Mục bạn phải có trong Danh sách kiểm tra Kế hoạch Sự kiện

Mỗi nhà hoạch định sự kiện có giá trị muối của họ đều biết rằng danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện có lẽ là công cụ có giá trị nhất trong việc lên kế hoạch cho một sự kiện thành công. Đây là một công cụ lập kế hoạch sự kiện giúp bạn thoải mái khi thức dậy giữa đêm với mồ hôi hôi hám đã thuyết phục bạn quên một chi tiết quan trọng trong việc lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn. Với một kế hoạch kiểm tra kế hoạch sự kiện toàn diện bên cạnh bạn, bạn có thể tiếp cận sự kiện của bạn với sự tự tin, biết bạn đã không bỏ qua bất cứ điều gì.

Nếu bạn cho rằng mình có tổ chức siêu và bạn đã sử dụng một danh sách kiểm tra khi lên kế hoạch một sự kiện, nhưng đã gặp tình huống mà bạn nhận ra (quá muộn) rằng bạn không có xu hướng một số chi tiết quan trọng. Bạn đã đi sai ở đâu?

Mỗi sự kiện yêu cầu một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện được thiết kế với sự kiện cụ thể đó và phù hợp với các thông số kỹ thuật sự kiện riêng lẻ. Vì vậy, mỗi danh sách kế hoạch sự kiện là khác nhau. Tuy nhiên, có năm mục bạn phải có trong danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn, bất kể bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật nhỏ hay một chức năng của công ty lớn.

Ký Hợp đồng Sự kiện

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng chắc chắn bạn ký và nhận bản sao có chữ ký - tất cả các hợp đồng bạn cần cho sự kiện của bạn. Điều này bao gồm các hợp đồng sự kiện với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp, khách sạn, giải trí, vv Một cái bắt tay chặt chẽ là một cách tốt đẹp để kinh doanh nhưng không phải là cách để đảm bảo việc thuê bất kỳ nhà cung cấp và không phải là cách để cam kết làm việc cho khách hàng .

Nhận tất cả mọi thứ bằng văn bản và không làm bất kỳ công việc nào hoặc bỏ ra một xu để lập kế hoạch cho sự kiện của bạn cho đến khi tất cả các giấy tờ đã được ký và giao. Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện cần hợp đồng sự kiện cho các dịch vụ sự kiện của mình, hãy nhấp vào đây.

Xác nhận ngày và giờ sự kiện

Bạn đang đầu tư vào giai đoạn lập kế hoạch cho sự kiện này.

Làm thế nào có thể bất cứ ai có thể có được ngày không đúng? Các nhà cung cấp thường có các hoạt động kinh doanh khác. Khách hàng có thể đồng ý với một ngày và thời gian cho sự kiện và sau đó chỉ cần quên thông báo cho bạn về sự thay đổi trong kế hoạch. Trước khi bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy kiểm tra lại ngày và thời gian bắt đầu và kết thúc và nhận được những điều đó bằng văn bản để tất cả mọi người trên cùng một trang.

Thuê thêm Trợ giúp

Không đánh giá thấp giá trị của việc có sự giúp đỡ bổ sung vào ngày diễn ra sự kiện của bạn. Luôn luôn có một cái gì đó cần chăm sóc và hầu hết các nhà hoạch định sự kiện đã quá bận rộn để tổ chức sự kiện này để dành sự chú ý của họ vào các tình huống phát sinh. Việc thuê thêm trợ giúp là một bước quan trọng mà thường xuyên bị bỏ sót cho đến khi có thể là quá muộn để thuê nhân viên sự kiện tốt nhất cho công việc đang diễn ra. Không giải quyết vấn đề dư thừa khi thuê nhân viên sự kiện.Đặt mục này vào danh sách kiểm tra sự kiện của bạn và đảm bảo nhân viên được đào tạo tốt nhất với kinh nghiệm bạn cần phù hợp với ngân sách sự kiện của bạn.

Thực hiện đi bộ trên trang web

Không có gì so sánh để tưởng tượng một cái gì đó trong tâm trí của bạn giống như trải nghiệm trực tiếp. Thực hiện một bước đi của trang web sự kiện với khách hàng và nhà cung cấp của bạn là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch sự kiện.

Nó thể hiện cơ hội để đặt câu hỏi, giải quyết các mối quan tâm và đạt được thỏa thuận về thiết lập phòng, trang trí, đặt đăng ký, và tổng thể sự kiện. Đôi khi, ngay cả khi chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang giao tiếp rõ ràng, tầm nhìn của chúng ta về cái gì đó trái ngược với những gì người khác đang hình dung dựa trên mô tả của chúng tôi. Đi xuyên qua không gian vật lý trong giai đoạn lập kế hoạch, do đó không có sự ngạc nhiên vào ngày sự kiện.

Bao gồm lời nhắc để theo dõi

Trong thế giới lý tưởng, nói với ai đó một lần sẽ đủ để đảm bảo công việc được thực hiện. Thật không may, thế giới làm việc thực sự không làm việc theo cách đó hoặc ít nhất là không phải là công việc của kế hoạch sự kiện. Với rất nhiều chi tiết để quản lý và nhiều người chơi tham gia vào các giai đoạn khác nhau của sự kiện, thật dễ dàng cho một cái gì đó để mất.

Vì vậy, khi bạn phát triển danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của mình để giữ cho bạn được tổ chức và đúng tiến độ, hãy bao gồm lời nhắc cho một số lần tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn đã nói chuyện với người phục vụ ăn uống về các ý tưởng về trình đơn, hãy bao gồm một mục trong danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn với nội dung là "Theo dõi với người phục vụ người phục vụ trong thực đơn được đề xuất" và "Nấu ăn theo lịch hẹn với người phục vụ ăn." Trong kế hoạch sự kiện, như khẳng định cái gì đó quá nhiều lần.