu người sẽ xem xét các hoạt động của dự án vì điều này sẽ ảnh hưởng đến thời gian cần thiết để hoàn thành bước. Thật đáng kinh ngạc khi một nhiệm vụ đơn giản có thể thực hiện được khi ba người cần phải xem lại nó. Sau khi tính thời gian cần để hoàn thành các hoạt động và nhiệm vụ cộng dồn, bạn đã sẵn sàng tạo lịch biểu dự án cho nhóm dự án tuân thủ.

Ngân sách dự án

Tại thời điểm này, bạn đã thiết lập được cái gì (phạm vi) và chiều dài (thời gian) của một dự án, Bây giờ là lúc để xác định ngân sách. Giống như tính toán thời gian cho một dự án, bạn thường phải tham khảo ý kiến ​​người khác, bao gồm cả bộ phận dẫn để xác định một ngân sách chính xác. Ngân sách bao gồm nhiều cân nhắc bao gồm việc sử dụng người và tài liệu liên quan đến các hoạt động được thực hiện và trong thời gian bao lâu (tức là người dân) là cần thiết và các tài liệu được sử dụng.

Truyền thông là chìa khóa

Thường thì khách hàng (hoặc ông chủ) muốn dự án hoàn thành trong một khoảng thời gian và ngân sách được xác định trước mà không xem xét phạm vi của dự án. Vấn đề với điều này là hầu như luôn luôn, phạm vi của dự án không thể được hoàn thành một cách hợp lý do thời gian và ngân sách hạn chế. Do đó, một phần của quản lý dự án đang đàm phán các điều khoản của phạm vi dự án với khách hàng hoặc ông chủ. Trong suốt quá trình đàm phán, cũng như toàn bộ chiều dài của dự án, truyền thông rõ ràng tốt là một trong những kỹ năng quan trọng nhất bạn sẽ cần. Càng rõ ràng bạn truyền đạt những thách thức trên đường đi, bạn hàng hoặc ông chủ của bạn sẽ càng hạnh phúc.